Kişiler

CRM ve operasyonlar içindeki Kişiler alanı, Scoutello kişi yönetiminin merkezidir. Satış, konaklama, etkinlikler, üyelikler, destek veya operasyonel takip amacıyla bir kuruluşun izlediği kişileri, şirketleri, tedarikçileri, üyeleri, iş ortaklarını, konukları, aday müşterileri ve diğer varlıkları listeler. Temel kayıtlar ve rotalar da müşteri olarak adlandırılır.

Rota: /organizations/:id/customers

Müşteri ayrıntıları rotası: /organizations/:id/customers/:customerId

Müşteri Kaydı Neyi Temsil Eder?

Bir müşteri kaydı klasik bir kişi olabilir; ancak daha operasyonel kavramları da temsil edebilir:

• Bir etkinliğe katılan, bülten alan veya özel bir web uygulamasında oturum açan kişi.
• İlişkili kişileri ve projeleri bulunan bir şirket veya hesap.
• Tedarikçi, iş ortağı, rehber, sponsor, konuşmacı, mekân, dernek üyesi, tekrar gelen konuk veya kurum içi paydaş.
• Manuel olarak oluşturulan, bir dosyadan içe aktarılan, izin verilen başka bir kuruluştan kopyalanan, taranan/zenginleştirilen ya da konuklara yönelik bir form veya etkinlik akışı tarafından oluşturulan kayıt.

Birçok CRM ve konuklara yönelik akış sonunda bu kayda bağlandığı için müşteri, destek işlemleri için en iyi başlangıç noktasıdır.

Önemli Alanlar

Müşteri kayıtları şunları içerebilir:

• Kimlik: ad, soyad, hitap, departman, görev, şirket adı, tür, bağlı kullanıcı hesabı.
• İletişim bilgileri: e-posta, telefon, ikinci telefon, web sitesi, LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, XING, Bluesky ve diğer sosyal medya bağlantıları.
• Sınıflandırma: tür, durum, kaynak, etiketler, özel alanlar, notlar, açıklamalar ve sıralama.
• Kişisel profil alanları: yaş, doğum tarihi, cinsiyet, zamirler, konuşulan diller, görseller ve profil görünürlüğü ayarları.
• Kuruluş bağlamı: sahibi olan kuruluş, ilişkili kuruluş, sorumlu müşteri, rol, izinler, davet edildi/kabul edildi durumu ve üye erişimi.
• Ağ bağlamı: müşteri ilişkileri, yönlendirmeler, sorumlu bağlantıları, proje katılımı, atanmış projeler, atanmış etkinlikler, atanmış turlar, atanmış açılış sayfaları, atanmış teklifler ve atanmış bültenler.
• İletişim bağlamı: gelen e-postalar, gönderen olarak gönderilen e-postalar, kişisel gönderen yerel kısmı, kişi e-postası, e-posta imzası, bülten abonelikleri ve e-posta almayı reddetme durumu.
• Operasyonel bağlam: görevler, protokoller, belgeler, etkinlik katılımcıları, faturalar, iletişim formu gönderimleri, kaydedilen girişler, kısa bağlantılar ve açılış sayfası erişimi.

Her formda tüm alanlar görünmez. Görünürlük; müşteri türüne, izinlere, kuruluş ayarlarına ve geçerli sekmeye bağlıdır.

Türler ve Durumlar

Panelde kullanılan müşteri türleri:

• Kişi: bireysel kişi, konuk, üye, katılımcı, ekip üyesi veya paydaş.
• Şirket: şirket veya müşteri hesabı.
• Tedarikçi: satıcı veya tedarikçi kişisi.
• Diğer: standart kategorilere uymayan kayıtlar için geri dönüş seçeneği.

CRM listelerinde kullanılan müşteri durumları:

• prospect
• first_contact
• proposal_sent
• in_negotiation
• low_confidence
• won
• lost

Destek ekipleri bu durumları operasyonel etiketler olarak değerlendirmelidir. Bu etiketler, ekiplerin satış sürecini veya ilişki durumunu filtreleyip anlamasına yardımcı olur; ancak tek başına erişim izni vermez, e-posta göndermez veya etkinlik katılımını değiştirmez.

Liste Görünümleri ve Filtreler

Müşteri listesi tablo görünümünü, mobil liste görünümünü ve kanban tarzı görünümleri destekler. Yaygın liste kontrolleri şunlardır:

• Kişi ve şirket bağlamı da dâhil olmak üzere arama ve sütun filtreleme.
• Durum ve tür gösterimi.
• Son güncelleme tarih aralığı filtresi.
• Harici olarak eklenen kayıtları gösterme.
• İzinleri bulunan kayıtları gösterme.
• Yalnızca atanmış kayıtları gösterme.
• İzin verilen yerlerde toplu seçim ve toplu düzenleme.

Bir kullanıcı bir müşterinin eksik olduğunu belirtiyorsa etkin kuruluşu, izinleri, yalnızca atanmış kayıtlar kapsamını, arama metnini, hızlı filtreleri, tarih filtresini ve kaydın başka bir kuruluşta bulunup bulunmadığını kontrol edin.

Müşteri Oluşturma ve İçe Aktarma

Gerekli izinlere sahip kullanıcılar müşterileri manuel olarak oluşturabilir veya içe aktarabilir.

Yaygın giriş noktaları:

• Oluştur: yeni bir müşteri kaydı oluşturur.
• Dosyadan içe aktar: müşteri verilerini bir dosya içe aktarma akışıyla yükler.
• Kuruluştan içe aktar: izin verilen kayıtları başka bir kuruluştan kopyalar.
• Aday müşterileri tara/içe aktar: etkinleştirildiğinde tarama akışını kullanır.

Kişi türündeki müşteriler oluşturulurken veya güncellenirken Scoutello, desteklenen akışlarda mevcut bir kullanıcı hesabını e-posta adresiyle bağlayabilir. Yinelenen e-posta kontrolleri kuruluşa göre yapılır; bu nedenle destek ekipleri, bir yinelenen kaydın aynı CRM veri kümesine ait olduğunu varsaymadan önce kuruluşu doğrulamalıdır.

Elektronik tabloyu içe aktarma

1. Kişiler bölümünde dosya içe aktarma işlemini açın. Örnek/şablon yöntemini veya destekli sütun eşlemesini seçin.
2. Bir XLSX, XLS veya CSV dosyası yükleyin. Kullanılacak sayfayı ve başlık/veri satırlarını seçin.
3. Sütun eşlemesini inceleyin. Kullanılacak sütunları eşleyin ve içe aktarılmaması gereken sütunları açıkça yok sayın.
4. Düzenlenebilir satırları inceleyin, ardından sunucu incelemesi isteyin.
5. Doğrulama sorunlarını, yinelenen e-posta eşleşmelerini, şirket ilişkilerini ve önerilen oluşturma/güncelleme işlemlerini inceleyin. Onaylamadan önce engellenen satırları düzeltin.
6. İncelenen içe aktarmayı onaylayın ve satır bazındaki sonuçları inceleyin. Kesintiye uğrayan bir içe aktarma için mevcut incelenen içe aktarmaya devam etmek üzere yeniden deneme işlemini kullanın.

Bir dosyanın incelenmesi veya eşlenmesi, dosyadaki kişileri yazmaz. İçe aktarma işlemi davetiye veya bülten e-postaları göndermez. Yinelenen eşleşmeler ile erişim sağlayan/üye kişi kayıtları farklı korumalara tabidir; her eşleşmenin üzerine yazılacağını varsaymak yerine inceleme sonuçlarını kontrol edin.

İçe aktarma başlamadan önce incelemenin süresi dolarsa mevcut satırları yeniden inceleyin. Kesintiye uğrayan bir içe aktarmadan sonra görüntülenen oturum/kurtarma durumunu izleyin ve başarılı satır sonuçlarını koruyun.

Silme ve geri yükleme

Bir kişiyi silmek, kişiyi etkin listeden kaldırır ve uygun kayıtları Çöp Kutusu’na taşır. Silinme zamanını, silen kişiyi ve kalıcı temizleme son tarihini incelemek için Çöp Kutusu’nu açın. Bir kaydı, görüntülenen son tarihten önce geri yükleyin; bu tarihten sonra kayıt temizleme bekliyor olabilir ve artık geri yüklenemeyebilir.

Kalıcı silme işlemi ayrı bir onay ve izin kontrolü gerektirir. Bu işlem temizleme kuyruğuna alınır ve geri alınabilir bir arşiv işlemi olarak değerlendirilemez. Temizleme bekliyor veya başarısız durumu, kayıt geri yüklenmiş olarak yorumlanmak yerine incelenmelidir.

Bazı kayıtlar, kuruluş üyeliği veya erişim bilgileri taşıdığı için korunur. Silme ya da geri yükleme sözü vermeden önce kayıt türünü ve bağlı erişimi doğrulayın.

Bir Kişiye Pano Erişimi Verme

Pano erişimi, Kişiler bölümündeki bir kişi üzerinden başlatılır. Pano iş akışı şöyledir:

1. Kişiler bölümünü açın ve Kişi oluştur seçeneğini belirleyin.
2. Kişi’yi seçin, bir e-posta adresi girin ve kişiyi kaydedin.
3. Kaydedilen kişide Erişim sekmesini açın.
4. Uygun rolü seçin ve erişim ayarlarını kaydedin.
5. Davet gönder seçeneğini belirleyin.

Kişiyi oluşturmak veya rolü kaydetmek daveti otomatik olarak göndermez. Bunu yalnızca son adım olan Davet gönder işlemi gerçekleştirir. Bu süreci tek bir kişi ve erişim iş akışı olarak açıklayın; pano kullanıcılarının ayrı bir platform hesabına veya dahili bir yönetim alanına ihtiyacı yoktur.

Müşteri Ayrıntıları Sekmeleri

Mevcut müşteri kayıtlarında birden fazla sekme bulunabilir:

• Genel bakış: Müşteriyle ilgili genel bağlam ve hızlı işlemler.
• Gelişmiş: Ayrıntılı müşteri formu alanları ve bülten aboneliği kontrolleri.
• İlişkiler: Diğer müşterilerle doğrudan ilişkiler.
• Yönlendirmeler: Bu müşteriyi kimin yönlendirdiği ve müşterinin kimi yönlendirdiği.
• Protokoller: Müşteriyle olan etkileşim geçmişi.
• Belgeler: Müşteriyle ilişkilendirilmiş dosyalar.
• Görevler: Müşteriyle bağlantılı takip işleri.
• E-postalar: Müşteriyle ilgili gelen veya giden e-posta bağlamı.
• Etkinlikler: Kişi kayıtları için etkinlik katılımı ve etkinlik bağlantıları.
• Erişim: Düzenlenebildiği durumlarda kişi kayıtlarının profili, rolü, izinleri ve web uygulaması erişim ayarları.

Sekmeler yalnızca kullanıcının ilgili rol izinlerine sahip olması, kuruluşun gerekli modül erişimine sahip olması ve müşteri türünün sekmeyi desteklemesi durumunda görünür. Temel kişi yönetimi ücretsiz temel pakette kullanılabilir; gelişmiş CRM ilişkileri, geçmişi ve entegrasyonları modüler kuruluşlar için CRM gerektirir.

Hızlı İşlemler

Kullanıcılar, müşteri listelerinden ve ayrıntı sayfalarından aşağıdaki işlemleri gerçekleştirebilir:

• Protokol oluşturma.
• Görev oluşturma.
• E-posta oluşturma.
• Müşteriyi bir bültene ekleme.
• Müşteriyi bir etkinliğe ekleme.
• Müşteriyi bir projeye ekleme.
• İlişki ekleme.
• Harici olarak eklenen işaretlerini kaldırma.
• Seçili müşterileri toplu olarak düzenleme veya silme.

Kullanılabilir işlemler, etkin kullanıcının rolüne, engellenmiş durumuna, müşteri türüne, kuruluş üyeliğine ve varlık izinlerine bağlıdır.

Müşterilerin Diğer Modüllerle Bağlantısı

• Protokoller, müşteriyle ilgili neler olduğunu açıklar.
• Görevler, henüz yapılması gerekenleri gösterir.
• Belgeler, müşteriyle ilgili dosyaları saklar.
• Projeler, müşterinin dahil olduğu uzun vadeli çalışmaları gösterir.
• Bültenler, abonelik ve kampanya listesi bağlamını gösterir.
• E-posta, konuşmaları ve gönderen/alıcı bağlamını gösterir.
• Etkinlikler, davetleri, katılımı, biletleri, giriş durumunu ve atanmış müşteri bağlamını gösterir.
• Açılış sayfaları ve turlar, özel veya hedeflenmiş deneyimler için müşteri erişimi ve atama kayıtlarını kullanabilir.

İzin Notları

Kullanıcı müşterileri listeleyebiliyor veya okuyabiliyorsa müşteri kenar çubuğu öğesi görünür. Oluşturma, düzenleme, silme ve yalnızca atanmış kayıtlarla çalışma davranışı kuruluş izinleri tarafından ayrı ayrı denetlenir.

Destek açısından önemli noktalar:

• Yalnızca atanmış kayıtlara erişebilen kullanıcılar, sorumlu veya atanmış bağlamlarıyla bağlantılı kayıtları görebilir.
• Bir kullanıcı müşterileri okuyabilir ancak oluşturamayabilir, düzenleyemeyebilir, silemeyebilir, toplu olarak düzenleyemeyebilir veya içe aktaramayabilir.
• Erişim ve profil alanları hassastır; çünkü üye rollerini, özel web uygulaması erişimini ve herkese açık veya üye profillerinde görünen bilgileri etkileyebilir.
• Mevcut kuruluş rolü izin verdiğinde ek kontroller görünebilir.

Yaygın Destek Senaryoları

Bir müşteri listede görünmüyor

Şunları kontrol edin:

1. URL’deki etkin kuruluş.
2. Arama, hızlı filtreler, tarih filtreleri ve yalnızca atanmış kayıtlar filtresi.
3. Kullanıcının müşteri izin kapsamı.
4. Müşterinin başka bir kuruluşa ait olup olmadığı.
5. Kaydın harici olarak eklenmiş veya bir filtre tarafından gizlenmiş olup olmadığı.
6. Kullanıcının kuruluşun tüm müşteri listesi yerine bir proje, etkinlik, bülten ya da müşteriye özel bir alt küme görüntüleyip görüntülemediği.

Yinelenen müşteri oluşturulamıyor

Aynı kuruluştaki başka bir müşterinin aynı e-posta adresini kullanıp kullanmadığını kontrol edin. Kişi türündeki kayıtlar, e-posta adresi üzerinden kullanıcılarla ilişkilendirilebilir; bu nedenle e-posta adresinin benzersizliği ve kullanıcı bağlantısı genellikle sürece dahildir.

Bir sekme veya işlem eksik

Sekme veya işlem için varlık iznini kontrol edin. Örneğin protokollerin eksik olması genellikle protocol listeleme/okuma izinlerine; görev işlemlerinin eksik olması task oluşturma/düzenleme izinlerine; belgelerin eksik olması ise document listeleme/okuma/düzenleme izinlerine işaret eder.

Bir müşteri bültende, etkinlikte veya projede görünmüyor

Müşterinin açıkça atanıp atanmadığını veya abone olup olmadığını, müşteri türünün bu akış tarafından desteklenip desteklenmediğini ve yalnızca atanmış kayıtlar filtresinin etkin olup olmadığını kontrol edin.

İlgili kavramlar: Protokoller, Belgeler.