Kontak

Area Kontak di CRM & operasi merupakan pusat pengelolaan kontak Scoutello. Area ini mencantumkan orang, perusahaan, pemasok, anggota, mitra, tamu, prospek, dan entitas lain yang dilacak organisasi untuk penjualan, perhotelan, acara, keanggotaan, dukungan, atau tindak lanjut operasional. Catatan dan rute yang mendasarinya juga disebut pelanggan.

Rute: /organizations/:id/customers

Rute detail pelanggan: /organizations/:id/customers/:customerId

Yang Diwakili Catatan Pelanggan

Catatan pelanggan dapat berupa kontak klasik, tetapi juga dapat mewakili konsep operasional lainnya:

• Orang yang menghadiri acara, menerima buletin, atau masuk ke aplikasi web privat.
• Perusahaan atau akun dengan orang dan proyek terkait.
• Pemasok, mitra, pemandu, sponsor, pembicara, tempat acara, anggota asosiasi, tamu yang sering berkunjung, atau pemangku kepentingan internal.
• Catatan yang dibuat secara manual, diimpor dari file, disalin dari organisasi lain yang diizinkan, diambil/diperkaya, atau dibuat melalui formulir atau alur acara yang ditujukan bagi tamu.

Pelanggan merupakan titik awal terbaik untuk dukungan karena banyak alur CRM dan alur yang ditujukan bagi tamu pada akhirnya terhubung ke catatan tersebut.

Kolom Penting

Catatan pelanggan dapat mencakup:

• Identitas: nama depan, nama belakang, gelar, departemen, jabatan, nama perusahaan, jenis, akun pengguna tertaut.
• Detail kontak: email, telepon, telepon kedua, situs web, LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, XING, Bluesky, dan tautan media sosial lainnya.
• Klasifikasi: jenis, status, sumber, tag, kolom khusus, catatan, deskripsi, dan urutan.
• Kolom profil pribadi: usia, tanggal lahir, gender, pronomina, bahasa yang digunakan, gambar, dan pengaturan visibilitas profil.
• Konteks organisasi: organisasi pemilik, organisasi terkait, pelanggan yang bertanggung jawab, peran, izin, status diundang/diterima, dan akses anggota.
• Konteks jaringan: relasi pelanggan, rujukan, tautan pihak yang menjadi tanggung jawab, partisipasi proyek, proyek yang ditugaskan, acara yang ditugaskan, tur yang ditugaskan, landing page yang ditugaskan, penawaran yang ditugaskan, dan buletin yang ditugaskan.
• Konteks komunikasi: email masuk, email terkirim sebagai pengirim, bagian lokal alamat pengirim pribadi, email kontak, tanda tangan email, langganan buletin, dan status berhenti menerima email.
• Konteks operasional: tugas, protokol, dokumen, peserta acara, faktur, pengiriman formulir kontak, entri tersimpan, tautan singkat, dan akses landing page.

Tidak semua kolom terlihat di setiap formulir. Visibilitas bergantung pada jenis pelanggan, izin, pengaturan organisasi, dan tab yang sedang dibuka.

Jenis Dan Status

Jenis pelanggan yang digunakan dasbor:

• Orang: kontak individu, tamu, anggota, peserta, anggota tim, atau pemangku kepentingan.
• Perusahaan: perusahaan atau akun pelanggan.
• Pemasok: kontak vendor atau pemasok.
• Lainnya: pilihan cadangan untuk catatan yang tidak sesuai dengan kategori standar.

Status pelanggan yang digunakan dalam daftar CRM:

• prospect
• first_contact
• proposal_sent
• in_negotiation
• low_confidence
• won
• lost

Dukungan harus memperlakukan status ini sebagai label operasional. Status tersebut membantu tim memfilter dan memahami keadaan pipeline atau relasi, tetapi tidak dengan sendirinya memberikan akses, mengirim email, atau mengubah partisipasi acara.

Tampilan Daftar Dan Filter

Daftar pelanggan mendukung tampilan tabel, tampilan daftar seluler, dan tampilan bergaya kanban. Kontrol daftar yang umum meliputi:

• Pencarian dan pemfilteran kolom, termasuk konteks orang dan perusahaan.
• Tampilan status dan jenis.
• Pemfilteran berdasarkan rentang tanggal pembaruan terakhir.
• Menampilkan catatan yang ditambahkan secara eksternal.
• Menampilkan catatan yang memiliki izin.
• Hanya menampilkan catatan yang ditugaskan.
• Pemilihan massal dan pengeditan massal jika diizinkan.

Jika seseorang melaporkan bahwa pelanggan tidak ditemukan, periksa organisasi aktif, izin, cakupan hanya yang ditugaskan, teks pencarian, filter cepat, filter tanggal, dan apakah catatan tersebut ada di organisasi lain.

Membuat Dan Mengimpor Pelanggan

Pengguna dengan izin yang sesuai dapat membuat pelanggan secara manual atau mengimpornya.

Titik masuk yang umum:

• Buat: membuat catatan pelanggan baru.
• Impor dari file: mengunggah data pelanggan melalui alur impor file.
• Impor dari organisasi: menyalin catatan yang diizinkan dari organisasi lain.
• Ambil/impor prospek: menggunakan alur pengambilan data jika diaktifkan.

Saat membuat atau memperbarui pelanggan berjenis orang, Scoutello dapat menautkan akun pengguna yang sudah ada berdasarkan email dalam alur yang didukung. Pemeriksaan email duplikat memperhatikan organisasi, sehingga dukungan harus memverifikasi organisasi sebelum menganggap duplikat berasal dari dataset CRM yang sama.

Mengimpor spreadsheet

1. Buka tindakan impor file di Kontak. Pilih metode contoh/template atau pemetaan kolom berbantuan.
2. Unggah file XLSX, XLS, atau CSV. Pilih sheet serta baris header/data yang akan digunakan.
3. Tinjau pemetaan kolom. Petakan kolom yang berguna dan abaikan secara eksplisit kolom yang tidak boleh diimpor.
4. Periksa baris yang dapat diedit, lalu minta peninjauan oleh server.
5. Tinjau masalah validasi, kecocokan email duplikat, relasi perusahaan, serta pembuatan/pembaruan yang diusulkan. Perbaiki baris yang terblokir sebelum mengonfirmasi.
6. Konfirmasi impor yang telah ditinjau dan periksa hasil per baris. Untuk impor yang terhenti, gunakan tindakan coba lagi untuk melanjutkan impor yang sudah ditinjau.

Meninjau atau memetakan file tidak menulis kontaknya. Mengimpor tidak mengirim undangan atau email buletin. Kecocokan duplikat dan kontak yang memiliki akses/keanggotaan memiliki perlindungan yang berbeda; periksa hasil peninjauan, bukan berasumsi bahwa setiap kecocokan akan ditimpa.

Jika peninjauan kedaluwarsa sebelum impor dimulai, tinjau kembali baris yang ada. Setelah impor terhenti, ikuti status sesi/pemulihan yang ditampilkan dan pertahankan hasil baris yang berhasil.

Menghapus dan memulihkan

Menghapus kontak akan mengeluarkannya dari daftar aktif dan menempatkan data yang memenuhi syarat di Trash. Buka Trash untuk memeriksa waktu penghapusan, orang yang menghapus, dan batas waktu pembersihan permanen. Pulihkan data sebelum batas waktu yang ditampilkan; setelah batas waktu tersebut, data mungkin sedang menunggu pembersihan dan tidak dapat dipulihkan lagi.

Penghapusan permanen memerlukan konfirmasi dan pemeriksaan izin tersendiri. Tindakan ini mengantrekan pembersihan dan tidak dapat dianggap sebagai pengarsipan yang bisa dibatalkan. Status menunggu pembersihan atau gagal perlu ditelusuri, bukan ditafsirkan sebagai kontak yang telah dipulihkan.

Beberapa data dilindungi karena memiliki keanggotaan organisasi atau akses. Pastikan jenis data dan akses yang tertaut sebelum menjanjikan penghapusan atau pemulihan.

Memberikan Akses Dasbor kepada Seseorang

Akses dasbor dimulai dari data seseorang di Contacts. Alur dasbornya adalah:

1. Buka Contacts dan pilih Create contact.
2. Pilih Person, masukkan alamat email, lalu simpan kontak.
3. Buka tab Access pada kontak yang telah disimpan.
4. Pilih peran yang sesuai, lalu simpan pengaturan akses.
5. Pilih Send invitation.

Membuat kontak atau menyimpan peran tidak otomatis mengirim undangan. Hanya tindakan terakhir, Send invitation, yang mengirimkannya. Jelaskan ini sebagai satu alur kontak dan akses; pengguna dasbor tidak memerlukan akun platform terpisah atau area administrasi internal.

Tab Detail Pelanggan

Data pelanggan yang sudah ada dapat menampilkan beberapa tab:

• Overview: konteks kontak tingkat tinggi dan tindakan cepat.
• Advanced: kolom formulir pelanggan terperinci dan kontrol langganan buletin.
• Relations: hubungan langsung dengan pelanggan lain.
• Referrals: pihak yang merujuk pelanggan ini dan pihak yang dirujuk oleh pelanggan ini.
• Protocols: riwayat interaksi pelanggan.
• Documents: file yang tertaut ke pelanggan.
• Tasks: pekerjaan tindak lanjut yang tertaut ke pelanggan.
• Emails: konteks email masuk atau keluar terkait pelanggan.
• Events: partisipasi dalam acara dan tautan acara untuk data seseorang.
• Access: pengaturan profil, peran, izin, dan akses aplikasi web untuk data seseorang jika dapat diedit.

Tab hanya muncul jika pengguna memiliki izin peran yang relevan, organisasi memiliki akses ke modul yang diperlukan, dan jenis pelanggan mendukung tab tersebut. Pengelolaan kontak dasar tetap tersedia dalam foundation gratis; hubungan CRM tingkat lanjut, riwayat, dan integrasi memerlukan CRM untuk organisasi modular.

Tindakan Cepat

Dari daftar pelanggan dan halaman detail, pengguna mungkin dapat:

• Membuat protokol.
• Membuat tugas.
• Menulis email.
• Menambahkan pelanggan ke buletin.
• Menambahkan pelanggan ke acara.
• Menambahkan pelanggan ke proyek.
• Menambahkan relasi.
• Menghapus penanda yang ditambahkan secara eksternal.
• Mengedit atau menghapus pelanggan yang dipilih secara massal.

Tindakan yang tersedia bergantung pada peran pengguna aktif, status pemblokiran, jenis pelanggan, keanggotaan organisasi, dan izin entitas.

Cara Pelanggan Terhubung ke Modul Lain

• Protocols menjelaskan apa yang terjadi pada pelanggan.
• Tasks menunjukkan hal yang masih perlu dilakukan.
• Documents menyimpan file yang relevan dengan pelanggan.
• Projects menunjukkan inisiatif jangka panjang yang melibatkan pelanggan.
• Newsletters menunjukkan konteks langganan dan daftar kampanye.
• Email menunjukkan percakapan serta konteks pengirim dan penerima.
• Events menunjukkan undangan, partisipasi, tiket, status check-in, dan konteks pelanggan yang ditetapkan.
• Landing pages and tours dapat menggunakan data akses dan penetapan pelanggan untuk pengalaman privat atau bertarget.

Catatan Izin

Item sidebar pelanggan muncul saat pengguna dapat mencantumkan atau membaca pelanggan. Kemampuan untuk membuat, mengedit, menghapus, dan perilaku khusus data yang ditetapkan dikontrol secara terpisah melalui izin organisasi.

Implikasi penting untuk dukungan:

• Pengguna dengan akses khusus data yang ditetapkan mungkin hanya melihat data yang terhubung dengan konteks penanggung jawab atau penetapan mereka.
• Pengguna mungkin dapat membaca pelanggan, tetapi tidak dapat membuat, mengedit, menghapus, mengedit secara massal, atau mengimpor pelanggan.
• Kolom akses/profil bersifat sensitif karena dapat memengaruhi peran anggota, akses privat ke aplikasi web, dan informasi yang muncul di profil publik atau anggota.
• Kontrol tambahan dapat muncul jika peran organisasi saat ini mengizinkannya.

Skenario Dukungan Umum

Pelanggan tidak muncul dalam daftar

Periksa:

1. Organisasi aktif dalam URL.
2. Pencarian, filter cepat, filter tanggal, dan filter khusus data yang ditetapkan.
3. Cakupan izin pelanggan untuk pengguna tersebut.
4. Apakah pelanggan tergabung dalam organisasi lain.
5. Apakah data ditambahkan secara eksternal atau disembunyikan oleh filter.
6. Apakah pengguna sedang melihat subset khusus proyek, acara, buletin, atau pelanggan, bukan daftar pelanggan lengkap organisasi.

Pelanggan duplikat tidak dapat dibuat

Periksa apakah pelanggan lain dalam organisasi yang sama sudah menggunakan alamat email tersebut. Data bertipe Person dapat ditautkan ke pengguna berdasarkan email, sehingga keunikan email dan penautan pengguna sering kali terlibat.

Tab atau tindakan tidak tersedia

Periksa izin entitas untuk tab atau tindakan tersebut. Misalnya, protokol yang tidak tersedia biasanya menunjukkan izin daftar/baca protocol; tindakan tugas yang tidak tersedia mungkin menunjukkan izin buat/edit task; dokumen yang tidak tersedia menunjukkan izin daftar/baca/edit document.

Pelanggan tidak muncul dalam buletin, acara, atau proyek

Periksa apakah pelanggan telah ditetapkan atau berlangganan secara eksplisit, apakah jenis pelanggan didukung oleh alur tersebut, dan apakah filter khusus data yang ditetapkan sedang aktif.

Konsep terkait: Protocols, Documents.