Kontakti

Područje Kontakti u odjeljku CRM i operacije središnje je mjesto za upravljanje kontaktima u Scoutello sustavu. Navode se osobe, tvrtke, dobavljači, članovi, partneri, gosti, potencijalni klijenti i drugi entiteti koje organizacija prati za prodaju, ugostiteljstvo, događaje, članstva, podršku ili operativno praćenje. Povezani zapisi i rute nazivaju se i korisnicima.

Ruta: /organizations/:id/customers

Ruta pojedinosti o korisniku: /organizations/:id/customers/:customerId

Što predstavlja zapis korisnika

Zapis korisnika može biti klasičan kontakt, ali može predstavljati i druge operativne koncepte:

• Osobu koja sudjeluje na događaju, prima newsletter ili se prijavljuje u privatnu web-aplikaciju.
• Tvrtku ili korisnički račun s povezanim osobama i projektima.
• Dobavljača, partnera, vodiča, sponzora, govornika, lokaciju, člana udruge, gosta koji se vraća ili internog dionika.
• Zapis izrađen ručno, uvezen iz datoteke, kopiran iz druge dopuštene organizacije, prikupljen/obogaćen ili generiran obrascem ili tijekom tijeka događaja namijenjenog gostima.

Korisnik je najbolje početno mjesto za podršku jer se mnogi CRM tijekovi i tijekovi namijenjeni gostima naposljetku povezuju s njim.

Važna polja

Zapisi korisnika mogu sadržavati:

• Identitet: ime, prezime, oslovljavanje, odjel, radno mjesto, naziv tvrtke, vrsta i povezani korisnički račun.
• Kontaktni podaci: e-pošta, telefon, drugi telefon, web-stranica, LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, XING, Bluesky i druge poveznice na društvene mreže.
• Klasifikacija: vrsta, status, izvor, oznake, prilagođena polja, bilješke, opisi i redoslijed.
• Osobni profil: dob, datum rođenja, rod, zamjenice, jezici koji se govore, slike i postavke vidljivosti profila.
• Kontekst organizacije: vlasnička organizacija, povezana organizacija, odgovorni korisnik, uloga, dopuštenja, stanje poziva/prihvaćanja i pristup člana.
• Mrežni kontekst: odnosi s korisnicima, preporuke, poveznice „odgovoran za”, sudjelovanje u projektima, dodijeljeni projekti, dodijeljeni događaji, dodijeljene ture, dodijeljene odredišne stranice, dodijeljene ponude i dodijeljeni newsletteri.
• Komunikacijski kontekst: dolazne poruke e-pošte, poslane poruke u svojstvu pošiljatelja, lokalni dio osobne adrese pošiljatelja, kontaktna adresa e-pošte, potpis e-pošte, pretplate na newslettere i stanje odjave od e-pošte.
• Operativni kontekst: zadaci, zapisnici, dokumenti, sudionici događaja, računi, slanja putem kontaktnih obrazaca, spremljeni unosi, kratke poveznice i pristup odredišnim stranicama.

Nisu sva polja vidljiva u svakom obrascu. Vidljivost ovisi o vrsti korisnika, dopuštenjima, postavkama organizacije i trenutačnoj kartici.

Vrste i statusi

Vrste korisnika koje koristi nadzorna ploča:

• Osoba: pojedinačni kontakt, gost, član, sudionik, član tima ili dionik.
• Tvrtka: tvrtka ili korisnički račun.
• Dobavljač: kontakt dobavljača ili isporučitelja.
• Ostalo: zamjenska kategorija za zapise koji ne pripadaju standardnim kategorijama.

Statusi korisnika koji se koriste na CRM popisima:

• prospect
• first_contact
• proposal_sent
• in_negotiation
• low_confidence
• won
• lost

Podrška bi te statuse trebala tretirati kao operativne oznake. Oni timovima pomažu filtrirati i razumjeti stanje prodajnog toka ili odnosa, ali sami po sebi ne daju pristup, ne šalju e-poruke i ne mijenjaju sudjelovanje na događajima.

Prikazi popisa i filtri

Popis korisnika podržava tablični prikaz, mobilni prikaz popisa i prikaze u obliku kanbana. Uobičajene kontrole popisa uključuju:

• Pretraživanje i filtriranje stupaca, uključujući kontekst osobe i tvrtke.
• Prikaz statusa i vrste.
• Filtriranje prema rasponu datuma posljednjeg ažuriranja.
• Prikaz izvana dodanih zapisa.
• Prikaz zapisa s dopuštenjima.
• Prikaz samo dodijeljenih zapisa.
• Skupni odabir i skupno uređivanje kada je dopušteno.

Ako korisnik navede da nedostaje neki korisnik, provjerite aktivnu organizaciju, dopuštenja, opseg ograničen na dodijeljene zapise, tekst pretraživanja, brze filtre, filtar datuma te postoji li zapis u drugoj organizaciji.

Izrada i uvoz korisnika

Korisnici s odgovarajućim dopuštenjima mogu ručno izraditi korisnike ili ih uvesti.

Uobičajene početne točke:

• Izradi: izrada novog zapisa korisnika.
• Uvezi iz datoteke: prijenos podataka o korisnicima putem uvoza datoteke.
• Uvezi iz organizacije: kopiranje dopuštenih zapisa iz druge organizacije.
• Prikupi/uvezi potencijalne klijente: upotreba tijeka prikupljanja kada je omogućen.

Pri izradi ili ažuriranju korisnika vrste osoba, Scoutello u podržanim tijekovima može povezati postojeći korisnički račun prema adresi e-pošte. Provjere dupliciranih adresa e-pošte uvažavaju organizaciju, stoga podrška treba provjeriti organizaciju prije zaključka da duplikat pripada istom CRM skupu podataka.

Uvoz proračunske tablice

1. Otvorite radnju uvoza datoteke u odjeljku Kontakti. Odaberite metodu s primjerom/predloškom ili potpomognuto mapiranje stupaca.
2. Prenesite datoteku XLSX, XLS ili CSV. Odaberite radni list te retke zaglavlja i podataka koji će se koristiti.
3. Pregledajte mapiranje stupaca. Mapirajte korisne stupce i izričito zanemarite stupce koje ne treba uvesti.
4. Pregledajte retke koji se mogu uređivati, a zatim zatražite provjeru poslužitelja.
5. Pregledajte probleme provjere, podudaranja dupliciranih adresa e-pošte, odnose s tvrtkama i predložene izrade/ažuriranja. Ispravite blokirane retke prije potvrde.
6. Potvrdite pregledani uvoz i pregledajte rezultate po retku. Ako je uvoz prekinut, upotrijebite radnju ponovnog pokušaja za nastavak postojećeg pregledanog uvoza.

Pregled ili mapiranje datoteke ne upisuje njezine kontakte. Uvoz ne šalje pozive ni newslettere. Podudaranje duplikata i kontakt koji ima pristup ili status člana podliježu različitim zaštitama; pregledajte provjeru umjesto da pretpostavite da će svako podudaranje biti prebrisano.

Ako pregled istekne prije početka uvoza, ponovno pregledajte trenutačne retke. Nakon prekinutog uvoza slijedite prikazano stanje sesije/oporavka i sačuvajte rezultate uspješnih redaka.

Brisanje i vraćanje

Brisanje kontakta uklanja ga s aktivnog popisa i zapise koji ispunjavaju uvjete smješta u Smeće. Otvorite Smeće kako biste provjerili vrijeme brisanja, osobu koja je izbrisala zapis i rok za trajno čišćenje. Vratite zapis prije prikazanog roka; nakon tog roka možda čeka čišćenje i više ga neće biti moguće vratiti.

Trajno brisanje zahtijeva zasebnu potvrdu i provjeru dopuštenja. Time se čišćenje stavlja u red čekanja i takav se postupak ne može tretirati kao arhiviranje koje je moguće poništiti. Status „čišćenje na čekanju” ili status neuspjeha treba istražiti, a ne tumačiti kao vraćen kontakt.

Neki su zapisi zaštićeni jer sadrže članstvo u organizaciji ili podatke o pristupu. Prije obećanja brisanja ili vraćanja potvrdite vrstu zapisa i povezani pristup.

Dodjela pristupa nadzornoj ploči osobi

Dodjela pristupa nadzornoj ploči započinje od osobe u odjeljku Kontakti. Postupak za nadzornu ploču:

1. Otvorite Kontakti i odaberite Izradi kontakt.
2. Odaberite Osoba, unesite adresu e-pošte i spremite kontakt.
3. Na spremljenom kontaktu otvorite karticu Pristup.
4. Odaberite odgovarajuću ulogu i spremite postavke pristupa.
5. Odaberite Pošalji pozivnicu.

Izrada kontakta ili spremanje uloge ne šalje pozivnicu automatski. To čini samo završna radnja Pošalji pozivnicu. Objasnite to kao jedinstveni postupak kontakta i pristupa; korisnicima nadzorne ploče nije potreban zaseban račun platforme ni interno administracijsko područje.

Kartice s detaljima korisnika

Postojeći zapisi korisnika mogu prikazivati više kartica:

• Pregled: osnovni kontekst kontakta i brze radnje.
• Napredno: detaljna polja obrasca korisnika i kontrole pretplate na bilten.
• Veze: izravne veze s drugim korisnicima.
• Preporuke: tko je preporučio ovog korisnika i koga je ovaj korisnik preporučio.
• Protokoli: povijest interakcija s korisnikom.
• Dokumenti: datoteke povezane s korisnikom.
• Zadaci: naknadne aktivnosti povezane s korisnikom.
• E-pošta: kontekst dolazne ili odlazne e-pošte za korisnika.
• Događaji: sudjelovanje u događajima i poveznice na događaje za zapise osoba.
• Pristup: postavke profila, uloge, dopuštenja i pristupa web-aplikaciji za zapise osoba, ako ih je moguće uređivati.

Kartice se prikazuju samo kada korisnik ima odgovarajuća dopuštenja za ulogu, organizacija ima pristup potrebnom modulu, a vrsta korisnika podržava tu karticu. Osnovno upravljanje kontaktima dostupno je u besplatnom temeljnom paketu; napredni CRM odnosi, povijest i integracije zahtijevaju CRM za modularne organizacije.

Brze radnje

Na popisima korisnika i stranicama s detaljima mogu biti dostupne sljedeće radnje:

• Izrada protokola.
• Izrada zadatka.
• Sastavljanje e-poruke.
• Dodavanje korisnika na bilten.
• Dodavanje korisnika na događaj.
• Dodavanje korisnika na projekt.
• Dodavanje veze.
• Uklanjanje oznaka dodanih izvana.
• Skupno uređivanje ili brisanje odabranih korisnika.

Dostupne radnje ovise o ulozi aktivnog korisnika, statusu blokiranja, vrsti korisnika, članstvu u organizaciji i dopuštenjima za entitete.

Kako se korisnici povezuju s drugim modulima

• Protokoli objašnjavaju što se dogodilo s korisnikom.
• Zadaci prikazuju što još treba učiniti.
• Dokumenti pohranjuju datoteke relevantne za korisnika.
• Projekti prikazuju dugotrajnije inicijative koje uključuju korisnika.
• Bilteni prikazuju kontekst pretplate i popisa kampanja.
• E-pošta prikazuje razgovore te kontekst pošiljatelja i primatelja.
• Događaji prikazuju pozivnice, sudjelovanje, ulaznice, stanje prijave i kontekst dodijeljenog korisnika.
• Odredišne stranice i obilasci mogu upotrebljavati zapise o pristupu i dodjeli korisnika za privatna ili ciljano namijenjena iskustva.

Napomene o dopuštenjima

Stavka korisnika u bočnoj traci prikazuje se kada korisnik može izlistati ili čitati korisnike. Stvaranje, uređivanje, brisanje i ponašanje ograničeno na dodijeljene zapise zasebno se kontroliraju dopuštenjima organizacije.

Važne napomene za podršku:

• Korisnici s pristupom samo dodijeljenim zapisima mogu vidjeti samo zapise povezane s njihovim kontekstom odgovorne ili dodijeljene osobe.
• Korisnik možda može čitati korisnike, ali ih ne može stvarati, uređivati, brisati, skupno uređivati ni uvoziti.
• Polja za pristup i profil osjetljiva su jer mogu utjecati na uloge članova, privatni pristup web-aplikaciji i informacije koje se prikazuju u javnim ili članskim profilima.
• Dodatne kontrole mogu se prikazati kada ih dopušta uloga u trenutačnoj organizaciji.

Uobičajeni scenariji podrške

Korisnik nedostaje na popisu

Provjerite:

1. Aktivnu organizaciju u URL-u.
2. Pretraživanje, brze filtre, filtre datuma i filtar samo dodijeljenih zapisa.
3. Opseg korisničkih dopuštenja za korisnika.
4. Pripada li korisnik drugoj organizaciji.
5. Je li zapis dodan izvana ili skriven filtrom.
6. Gleda li korisnik projekt, događaj, bilten ili podskup korisnika određenog korisnika umjesto cijelog popisa korisnika organizacije.

Nije moguće izraditi dupliciranog korisnika

Provjerite upotrebljava li drugi korisnik u istoj organizaciji već tu adresu e-pošte. Zapisi vrste Osoba mogu se povezati s korisnicima putem adrese e-pošte, pa su često uključeni jedinstvenost adrese e-pošte i povezivanje korisnika.

Nedostaje kartica ili radnja

Provjerite dopuštenje entiteta za tu karticu ili radnju. Na primjer, nedostatak protokola obično upućuje na dopuštenja za izlistavanje/čitanje protocol; nedostatak radnji za zadatke može upućivati na dopuštenja za stvaranje/uređivanje task; nedostatak dokumenata upućuje na dopuštenja za izlistavanje/čitanje/uređivanje document.

Korisnik se ne prikazuje u biltenu, događaju ili projektu

Provjerite je li korisnik izričito dodijeljen ili pretplaćen, podržava li taj tijek rada vrstu korisnika i je li aktivno filtriranje samo dodijeljenih zapisa.

Povezani koncepti: Protokoli, Dokumenti.