Kontakter

Området Kontakter i CRM och verksamhet är navet för Scoutellos kontakthantering. Här listas personer, företag, leverantörer, medlemmar, partner, gäster, leads och andra entiteter som en organisation följer upp inom försäljning, besöksnäring, evenemang, medlemskap, support eller löpande verksamhet. De underliggande posterna och rutterna kallas även kunder.

Route: /organizations/:id/customers

Customer detail route: /organizations/:id/customers/:customerId

Vad en kundpost representerar

En kundpost kan vara en klassisk kontakt, men kan även representera andra verksamhetsrelaterade begrepp:

• En person som deltar i ett evenemang, får ett nyhetsbrev eller loggar in i en privat webbapp.
• Ett företag eller kundkonto med tillhörande personer och projekt.
• En leverantör, partner, guide, sponsor, talare, lokal, föreningsmedlem, återkommande gäst eller intern intressent.
• En post som skapats manuellt, importerats från en fil, kopierats från en annan behörig organisation, hämtats in eller berikats, eller skapats via ett gästinriktat formulär eller evenemangsflöde.

Kunden är den bästa utgångspunkten för support eftersom många CRM- och gästinriktade flöden till slut kopplas till posten.

Viktiga fält

Kundposter kan innehålla:

• Identitet: förnamn, efternamn, titel, avdelning, befattning, företagsnamn, typ och länkat användarkonto.
• Kontaktuppgifter: e-post, telefon, ytterligare telefonnummer, webbplats, LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, XING, Bluesky och andra sociala länkar.
• Klassificering: typ, status, källa, taggar, anpassade fält, anteckningar, beskrivningar och ordning.
• Personprofil: ålder, födelsedatum, kön, pronomen, talade språk, bilder och inställningar för profilsynlighet.
• Organisationskontext: ägande organisation, associerad organisation, ansvarig kund, roll, behörigheter, status för inbjudan/godkännande och medlemsåtkomst.
• Nätverkskontext: kundrelationer, hänvisningar, länkar för ansvar, projektdeltagande, tilldelade projekt, tilldelade evenemang, tilldelade rundturer, tilldelade landningssidor, tilldelade erbjudanden och tilldelade nyhetsbrev.
• Kommunikationskontext: inkommande e-post, skickade meddelanden som avsändare, personlig lokal del av avsändaradressen, kontakt-e-post, e-postsignatur, prenumerationer på nyhetsbrev och status för avanmälan från e-post.
• Verksamhetskontext: uppgifter, protokoll, dokument, evenemangsdeltagare, fakturor, kontaktformulärsinskick, sparade poster, kortlänkar och åtkomst till landningssidor.

Alla fält visas inte i alla formulär. Synligheten beror på kundtyp, behörigheter, organisationsinställningar och aktuell flik.

Typer och statusar

Kundtyper som används i instrumentpanelen:

• Person: individuell kontakt, gäst, medlem, deltagare, teammedlem eller intressent.
• Företag: företag eller kundkonto.
• Leverantör: leverantörs- eller leverantörskontakt.
• Annat: reservkategori för poster som inte passar in i standardkategorierna.

Kundstatusar som används i CRM-listor:

• prospect
• first_contact
• proposal_sent
• in_negotiation
• low_confidence
• won
• lost

Support bör behandla dessa statusar som verksamhetsetiketter. De hjälper team att filtrera och förstå statusen för en pipeline eller relation, men ger inte i sig åtkomst, skickar e-post eller ändrar deltagande i evenemang.

Listvyer och filter

Kundlistan stöder tabellvyer, mobila listvyer och vyer i kanban-stil. Vanliga listkontroller omfattar:

• Sökning och kolumnfiltrering, inklusive person- och företagskontext.
• Visning av status och typ.
• Filtrering efter datumintervall för senaste uppdatering.
• Visa poster som lagts till externt.
• Visa poster med behörigheter.
• Visa endast tilldelade poster.
• Massmarkering och massredigering där det är tillåtet.

Om en person uppger att en kund saknas, kontrollera aktiv organisation, behörigheter, om endast tilldelade poster visas, söktext, snabbfilter, datumfilter och om posten finns i en annan organisation.

Skapa och importera kunder

Personer med rätt behörigheter kan skapa kunder manuellt eller importera dem.

Vanliga ingångar:

• Skapa: skapa en ny kundpost.
• Importera från fil: ladda upp kunddata via ett filimportflöde.
• Importera från organisation: kopiera tillåtna poster från en annan organisation.
• Hämta/importera leads: använd ett hämtningsflöde där det är aktiverat.

När personkunder skapas eller uppdateras kan Scoutello länka ett befintligt användarkonto via e-post i flöden som stöder detta. Kontroller av dubbletter baserade på e-post tar hänsyn till organisationen, så support bör kontrollera organisationen innan det antas att en dubblett tillhör samma CRM-datamängd.

Importera ett kalkylblad

1. Öppna filimportåtgärden i Kontakter. Välj exempel-/mallmetoden eller assisterad kolumnmappning.
2. Ladda upp en XLSX-, XLS- eller CSV-fil. Välj vilket blad samt vilka rubrik- och datarader som ska användas.
3. Granska kolumnmappningen. Mappa användbara kolumner och ignorera uttryckligen kolumner som inte ska importeras.
4. Granska de redigerbara raderna och begär sedan servergranskning.
5. Granska valideringsproblem, träffar på dubbletter av e-postadresser, företagsrelationer och föreslagna skapanden/uppdateringar. Korrigera blockerade rader innan bekräftelse.
6. Bekräfta den granskade importen och kontrollera resultatet för varje rad. Vid en avbruten import används dess åtgärd för att försöka igen och fortsätta den befintliga granskade importen.

Att granska eller mappa en fil skriver inte in dess kontakter. En import skickar inte inbjudningar eller nyhetsbrev. En dubblettträff och en kontakt med åtkomst eller medlemskap har olika skydd; granska resultatet i stället för att anta att varje träff skrivs över.

Om granskningen löper ut innan importen startar ska de aktuella raderna granskas igen. Efter en avbruten import ska det visade sessions-/återställningstillståndet följas och lyckade radresultat bevaras.

Ta bort och återställa

Att ta bort en kontakt tar bort den från den aktiva listan och placerar berättigade poster i Papperskorgen. Öppna Papperskorgen för att se när posten togs bort, vem som tog bort den och tidsfristen för permanent rensning. Återställ en post innan den visade tidsfristen löper ut. Efter tidsfristen kan posten invänta rensning och inte längre kunna återställas.

Permanent borttagning kräver en separat bekräftelse och behörighetskontroll. Den schemalägger rensning och kan inte behandlas som ett arkiv som går att ångra. Statusen för väntande eller misslyckad rensning bör utredas och inte tolkas som att kontakten har återställts.

Vissa poster är skyddade eftersom de innehåller organisationsmedlemskap eller åtkomstuppgifter. Bekräfta posttypen och den kopplade åtkomsten innan permanent borttagning eller återställning utlovas.

Ge en person åtkomst till instrumentpanelen

Åtkomst till instrumentpanelen börjar med en person i Kontakter. Arbetsflödet för instrumentpanelen är:

1. Öppna Kontakter och välj Skapa kontakt.
2. Välj Person, ange en e-postadress och spara kontakten.
3. Öppna fliken Åtkomst för den sparade kontakten.
4. Välj lämplig roll och spara åtkomstinställningarna.
5. Välj Skicka inbjudan.

När kontakten skapas eller rollen sparas skickas ingen inbjudan automatiskt. Det är endast den avslutande åtgärden Skicka inbjudan som skickar inbjudan. Beskriv detta som ett sammanhängande kontakt- och åtkomstarbetsflöde. Användare av instrumentpanelen behöver inte ett separat plattformskonto eller ett internt administrationsområde.

Flikar i kunddetaljer

Befintliga kundposter kan innehålla flera flikar:

• Översikt: övergripande kontaktkontext och snabbåtgärder.
• Avancerat: detaljerade fält i kundformuläret och inställningar för nyhetsbrevsprenumeration.
• Relationer: direkta relationer till andra kunder.
• Hänvisningar: vem som hänvisade kunden och vilka kunder den här kunden hänvisade.
• Protokoll: kundens interaktionshistorik.
• Dokument: filer som är kopplade till kunden.
• Uppgifter: uppföljningsarbete som är kopplat till kunden.
• E-post: inkommande eller utgående e-postkontext för kunden.
• Evenemang: deltagande i evenemang och evenemangslänkar för personposter.
• Åtkomst: profil, roll, behörigheter och inställningar för åtkomst till webbappen för personposter, där dessa kan redigeras.

Flikar visas endast när användaren har relevanta rollbehörigheter, organisationen har åtkomst till den nödvändiga modulen och kundtypen stöder fliken. Grundläggande kontakthantering ingår i den kostnadsfria basnivån. Avancerade CRM-relationer, historik och integrationer kräver CRM i modulära organisationer.

Snabbåtgärder

Från kundlistor och detaljsidor kan användare eventuellt:

• Skapa ett protokoll.
• Skapa en uppgift.
• Skriva ett e-postmeddelande.
• Lägga till kunden i ett nyhetsbrev.
• Lägga till kunden i ett evenemang.
• Lägga till kunden i ett projekt.
• Lägga till en relation.
• Rensa flaggor som lagts till externt.
• Massredigera eller ta bort valda kunder.

Vilka åtgärder som är tillgängliga beror på den aktiva användarens roll, blockeringsstatus, kundtyp, organisationsmedlemskap och entitetsbehörigheter.

Så ansluter kunder till andra moduler

• Protokoll förklarar vad som har hänt med kunden.
• Uppgifter visar vad som fortfarande behöver göras.
• Dokument lagrar filer som är relevanta för kunden.
• Projekt visar mer långvariga initiativ som involverar kunden.
• Nyhetsbrev visar prenumerations- och kampanjlistkontext.
• E-post visar konversationer samt avsändar- och mottagarkontext.
• Evenemang visar inbjudningar, deltagande, biljetter, status för incheckning och kontext för tilldelad kund.
• Landningssidor och rundturer kan använda kundåtkomst och tilldelningsposter för privata eller målgruppsanpassade upplevelser.

Behörighetsanteckningar

Kundobjektet i sidomenyn visas när användaren kan lista eller läsa kunder. Skapa, redigera, ta bort och beteendet för endast tilldelade poster styrs separat av organisationsbehörigheter.

Viktiga konsekvenser för supporten:

• Användare med åtkomst till endast tilldelade poster kan enbart se poster som är kopplade till deras ansvar eller tilldelningskontext.
• En användare kan ha behörighet att läsa kunder men sakna behörighet att skapa, redigera, ta bort, massredigera eller importera dem.
• Profil- och åtkomstfält är känsliga eftersom de kan påverka medlemsroller, privat åtkomst till webbappen och vilken information som visas i offentliga profiler eller medlemsprofiler.
• Ytterligare kontroller kan visas när den aktuella organisationsrollen tillåter dem.

Vanliga supportsituationer

En kund saknas i listan

Kontrollera:

1. Den aktiva organisationen i URL:en.
2. Sökning, snabbfilter, datumfilter och filtret för endast tilldelade poster.
3. Användarens behörighetsomfattning för kunder.
4. Om kunden tillhör en annan organisation.
5. Om posten har lagts till externt eller döljs av ett filter.
6. Om användaren visar en projekt-, evenemangs-, nyhetsbrevs- eller kundspecifik delmängd i stället för hela organisationens kundlista.

En dubblettkund kan inte skapas

Kontrollera om en annan kund i samma organisation redan använder e-postadressen. Poster av typen Person kan länkas till användare via e-post, så e-postadressens unika status och användarlänkningen är ofta relevanta.

En flik eller åtgärd saknas

Kontrollera entitetsbehörigheten för fliken eller åtgärden. Om protokoll saknas beror det till exempel vanligtvis på protocol list- eller läsbehörigheter. Om åtgärder för uppgifter saknas kan det bero på task skapa- eller redigeringsbehörigheter. Om dokument saknas kan det bero på document list-, läs- eller redigeringsbehörigheter.

En kund visas inte i ett nyhetsbrev, evenemang eller projekt

Kontrollera om kunden uttryckligen har tilldelats eller prenumererat, om kundtypen stöds av det aktuella flödet och om filtret för endast tilldelade poster är aktivt.

Relaterade begrepp: Protokoll, Dokument.