दस्तावेज़
दस्तावेज़ लाइब्रेरी उन फ़ाइलों को संग्रहीत करती है जो CRM रिकॉर्ड और ऑपरेशनल कार्य के करीब रहनी चाहिए: PDF, अनुबंध, प्रस्ताव, संपार्श्विक, मेनू, शेड्यूल, SOP, स्पीकर फ़ाइलें, आपूर्तिकर्ता फ़ाइलें, ईवेंट दस्तावेज़ और प्रोटोकॉल अटैचमेंट।
रूट: /organizations/:id/documents
दस्तावेज़ विवरण रूट: /organizations/:id/documents/:documentId
दस्तावेज़ ग्राहक, प्रोजेक्ट, ईवेंट, प्रोटोकॉल और माइलस्टोन संदर्भों में भी दिखाई दे सकते हैं।
एक दस्तावेज़ रिकॉर्ड क्या संग्रहीत करता है
एक दस्तावेज़ एक संगठन-स्कोप वाली फ़ाइल रिकॉर्ड है। इसका अपना मेटाडेटा होता है और यह अपलोड की गई फ़ाइल से लिंक होता है, लेकिन इसे अन्य CRM संस्थाओं से भी जोड़ा जा सकता है।
दस्ता वेज़ रिकॉर्ड में शामिल हो सकते हैं:
- नाम: फ़ाइल के लिए प्रदर्शन नाम।
- फ़ाइल लिंक: संग्रहीत फ़ाइल संदर्भ और MIME प्रकार।
- संगठन: स्वामित्व वाला संगठन।
- द्वारा बनाया गया: अपलोड या बनाने वाला उपयोगकर्ता।
- ग्राहक: वैकल्पिक ग्राहक लिंक।
- प्रोजेक्ट: वैकल्पिक प्रोजेक्ट लिंक।
- ईवेंट: वैकल्पिक ईवेंट लिंक।
- टैग: दस्तावेज़-विशिष्ट टैग।
- निर्दिष्ट उपयोगकर्ता: आंतरिक उपयोगकर्ता जो दस्तावेज़ के साथ काम करने के लिए जिम्मेदार हैं या जिन्हें अनुमति है।
- निर्दिष्ट ग्राहक: दस्तावेज़ से जुड़े संपर्क।
- प्रोटोकॉल: इंटरैक्शन जो दस्तावेज़ का संदर्भ देते हैं।
दस्तावेज़ स्रोत
दस्तावेज़ सूची में एक से अधिक स्रोत प्रकार शामिल हो सकते हैं:
- दस्तावेज़ रिकॉर्ड: प्रथम श्रेणी के CRM दस्तावेज़ लाइब्रेरी प्रविष्टियाँ।
- टाइल PDF: लेगेसी या टाइल-आधारित PDF फ़ाइलें जो लैंडिंग पेज/टाइल संदर्भ से प्राप्त होती हैं जब दस्तावेज़ सूची में टाइल PDF शामिल होती हैं।
यह अंतर समर्थन में मायने रखता है: एक टाइल PDF एक सामान्य दस्तावेज़ विवरण रिकॉर्ड के बजाय लैंडिंग पेज, स्थान या टाइल से लिंक हो सकती है।
दस्तावेज़ कहाँ दिखाई देते हैं
दस्तावेज़ों को यहाँ से खोला जा सकता है:
- संगठन दस ्तावेज़ लाइब्रेरी।
- ग्राहक विवरण दस्तावेज़ टैब।
- प्रोजेक्ट दस्तावेज़ टैब।
- ईवेंट विवरण संदर्भ।
- प्रोटोकॉल विवरण जहाँ एक दस्तावेज़ संलग्न किया गया था।
- स्रोत लिंक जैसे लैंडिंग पेज PDF टाइल संदर्भ।
यदि कोई फ़ाइल एक स्थान पर दिखाई देती है लेकिन दूसरे में नहीं, तो जांचें कि यह किस इकाई से जुड़ी है।
दस्तावेज़ बनाना और संपादित करना
दस्तावेज़ संपादन अनुमति वाले उपयोगकर्ता फ़ाइल अपलोड करके और मेटाडेटा निर्दिष्ट करके दस्तावेज़ बना सकते हैं।
सामान्य संपादन योग्य संबंध:
- ग्राहक।
- प्रोजेक्ट।
- ईवेंट।
- टैग।
- निर्दिष्ट उपयोगकर्ता।
- निर्दिष्ट ग्राहक।
किसी दस्तावेज़ के लिंक बदलने से यह प्रभावित हो सकता है कि वह कहाँ दिखाई देता है। उदाहरण के लिए, प्रोजेक्ट लिंक को हटाने से वह प्रोजेक्ट दस्तावेज़ टैब से हट सकता है जबकि दस्तावेज़ संगठन लाइब्रेरी में बना रहता है।
दस्तावेज़ और प्रोटोकॉल
प्रोटोकॉल में फ़ाइल अटैचमेंट शामिल हो सकते हैं। वे फ़ाइलें संग्रहीत और लिंक की गई विधि के आधार पर संबंधित दस्तावेज़ संदर्भ के रूप में दिखाई दे सकती हैं।
यह संबंध समझाने में मदद करता है:
- संलग्न PDF के साथ मीटिंग नोट्स।
- कॉल प्रोटोकॉल से जुड़े अनुबंध।
- इंटरैक्शन से संदर्भित ईवेंट या प्रोजेक्ट दस ्तावेज़।
- वे फ़ाइलें जो प्रोटोकॉल संदर्भों के साथ दस्तावेज़ विवरण पृष्ठ में दिखाई देती हैं।
दस्तावेज़ और प्रोजेक्ट
प्रोजेक्ट दस्तावेज़ डिलीवरी आर्टिफैक्ट को एक स्थान पर रखते हैं। सामान्य उदाहरण:
- प्रस्ताव।
- समझौते।
- शेड्यूल।
- प्रायोजक संपत्तियाँ।
- फ़्लोर प्लान।
- प्रोजेक्ट ब्रीफ़।
- पोस्ट-ईवेंट रिपोर्ट।
प्रोजेक्ट दस्तावेज़ की दृश्यता अभी भी document अनुमतियों पर निर्भर करती है, भले ही उपयोगकर्ता प्रोजेक्ट खोल सके।
दस्तावेज़ और ईवेंट
ईवेंट-लिंक्ड दस्तावेज़ उपस्थित लोगों के संचालन, आंतरिक योजना या अतिथि-सामना करने वाली सामग्री का समर्थन कर सकते हैं। उदाहरण के लिए:
- नाम लेबल टेम्प्लेट।
- ईवेंट कार्यक्रम।
- टिकटिंग निर्देश।
- स्पीकर फ़ाइलें।
- वेन्यू दस्तावेज़।
- आंतरिक रन शीट।
समर्थन को यह जांचना चाहिए कि दस्तावेज़ ईवेंट स्वयं, उसके प्रोजेक्ट, किसी ग्राहक या प्रोटोकॉल से जुड़ा है या नहीं।
अनुमतियाँ
जब उपयोगकर्ता दस्तावेज़ों को सूचीबद्ध या पढ़ सकता है तो दस्तावेज़ नेविगेशन दिखाई देता है। दस्तावेज़ों को बनाना, संपादित करना, हटाना और निर्दिष्ट करना document अनुमतियों पर निर्भर करता है।
दस्तावेज़ एक्सेस असाइन किए गए-केवल स्कोप द्वारा भी सीमित हो सकता है। उस स्थिति में, एक उपयोगकर्ता केवल उन दस्तावेज़ों को देख सकता है जो उन्हें, उनके ग्राहक/सदस्य संदर्भ को निर्दिष्ट किए गए हैं, या उन रिकॉर्ड के माध्यम से लिंक किए गए हैं जिन्हें वे एक्सेस करने के लिए अधिकृत हैं।
सामान्य समर्थन परिदृश्य
एक दस्तावेज़ गायब है
पहले सक्रिय संगठन, दस्तावेज़ अनुमतियों और असाइन किए गए-केवल दस्तावेज़ स्कोप को सत्यापित करें। फिर संगठन लाइब्रेरी की तुलना फ़ िल्टर किए गए ग्राहक, प्रोजेक्ट या ईवेंट टैब से करें; खोज और टैग फ़िल्टर साफ़ करें; और पुष्टि करें कि फ़ाइल प्रथम श्रेणी के दस्तावेज़ के बजाय टाइल PDF है।
एक दस्तावेज़ गलत स्रोत के तहत दिखाई देता है
दस्तावेज़ के ग्राहक, प्रोजेक्ट, ईवेंट और प्रोटोकॉल संबंधों की जाँच करें। स्रोत लेबल अक्सर सबसे विशिष्ट संबंध को दर्शाता है जिसे सूची हल कर सकती है।
एक उपयोगकर्ता दस्तावेज़ अपलोड या संपादित नहीं कर सकता है
document संपादन अनुमति की जाँच करें और क्या उपयोगकर्ता को असाइन किए गए-केवल स्कोप द्वारा अवरुद्ध या सीमित किया गया है।
एक टाइल PDF को सामान्य दस्तावेज़ की तरह संपादित नहीं किया जा सकता है
टाइल PDF लैंडिंग पेज/टाइल संदर्भ से उत्पन्न होती हैं। संबंधित लैंडिंग पेज, टाइल, स्थान या PDF टाइल कॉन्फ़िगरेशन खोलें यदि स्रोत वहाँ इंगित करता है।