संपर्क

CRM और संचालन में संपर्क क्षेत्र, Scoutello में संपर्क प्रबंधन का केंद्र है। इसमें वे लोग, कंपनियाँ, आपूर्तिकर्ता, सदस्य, साझेदार, अतिथि, लीड और अन्य इकाइयाँ सूचीबद्ध होती हैं, जिन्हें कोई संगठन बिक्री, आतिथ्य, आयोजनों, सदस्यताओं, सहायता या संचालन संबंधी फ़ॉलो-अप के लिए ट्रैक करता है। अंतर्निहित रिकॉर्ड और रूट को ग्राहक भी कहा जाता है।

रूट: /organizations/:id/customers

ग्राहक विवरण रूट: /organizations/:id/customers/:customerId

ग्राहक रिकॉर्ड क्या दर्शाता है

ग्राहक रिकॉर्ड सामान्य संपर्क हो सकता है, लेकिन यह अन्य संचालन संबंधी अवधारणाओं को भी दर्शा सकता है:

• ऐसा व्यक्ति जो किसी आयोजन में शामिल होता है, न्यूज़लेटर प्राप्त करता है या किसी निजी वेब ऐप में लॉग इन करता है।
• संबंधित लोगों और प्रोजेक्ट्स वाली कंपनी या खाता।
• आपूर्तिकर्ता, साझेदार, गाइड, प्रायोजक, वक्ता, आयोजन स्थल, एसोसिएशन सदस्य, बार-बार आने वाला अतिथि या आंतरिक हितधारक।
• ऐसा रिकॉर्ड जो मैन्युअल रूप से बनाया गया हो, फ़ाइल से आयात किया गया हो, किसी अन्य अनुमत संगठन से कॉपी किया गया हो, स्क्रैप या समृद्ध किया गया हो, या अतिथि-केंद्रित फ़ॉर्म अथवा इवेंट फ़्लो से बनाया गया हो।

सहायता के लिए ग्राहक सबसे अच्छा शुरुआती बिंदु है, क्योंकि कई CRM और अतिथि-केंद्रित फ़्लो अंततः उससे जुड़ते हैं।

महत्वपूर्ण फ़ील्ड

ग्राहक रिकॉर्ड में ये शामिल हो सकते हैं:

• पहचान: पहला नाम, उपनाम, उपाधि, विभाग, पदनाम, कंपनी का नाम, प्रकार और लिंक किया गया उपयोगकर्ता खाता।
• संपर्क विवरण: ईमेल, फ़ोन, दूसरा फ़ोन, वेबसाइट, LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, XING, Bluesky और अन्य सोशल लिंक।
• वर्गीकरण: प्रकार, स्थिति, स्रोत, टैग, कस्टम फ़ील्ड, नोट्स, विवरण और क्रम।
• व्यक्तिगत प्रोफ़ाइल फ़ील्ड: आयु, जन्मतिथि, जेंडर, सर्वनाम, बोली जाने वाली भाषाएँ, इमेज और प्रोफ़ाइल दृश्यता सेटिंग्स।
• संगठन संदर्भ: स्वामी संगठन, संबद्ध संगठन, ज़िम्मेदार ग्राहक, भूमिका, अनुमतियाँ, आमंत्रित/स्वीकृत स्थिति और सदस्य पहुँच।
• नेटवर्क संदर्भ: ग्राहक संबंध, रेफ़रल, ज़िम्मेदार-के-लिए लिंक, प्रोजेक्ट भागीदारी, असाइन किए गए प्रोजेक्ट, इवेंट, टूर, लैंडिंग पेज, ऑफ़र और न्यूज़लेटर।
• संचार संदर्भ: इनबाउंड ईमेल, प्रेषक के रूप में भेजे गए मेल, व्यक्तिगत प्रेषक का लोकल पार्ट, संपर्क ईमेल, ईमेल हस्ताक्षर, न्यूज़लेटर सदस्यताएँ और ईमेल से बाहर निकलने की स्थिति।
• संचालन संदर्भ: कार्य, प्रोटोकॉल, दस्तावेज़, इवेंट प्रतिभागी, इनवॉइस, संपर्क फ़ॉर्म सबमिशन, सहेजी गई प्रविष्टियाँ, शॉर्ट लिंक और लैंडिंग पेज पहुँच।

हर फ़ॉर्म में सभी फ़ील्ड दिखाई नहीं देते। दृश्यता ग्राहक के प्रकार, अनुमतियों, संगठन सेटअप और वर्तमान टैब पर निर्भर करती है।

प्रकार और स्थितियाँ

डैशबोर्ड में उपयोग किए जाने वाले ग्राहक प्रकार:

• व्यक्ति: व्यक्तिगत संपर्क, अतिथि, सदस्य, प्रतिभागी, टीम सदस्य या हितधारक।
• कंपनी: कंपनी या ग्राहक खाता।
• आपूर्तिकर्ता: विक्रेता या आपूर्तिकर्ता संपर्क।
• अन्य: ऐसे रिकॉर्ड के लिए वैकल्पिक श्रेणी जो मानक श्रेणियों में फिट नहीं होते।

CRM सूचियों में उपयोग की जाने वाली ग्राहक स्थितियाँ:

• prospect
• first_contact
• proposal_sent
• in_negotiation
• low_confidence
• won
• lost

सहायता टीम को इन स्थितियों को संचालन संबंधी लेबल के रूप में देखना चाहिए। ये टीमों को पाइपलाइन या संबंध की स्थिति फ़िल्टर करने और समझने में मदद करती हैं, लेकिन अपने-आप पहुँच प्रदान नहीं करतीं, ईमेल नहीं भेजतीं और इवेंट में भागीदारी नहीं बदलतीं।

सूची दृश्य और फ़िल्टर

ग्राहक सूची में तालिका दृश्य, मोबाइल सूची दृश्य और कानबन-शैली के दृश्य उपलब्ध हैं। सामान्य सूची नियंत्रणों में ये शामिल हैं:

• खोज और कॉलम फ़िल्टरिंग, जिसमें व्यक्ति और कंपनी का संदर्भ शामिल है।
• स्थिति और प्रकार का प्रदर्शन।
• अंतिम अपडेट की तिथि-सीमा फ़िल्टरिंग।
• बाहरी रूप से जोड़े गए रिकॉर्ड दिखाना।
• अनुमतियों वाले रिकॉर्ड दिखाना।
• केवल असाइन किए गए रिकॉर्ड दिखाना।
• जहाँ अनुमति हो, वहाँ बल्क चयन और बल्क संपादन।

यदि कोई ग्राहक रिकॉर्ड दिखाई नहीं दे रहा है, तो सक्रिय संगठन, अनुमतियाँ, केवल-असाइन किए गए रिकॉर्ड का दायरा, खोज टेक्स्ट, त्वरित फ़िल्टर, तिथि फ़िल्टर और यह जाँचें कि रिकॉर्ड किसी अन्य संगठन में मौजूद है या नहीं।

ग्राहक बनाना और आयात करना

उचित अनुमतियों वाले उपयोगकर्ता ग्राहक रिकॉर्ड मैन्युअल रूप से बना या आयात कर सकते हैं।

सामान्य प्रवेश बिंदु:

• बनाएँ: नया ग्राहक रिकॉर्ड बनाएँ।
• फ़ाइल से आयात करें: फ़ाइल आयात फ़्लो से ग्राहक डेटा अपलोड करें।
• संगठन से आयात करें: किसी अन्य संगठन से अनुमत रिकॉर्ड कॉपी करें।
• लीड स्क्रैप/आयात करें: जहाँ सक्षम हो, स्क्रैपिंग फ़्लो का उपयोग करें।

व्यक्ति-प्रकार के ग्राहक बनाते या अपडेट करते समय, समर्थित फ़्लो में Scoutello ईमेल के आधार पर मौजूदा उपयोगकर्ता खाते को लिंक कर सकता है। डुप्लिकेट ईमेल की जाँच संगठन-आधारित होती है, इसलिए डुप्लिकेट को उसी CRM डेटासेट का मानने से पहले सहायता टीम को संगठन की पुष्टि करनी चाहिए।

स्प्रेडशीट आयात करें

1. संपर्क में फ़ाइल-आयात कार्रवाई खोलें। उदाहरण/टेम्पलेट विधि या सहायक कॉलम मैपिंग चुनें।
2. XLSX, XLS या CSV फ़ाइल अपलोड करें। उपयोग की जाने वाली शीट और हेडर/डेटा पंक्तियाँ चुनें।
3. कॉलम मैपिंग की समीक्षा करें। उपयोगी कॉलम मैप करें और जिन कॉलम को आयात नहीं करना है, उन्हें स्पष्ट रूप से अनदेखा करें।
4. संपादन योग्य पंक्तियों की जाँच करें, फिर सर्वर समीक्षा का अनुरोध करें।
5. सत्यापन समस्याओं, डुप्लिकेट-ईमेल मिलानों, कंपनी संबंधों और प्रस्तावित निर्माण/अपडेट की समीक्षा करें। पुष्टि करने से पहले अवरुद्ध पंक्तियों को ठीक करें।
6. समीक्षा किए गए आयात की पुष्टि करें और प्रति-पंक्ति परिणामों की जाँच करें। बाधित आयात के लिए, मौजूदा समीक्षा किए गए आयात को जारी रखने हेतु उसकी पुनःप्रयास कार्रवाई का उपयोग करें।

फ़ाइल की समीक्षा या मैपिंग करने से उसके संपर्क लिखे नहीं जाते। आयात करने से निमंत्रण या न्यूज़लेटर ईमेल नहीं भेजे जाते। डुप्लिकेट मिलान और पहुँच रखने वाले/सदस्य संपर्क पर अलग-अलग सुरक्षा लागू होती है; हर मिलान को ओवरराइट मानने के बजाय समीक्षा की जाँच करें।

यदि आयात शुरू होने से पहले समीक्षा की समय-सीमा समाप्त हो जाए, तो वर्तमान पंक्तियों की फिर से समीक्षा करें। बाधित आयात के बाद, प्रदर्शित सत्र/पुनर्प्राप्ति स्थिति के अनुसार आगे बढ़ें और सफल पंक्ति परिणाम सुरक्षित रखें।

हटाना और पुनर्स्थापित करना

किसी संपर्क को हटाने पर वह सक्रिय सूची से हट जाता है और पात्र रिकॉर्ड Trash में चले जाते हैं। हटाए जाने का समय, हटाने वाले व्यक्ति और स्थायी सफ़ाई की समय-सीमा देखने के लिए Trash खोलें। प्रदर्शित समय-सीमा से पहले रिकॉर्ड को पुनर्स्थापित करें; समय-सीमा के बाद वह सफ़ाई की प्रतीक्षा में हो सकता है और उसे पुनर्स्थापित करना संभव नहीं रहेगा।

स्थायी हटाने के लिए अलग पुष्टि और अनुमति जाँच आवश्यक होती है। इससे सफ़ाई की प्रक्रिया कतार में चली जाती है और इसे वापस किए जा सकने वाले आर्काइव के रूप में नहीं समझना चाहिए। सफ़ाई लंबित या विफल स्थिति की जाँच की जानी चाहिए; इसे पुनर्स्थापित संपर्क न समझें।

कुछ रिकॉर्ड सुरक्षित होते हैं क्योंकि उनमें संगठन की सदस्यता या एक्सेस जुड़ा होता है। हटाने या पुनर्स्थापित करने का आश्वासन देने से पहले रिकॉर्ड का प्रकार और उससे जुड़ा एक्सेस सुनिश्चित करें।

किसी व्यक्ति को डैशबोर्ड एक्सेस देना

डैशबोर्ड एक्सेस की शुरुआत Contacts में किसी व्यक्ति के रिकॉर्ड से होती है। डैशबोर्ड वर्कफ़्लो इस प्रकार है:

1. Contacts खोलें और Create contact चुनें।
2. Person चुनें, ईमेल पता दर्ज करें और संपर्क सेव करें।
3. सेव किए गए संपर्क में Access टैब खोलें।
4. उपयुक्त भूमिका चुनें और एक्सेस सेटिंग सेव करें।
5. Send invitation चुनें।

संपर्क बनाने या भूमिका सेव करने से आमंत्रण अपने-आप नहीं भेजा जाता। केवल अंतिम Send invitation कार्रवाई से आमंत्रण भेजा जाता है। इसे एक ही संपर्क-और-एक्सेस वर्कफ़्लो के रूप में समझाएँ; डैशबोर्ड उपयोगकर्ताओं को अलग प्लेटफ़ॉर्म अकाउंट या आंतरिक प्रशासन क्षेत्र की आवश्यकता नहीं होती।

ग्राहक विवरण टैब

मौजूदा ग्राहक रिकॉर्ड में कई टैब दिखाई दे सकते हैं:

• Overview: ग्राहक से संबंधित उच्च-स्तरीय संदर्भ और त्वरित कार्रवाइयाँ।
• Advanced: ग्राहक फ़ॉर्म के विस्तृत फ़ील्ड और न्यूज़लेटर सदस्यता नियंत्रण।
• Relations: अन्य ग्राहकों से सीधे संबंध।
• Referrals: इस ग्राहक को किसने रेफ़र किया और इस ग्राहक ने किसे रेफ़र किया।
• Protocols: ग्राहक के साथ हुई बातचीत का इतिहास।
• Documents: ग्राहक से जुड़ी फ़ाइलें।
• Tasks: ग्राहक से जुड़ा फ़ॉलो-अप कार्य।
• Emails: ग्राहक से संबंधित आने वाले या भेजे गए ईमेल का संदर्भ।
• Events: व्यक्ति रिकॉर्ड के लिए इवेंट भागीदारी और इवेंट लिंक।
• Access: जहाँ संपादन उपलब्ध हो, वहाँ व्यक्ति रिकॉर्ड के लिए प्रोफ़ाइल, भूमिका, अनुमतियाँ और वेब ऐप एक्सेस सेटिंग।

टैब तभी दिखाई देते हैं जब उपयोगकर्ता के पास संबंधित भूमिका अनुमतियाँ हों, संगठन के पास आवश्यक मॉड्यूल एक्सेस हो और ग्राहक का प्रकार उस टैब का समर्थन करता हो। मुफ़्त foundation में बुनियादी संपर्क प्रबंधन उपलब्ध रहता है; मॉड्यूलर संगठनों के लिए उन्नत CRM संबंधों, इतिहास और इंटीग्रेशन हेतु CRM आवश्यक है।

त्वरित कार्रवाइयाँ

ग्राहक सूचियों और विवरण पृष्ठों से उपयोगकर्ता ये कार्य कर सकते हैं:

• प्रोटोकॉल बनाएँ।
• कार्य बनाएँ।
• ईमेल लिखें।
• ग्राहक को न्यूज़लेटर में जोड़ें।
• ग्राहक को किसी इवेंट में जोड़ें।
• ग्राहक को किसी प्रोजेक्ट में जोड़ें।
• संबंध जोड़ें।
• बाहरी रूप से जोड़े गए फ़्लैग हटाएँ।
• चुने गए ग्राहकों को एक साथ संपादित या हटाएँ।

उपलब्ध कार्रवाइयाँ सक्रिय उपयोगकर्ता की भूमिका, ब्लॉक स्थिति, ग्राहक के प्रकार, संगठन की सदस्यता और एंटिटी अनुमतियों पर निर्भर करती हैं।

ग्राहक अन्य मॉड्यूल से कैसे जुड़ते हैं

• Protocols बताते हैं कि ग्राहक के साथ क्या हुआ।
• Tasks दिखाते हैं कि अभी क्या किया जाना बाकी है।
• Documents ग्राहक से संबंधित फ़ाइलें संग्रहीत करते हैं।
• Projects ग्राहक से जुड़ी लंबे समय तक चलने वाली पहलों को दिखाते हैं।
• Newsletters सदस्यता और कैंपेन सूची का संदर्भ दिखाते हैं।
• Email बातचीत और प्रेषक/प्राप्तकर्ता का संदर्भ दिखाता है।
• Events आमंत्रण, भागीदारी, टिकट, चेक-इन स्थिति और असाइन किए गए ग्राहक का संदर्भ दिखाते हैं।
• Landing pages and tours निजी या लक्षित अनुभवों के लिए ग्राहक एक्सेस और असाइनमेंट रिकॉर्ड का उपयोग कर सकते हैं।

अनुमति संबंधी नोट्स

ग्राहक साइडबार आइटम तब दिखाई देता है जब उपयोगकर्ता ग्राहकों की सूची देख सकता है या उन्हें पढ़ सकता है। बनाने, संपादित करने, हटाने और केवल-असाइन किए गए रिकॉर्ड से संबंधित व्यवहार को संगठन की अनुमतियों से अलग-अलग नियंत्रित किया जाता है।

सहायता के लिए महत्वपूर्ण बातें:

• केवल-असाइन किए गए रिकॉर्ड देखने वाले उपयोगकर्ताओं को केवल अपने ज़िम्मेदार या असाइन किए गए संदर्भ से जुड़े रिकॉर्ड दिखाई दे सकते हैं।
• कोई उपयोगकर्ता ग्राहकों को पढ़ सकता है, लेकिन उन्हें बना, संपादित, हटा, एक साथ संपादित या आयात नहीं कर सकता।
• एक्सेस/प्रोफ़ाइल फ़ील्ड संवेदनशील होते हैं, क्योंकि वे सदस्य भूमिकाओं, निजी वेब ऐप एक्सेस और सार्वजनिक या सदस्य प्रोफ़ाइल में दिखाई देने वाली जानकारी को प्रभावित कर सकते हैं।
• वर्तमान संगठन की भूमिका इनके लिए अनुमति देती हो तो अतिरिक्त नियंत्रण दिखाई दे सकते हैं।

सामान्य सहायता परिदृश्य

कोई ग्राहक सूची में दिखाई नहीं दे रहा

जाँचें:

1. URL में सक्रिय संगठन।
2. खोज, त्वरित फ़िल्टर, दिनांक फ़िल्टर और केवल-असाइन किए गए रिकॉर्ड वाला फ़िल्टर।
3. उपयोगकर्ता के लिए ग्राहक अनुमति का दायरा।
4. क्या ग्राहक किसी अन्य संगठन से संबंधित है।
5. क्या रिकॉर्ड बाहरी रूप से जोड़ा गया है या किसी फ़िल्टर से छिपा हुआ है।
6. क्या उपयोगकर्ता पूरे संगठन की ग्राहक सूची के बजाय किसी प्रोजेक्ट, इवेंट, न्यूज़लेटर या ग्राहक-विशिष्ट उपसमूह को देख रहा है।

डुप्लिकेट ग्राहक नहीं बनाया जा सकता

जाँचें कि क्या उसी संगठन में कोई अन्य ग्राहक पहले से उस ईमेल पते का उपयोग कर रहा है। Person प्रकार के रिकॉर्ड ईमेल के आधार पर उपयोगकर्ताओं से लिंक हो सकते हैं, इसलिए अक्सर ईमेल की विशिष्टता और उपयोगकर्ता लिंकिंग इसमें शामिल होती है।

कोई टैब या कार्रवाई दिखाई नहीं दे रही

टैब या कार्रवाई के लिए एंटिटी अनुमति जाँचें। उदाहरण के लिए, प्रोटोकॉल का न दिखना आमतौर पर protocol सूची/पठन अनुमतियों की ओर संकेत करता है; कार्य संबंधी कार्रवाइयों का न दिखना task बनाने/संपादित करने की अनुमतियों से संबंधित हो सकता है; दस्तावेज़ का न दिखना document सूची/पठन/संपादन अनुमतियों से संबंधित हो सकता है।

कोई ग्राहक न्यूज़लेटर, इवेंट या प्रोजेक्ट में दिखाई नहीं दे रहा

जाँचें कि ग्राहक को स्पष्ट रूप से असाइन या सब्सक्राइब किया गया है या नहीं, ग्राहक का प्रकार उस प्रक्रिया में समर्थित है या नहीं, और केवल-असाइन किए गए रिकॉर्ड वाला फ़िल्टर सक्रिय है या नहीं।

संबंधित अवधारणाएँ: Protocols, Documents।