連絡先

CRMとオペレーションの連絡先エリアは、Scoutelloにおける連絡先管理の中心です。営業、ホスピタリティ、イベント、会員管理、サポート、オペレーション上のフォローアップなどを目的として、組織が管理する人物、企業、仕入先、メンバー、パートナー、ゲスト、リードなどのエンティティを一覧表示します。基盤となるレコードとルートは、顧客とも呼ばれます。

ルート: /organizations/:id/customers

顧客詳細ルート: /organizations/:id/customers/:customerId

顧客レコードが表すもの

顧客レコードは一般的な連絡先の場合もありますが、次のような、より業務上の概念を表すこともあります。

• イベントに参加する人、ニュースレターを受け取る人、または非公開のWebアプリにログインする人。
• 関連する人物やプロジェクトを持つ企業またはアカウント。
• 仕入先、パートナー、ガイド、スポンサー、講演者、会場、協会メンバー、リピーターのゲスト、または社内の関係者。
• 手動で作成されたレコード、ファイルからインポートされたレコード、許可された別の組織からコピーされたレコード、スクレイピングまたは情報拡充によって作成されたレコード、ゲスト向けフォームやイベントフローによって生成されたレコード。

顧客には多くのCRMフローやゲスト向けフローが最終的に紐づくため、サポートでは顧客レコードを起点にすると効率的です。

重要なフィールド

顧客レコードには、次の情報を含めることができます。

• 本人情報: 名、姓、敬称、部署、役職、会社名、種類、リンクされたユーザーアカウント。
• 連絡先情報: メールアドレス、電話番号、予備の電話番号、Webサイト、LinkedIn、Facebook、Instagram、YouTube、XING、Bluesky、その他のソーシャルリンク。
• 分類: 種類、ステータス、ソース、タグ、カスタムフィールド、メモ、説明、順序。
• 個人プロフィール情報: 年齢、生年月日、性別、代名詞、使用言語、画像、プロフィールの公開設定。
• 組織コンテキスト: 所有組織、関連組織、担当顧客、役割、権限、招待済み／承認済みの状態、メンバーアクセス。
• ネットワークコンテキスト: 顧客関係、紹介、担当者リンク、プロジェクトへの参加、割り当てられたプロジェクト、イベント、ツアー、ランディングページ、オファー、ニュースレター。
• コミュニケーションコンテキスト: 受信メール、送信者として送信したメール、個人送信者のローカルパート、連絡先メールアドレス、メール署名、ニュースレター購読、メール配信停止状態。
• 業務コンテキスト: タスク、プロトコル、ドキュメント、イベント参加者、請求書、問い合わせフォームの送信、保存済みエントリ、短縮リンク、ランディングページへのアクセス。

すべてのフォームですべてのフィールドが表示されるわけではありません。表示内容は、顧客の種類、権限、組織の設定、現在のタブによって異なります。

種類とステータス

ダッシュボードで使用される顧客の種類は次のとおりです。

• 個人: 個人の連絡先、ゲスト、メンバー、参加者、チームメンバー、または関係者。
• 企業: 企業または顧客アカウント。
• 仕入先: ベンダーまたは仕入先の連絡先。
• その他: 標準カテゴリに当てはまらないレコードのための予備カテゴリ。

CRMリストで使用される顧客ステータスは次のとおりです。

• prospect
• first_contact
• proposal_sent
• in_negotiation
• low_confidence
• won
• lost

これらのステータスは、業務上のラベルとして扱ってください。チームがパイプラインや関係の状態を絞り込み、把握するのに役立ちますが、ステータスだけでアクセス権が付与されたり、メールが送信されたり、イベント参加状況が変更されたりすることはありません。

リスト表示とフィルター

顧客リストでは、テーブル表示、モバイルリスト表示、カンバン形式の表示に対応しています。一般的なリスト操作は次のとおりです。

• 人物や企業のコンテキストを含む検索と列フィルタリング。
• ステータスと種類の表示。
• 最終更新日の範囲によるフィルタリング。
• 外部から追加されたレコードの表示。
• 権限を持つレコードの表示。
• 割り当てられたレコードのみの表示。
• 許可されている場合の一括選択と一括編集。

顧客が見つからないと言われた場合は、アクティブな組織、権限、割り当て済みのみの範囲、検索文字列、クイックフィルター、日付フィルター、レコードが別の組織に存在しないかを確認してください。

顧客の作成とインポート

適切な権限を持つユーザーは、顧客を手動で作成またはインポートできます。

一般的な開始地点は次のとおりです。

• 作成: 新しい顧客レコードを作成します。
• ファイルからインポート: ファイルのインポートフローから顧客データをアップロードします。
• 組織からインポート: 別の組織から許可されたレコードをコピーします。
• リードをスクレイピング／インポート: 有効になっている場合は、スクレイピングフローを使用します。

個人タイプの顧客を作成または更新する際、対応しているフローでは、メールアドレスを使って既存のユーザーアカウントをリンクできます。重複メールアドレスのチェックは組織単位で行われるため、重複が同じCRMデータセットに属すると判断する前に、組織を確認してください。

スプレッドシートをインポートする

1. 連絡先でファイルインポート操作を開きます。サンプル／テンプレート方式、またはアシスト付きの列マッピングを選択します。
2. XLSX、XLS、またはCSVファイルをアップロードします。使用するシートと、ヘッダー行／データ行を選択します。
3. 列のマッピングを確認します。必要な列をマッピングし、インポートしない列は明示的に無視します。
4. 編集可能な行を確認してから、サーバーによるレビューをリクエストします。
5. 検証の問題、重複メールアドレスの一致、企業との関係、作成／更新の提案を確認します。確定する前に、ブロックされた行を修正します。
6. レビュー済みのインポートを確定し、行ごとの結果を確認します。中断されたインポートの場合は、再試行操作を使って、既存のレビュー済みインポートを続行します。

ファイルのレビューやマッピングを行っても、連絡先は書き込まれません。インポートによって招待メールやニュースレターメールが送信されることもありません。重複一致と、アクセス権を持つ／メンバーである連絡先には異なる保護が適用されます。すべての一致が上書きされると判断せず、レビュー内容を確認してください。

インポートを開始する前にレビューの有効期限が切れた場合は、現在の行をもう一度レビューしてください。インポートが中断された場合は、表示されたセッション／復旧状態に従い、成功した行の結果を保持してください。

削除と復元

連絡先を削除すると、アクティブな一覧から削除され、対象となるレコードはゴミ箱に移動します。ゴミ箱を開くと、削除日時、削除を実行した担当者、完全削除の期限を確認できます。表示された期限までにレコードを復元してください。期限を過ぎると、クリーンアップ待ちとなり、復元できなくなる場合があります。

完全削除には、別途確認と権限チェックが必要です。削除処理はクリーンアップ待ちとして登録されるため、元に戻せるアーカイブとして扱うことはできません。クリーンアップ待ちまたは失敗のステータスは、連絡先が復元されたと解釈せず、調査してください。

組織への所属やアクセス権を持つために保護されているレコードもあります。削除または復元を約束する前に、レコードの種類と関連付けられたアクセス権を確認してください。

個人にダッシュボードへのアクセス権を付与する

ダッシュボードへのアクセス権の付与は、連絡先に登録された個人から開始します。ダッシュボードでの手順は次のとおりです。

1. 連絡先を開き、連絡先を作成を選択します。
2. 個人を選択し、メールアドレスを入力して連絡先を保存します。
3. 保存した連絡先でアクセス権タブを開きます。
4. 適切なロールを選択し、アクセス設定を保存します。
5. 招待を送信を選択します。

連絡先の作成やロールの保存によって、招待が自動的に送信されることはありません。招待を送信するのは、最後の招待を送信操作だけです。これは連絡先の作成とアクセス権の付与を一連のワークフローとして説明してください。ダッシュボードを利用する人に、別のプラットフォームアカウントや内部管理エリアは必要ありません。

顧客詳細タブ

既存の顧客レコードには、複数のタブが表示されることがあります。

• 概要: 連絡先の概要とクイックアクション。
• 詳細: 顧客フォームの詳細項目とニュースレター購読の設定。
• 関係: 他の顧客との直接的な関係。
• 紹介: この顧客を紹介した人と、この顧客が紹介した人。
• 対応履歴: 顧客とのやり取りの履歴。
• ドキュメント: 顧客に関連付けられたファイル。
• タスク: 顧客に関連付けられたフォローアップ作業。
• メール: 顧客に関する受信メールまたは送信メールの情報。
• イベント: 個人レコードに関するイベントへの参加状況とイベントのリンク。
• アクセス権: 編集可能な個人レコードについて、プロフィール、ロール、権限、Webアプリへのアクセス設定。

タブが表示されるのは、ユーザーに該当するロール権限があり、組織が必要なモジュールへのアクセス権を持ち、顧客タイプがそのタブに対応している場合だけです。基本的な連絡先管理は無料の基盤機能で引き続き利用できます。モジュール構成の組織で、高度なCRMの関係管理、履歴、連携機能を利用するにはCRMが必要です。

クイックアクション

顧客一覧や詳細ページから、次の操作を実行できる場合があります。

• 対応履歴を作成する。
• タスクを作成する。
• メールを作成する。
• 顧客をニュースレターに追加する。
• 顧客をイベントに追加する。
• 顧客をプロジェクトに追加する。
• 関係を追加する。
• 外部から追加されたフラグを解除する。
• 選択した顧客を一括編集または削除する。

利用できる操作は、現在のユーザーのロール、ブロック状態、顧客タイプ、組織への所属、エンティティ権限によって異なります。

顧客と他のモジュールのつながり

• 対応履歴は、顧客に対して何が起きたかを示します。
• タスクは、これから必要な作業を示します。
• ドキュメントには、顧客に関連するファイルを保存します。
• プロジェクトには、顧客が関わる長期的な取り組みが表示されます。
• ニュースレターには、購読状況とキャンペーンリストに関する情報が表示されます。
• メールには、会話と送信者・受信者の情報が表示されます。
• イベントには、招待、参加状況、チケット、チェックイン状態、割り当てられた顧客に関する情報が表示されます。
• ランディングページとツアーでは、非公開または対象を絞った体験に顧客のアクセス権と割り当てレコードを利用できます。

権限に関する注意事項

ユーザーが顧客の一覧表示または読み取りを行える場合、顧客のサイドバー項目が表示されます。作成、編集、削除、割り当てられたレコードのみを対象とする動作は、組織の権限で個別に制御されます。

サポートで重要な点:

• 割り当てられたレコードのみを表示できるユーザーには、担当または割り当てのコンテキストに関連するレコードだけが表示される場合があります。
• 顧客の読み取りはできても、作成、編集、削除、一括編集、インポートはできない場合があります。
• アクセス権とプロフィールの項目は、メンバーロール、非公開のWebアプリへのアクセス、公開プロフィールやメンバープロフィールに表示される情報に影響する可能性があるため、機密性があります。
• 現在の組織ロールで許可されている場合は、追加の操作項目が表示されることがあります。

よくあるサポートケース

顧客が一覧に表示されない

次の項目を確認してください。

1. URLで指定されているアクティブな組織。
2. 検索、クイックフィルター、日付フィルター、割り当てられたレコードのみを表示するフィルター。
3. ユーザーに設定された顧客の権限範囲。
4. 顧客が別の組織に所属していないか。
5. レコードが外部から追加されたものではないか、またはフィルターで非表示になっていないか。
6. 組織全体の顧客一覧ではなく、プロジェクト、イベント、ニュースレター、または特定の顧客に絞り込まれた一覧を表示していないか。

重複する顧客を作成できない

同じ組織内の別の顧客が、すでにそのメールアドレスを使用していないか確認してください。個人タイプのレコードはメールアドレスでユーザーにリンクできるため、メールアドレスの一意性とユーザーのリンクが関係していることがよくあります。

タブまたは操作が表示されない

タブまたは操作に必要なエンティティ権限を確認してください。たとえば、対応履歴が表示されない場合は、protocol の一覧表示・読み取り権限が原因であることが多く、タスク操作が表示されない場合は、task の作成・編集権限が原因である可能性があります。ドキュメントが表示されない場合は、document の一覧表示・読み取り・編集権限を確認してください。

顧客がニュースレター、イベント、プロジェクトに表示されない

顧客が明示的に割り当てられているか、購読しているか、そのフローで顧客タイプがサポートされているか、割り当てられたレコードのみを表示するフィルターが有効になっていないかを確認してください。

関連する概念: 対応履歴、ドキュメント。