Contacte

Zona Contacte din CRM și operațiuni este centrul gestionării contactelor în Scoutello. Aici sunt listate persoanele, companiile, furnizorii, membrii, partenerii, oaspeții, leadurile și alte entități urmărite de o organizație pentru vânzări, ospitalitate, evenimente, abonamente, asistență sau activități operaționale ulterioare. Înregistrările și rutele asociate sunt denumite și clienți.

Rută: /organizations/:id/customers

Rută pentru detaliile clientului: /organizations/:id/customers/:customerId

Ce reprezintă o înregistrare de client

O înregistrare de client poate fi un contact clasic, dar poate reprezenta și concepte operaționale:

• O persoană care participă la un eveniment, primește un newsletter sau se autentifică într-o aplicație web privată.
• O companie sau un cont cu persoane și proiecte asociate.
• Un furnizor, partener, ghid, sponsor, vorbitor, locație, membru al unei asociații, oaspete recurent sau parte interesată internă.
• O înregistrare creată manual, importată dintr-un fișier, copiată dintr-o altă organizație autorizată, extrasă/îmbogățită sau generată de un formular ori flux de eveniment destinat oaspeților.

Clientul este cel mai bun punct de pornire pentru asistență, deoarece multe fluxuri CRM și destinate oaspeților ajung să fie asociate cu acesta.

Câmpuri importante

Înregistrările de clienți pot include:

• Identitate: prenume, nume, titulatură, departament, funcție, numele companiei, tip, cont de utilizator asociat.
• Date de contact: e-mail, telefon, al doilea număr de telefon, site, LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, XING, Bluesky și alte linkuri către rețele sociale.
• Clasificare: tip, statut, sursă, etichete, câmpuri personalizate, note, descrieri și ordine.
• Date din profilul personal: vârstă, data nașterii, gen, pronume, limbi vorbite, imagini și setări privind vizibilitatea profilului.
• Context organizațional: organizație deținătoare, organizație asociată, client responsabil, rol, permisiuni, stare de invitație/acceptare și acces de membru.
• Contextul rețelei: relații cu clienți, recomandări, legături de tip „responsabil pentru”, participare la proiecte, proiecte alocate, evenimente alocate, tururi alocate, pagini de destinație alocate, oferte alocate și newslettere alocate.
• Contextul comunicării: e-mailuri primite, e-mailuri trimise ca expeditor, componenta locală personală a adresei expeditorului, e-mailul contactului, semnătura de e-mail, abonamente la newsletter și starea opțiunii de renunțare la e-mailuri.
• Context operațional: sarcini, protocoale, documente, participanți la evenimente, facturi, trimiteri de formulare de contact, intrări salvate, linkuri scurte și acces la pagini de destinație.

Nu toate câmpurile sunt vizibile în fiecare formular. Vizibilitatea depinde de tipul clientului, permisiuni, configurarea organizației și fila curentă.

Tipuri și statusuri

Tipurile de clienți utilizate în tabloul de bord:

• Persoană: contact individual, oaspete, membru, participant, membru al echipei sau parte interesată.
• Companie: companie sau cont de client.
• Furnizor: contact al unui furnizor.
• Altul: opțiune de rezervă pentru înregistrări care nu se încadrează în categoriile standard.

Statusurile clienților utilizate în listele CRM:

• prospect
• first_contact
• proposal_sent
• in_negotiation
• low_confidence
• won
• lost

Asistența trebuie să trateze aceste statusuri ca etichete operaționale. Ele ajută echipele să filtreze și să înțeleagă starea fluxului sau a relației, dar nu acordă automat acces, nu trimit e-mailuri și nu modifică participarea la evenimente.

Vizualizări și filtre ale listelor

Lista clienților acceptă vizualizarea tabelară, vizualizarea de listă pe mobil și vizualizări de tip kanban. Comenzile uzuale ale listelor includ:

• Căutare și filtrarea coloanelor, inclusiv contextul persoanei și al companiei.
• Afișarea statusului și a tipului.
• Filtrarea după intervalul datei ultimei actualizări.
• Afișarea înregistrărilor adăugate extern.
• Afișarea înregistrărilor cu permisiuni.
• Afișarea exclusivă a înregistrărilor alocate.
• Selectarea în bloc și editarea în bloc, acolo unde sunt permise.

Dacă o persoană semnalează că lipsește un client, verificați organizația activă, permisiunile, aria limitată la înregistrările alocate, textul de căutare, filtrele rapide, filtrul de dată și dacă înregistrarea există într-o altă organizație.

Crearea și importul clienților

Persoanele cu permisiunile necesare pot crea sau importa manual clienți.

Puncte de acces uzuale:

• Creare: creează o înregistrare nouă de client.
• Import din fișier: încarcă date despre clienți printr-un flux de import de fișiere.
• Import din organizație: copiază înregistrări autorizate dintr-o altă organizație.
• Extragere/import de leaduri: utilizează un flux de extragere atunci când este activat.

La crearea sau actualizarea clienților de tip persoană, Scoutello poate asocia, în fluxurile acceptate, un cont de utilizator existent pe baza adresei de e-mail. Verificarea e-mailurilor duplicate ține cont de organizație, astfel că asistența trebuie să verifice organizația înainte de a presupune că un duplicat aparține aceluiași set de date CRM.

Importul unei foi de calcul

1. Deschideți acțiunea de import de fișiere din Contacte. Alegeți metoda cu exemplu/șablon sau maparea asistată a coloanelor.
2. Încărcați un fișier XLSX, XLS sau CSV. Selectați foaia și rândurile de antet/date care trebuie utilizate.
3. Verificați maparea coloanelor. Asociați coloanele utile și ignorați explicit coloanele care nu trebuie importate.
4. Verificați rândurile editabile, apoi solicitați verificarea pe server.
5. Verificați problemele de validare, potrivirile după e-mail duplicat, relațiile cu companiile și creările/actualizările propuse. Corectați rândurile blocate înainte de confirmare.
6. Confirmați importul verificat și analizați rezultatele pentru fiecare rând. Pentru un import întrerupt, utilizați acțiunea de reîncercare pentru a continua importul verificat existent.

Verificarea sau maparea unui fișier nu scrie contactele acestuia. Importul nu trimite invitații sau e-mailuri de newsletter. O potrivire duplicată și un contact cu acces sau statut de membru beneficiază de protecții diferite; analizați verificarea în loc să presupuneți că fiecare potrivire va fi suprascrisă.

Dacă verificarea expiră înainte de începerea importului, verificați din nou rândurile curente. După un import întrerupt, urmați starea afișată a sesiunii/recuperării și păstrați rezultatele rândurilor finalizate cu succes.

Ștergerea și restaurarea

Ștergerea unui contact îl elimină din lista activă și plasează în Coș de gunoi înregistrările eligibile. Deschideți Coșul de gunoi pentru a verifica data și ora ștergerii, persoana care a efectuat ștergerea și termenul pentru eliminarea definitivă. Restaurați o înregistrare înainte de termenul afișat; după acest termen, este posibil să aștepte eliminarea definitivă și să nu mai poată fi restaurată.

Ștergerea definitivă necesită o confirmare separată și verificarea permisiunilor. Aceasta programează eliminarea și nu trebuie tratată ca o arhivare care poate fi anulată. Un statut care indică eliminarea în așteptare sau o eroare trebuie investigat, nu interpretat ca restaurarea unui contact.

Unele înregistrări sunt protejate deoarece includ apartenența la o organizație sau acces. Confirmați tipul înregistrării și accesul asociat înainte de a promite ștergerea sau restaurarea.

Acordarea accesului la tabloul de bord unei persoane

Acordarea accesului la tabloul de bord începe de la o persoană din Contacte. Fluxul pentru tabloul de bord este următorul:

1. Deschideți Contacte și selectați Creați contact.
2. Alegeți Persoană, introduceți o adresă de e-mail și salvați contactul.
3. Deschideți fila Acces din contactul salvat.
4. Alegeți rolul potrivit și salvați setările de acces.
5. Selectați Trimiteți invitația.

Crearea contactului sau salvarea rolului nu trimite automat invitația. Doar acțiunea finală Trimiteți invitația face acest lucru. Prezentați acest proces ca un singur flux pentru contact și acces; utilizatorii tabloului de bord nu au nevoie de un cont separat pentru platformă sau de o zonă internă de administrare.

Filele detaliilor clientului

Înregistrările existente ale clienților pot afișa mai multe file:

• Prezentare generală: context general despre contact și acțiuni rapide.
• Avansat: câmpuri detaliate din formularul clientului și controale pentru abonarea la newsletter.
• Relații: relații directe cu alți clienți.
• Recomandări: cine a recomandat acest client și pe cine a recomandat acesta.
• Protocoale: istoricul interacțiunilor cu clientul.
• Documente: fișiere asociate clientului.
• Sarcini: activități de urmărire asociate clientului.
• E-mailuri: contextul e-mailurilor primite sau trimise de client.
• Evenimente: participarea la evenimente și legăturile cu evenimentele pentru înregistrările de tip persoană.
• Acces: setările profilului, rolului, permisiunilor și accesului la aplicația web pentru înregistrările de tip persoană, dacă acestea pot fi editate.

Filele apar numai atunci când utilizatorul are permisiunile de rol relevante, organizația are acces la modulul necesar, iar tipul de client acceptă fila respectivă. Gestionarea de bază a contactelor rămâne disponibilă în versiunea gratuită de bază; relațiile CRM avansate, istoricul și integrările necesită CRM pentru organizațiile modulare.

Acțiuni rapide

Din listele de clienți și paginile de detalii, utilizatorii pot avea posibilitatea să:

• Creeze un protocol.
• Creeze o sarcină.
• Scrie un e-mail.
• Adauge clientul la un newsletter.
• Adauge clientul la un eveniment.
• Adauge clientul la un proiect.
• Adauge o relație.
• Elimine marcajele adăugate extern.
• Editeze sau șteargă în bloc clienții selectați.

Acțiunile disponibile depind de rolul utilizatorului activ, starea de blocare, tipul clientului, apartenența la organizație și permisiunile pentru entitate.

Cum se conectează clienții la alte module

• Protocoalele explică ce s-a întâmplat cu clientul.
• Sarcinile arată ce mai trebuie făcut.
• Documentele stochează fișiere relevante pentru client.
• Proiectele prezintă inițiativele desfășurate pe o perioadă mai lungă și care implică clientul.
• Newsletterele afișează contextul abonării și al listelor de campanie.
• E-mailul afișează conversațiile și contextul expeditorului/destinatarului.
• Evenimentele afișează invitațiile, participarea, biletele, starea la check-in și contextul clientului asociat.
• Paginile de destinație și tururile pot utiliza înregistrările privind accesul și asocierea clienților pentru experiențe private sau direcționate.

Note privind permisiunile

Elementul din bara laterală pentru clienți apare atunci când utilizatorul poate lista sau citi clienți. Crearea, editarea, ștergerea și comportamentul limitat la clienții asociați sunt controlate separat prin permisiunile organizației.

Implicații importante pentru asistență:

• Utilizatorii limitați la clienții asociați pot vedea numai înregistrările conectate la contextul lor de responsabilitate sau de asociere.
• Un utilizator poate avea dreptul să citească informații despre clienți, dar nu să îi creeze, editeze, șteargă, editeze în bloc sau importe.
• Câmpurile de acces/profil sunt sensibile deoarece pot afecta rolurile membrilor, accesul privat la aplicația web și informațiile afișate în profilurile publice sau ale membrilor.
• Pot apărea controale suplimentare atunci când rolul utilizatorului în organizația curentă permite acest lucru.

Scenarii frecvente pentru asistență

Un client lipsește din listă

Verificați:

1. Organizația activă din URL.
2. Căutarea, filtrele rapide, filtrele pentru date și filtrul limitat la clienții asociați.
3. Domeniul permisiunilor utilizatorului pentru clienți.
4. Dacă clientul aparține unei alte organizații.
5. Dacă înregistrarea a fost adăugată extern sau este ascunsă de un filtru.
6. Dacă utilizatorul vizualizează un subset specific unui proiect, eveniment, newsletter sau client, nu lista completă de clienți a organizației.

Nu se poate crea un client duplicat

Verificați dacă un alt client din aceeași organizație folosește deja adresa de e-mail. Înregistrările de tip persoană se pot conecta la utilizatori prin e-mail, astfel încât unicitatea adresei de e-mail și asocierea utilizatorului sunt adesea implicate.

Lipsește o filă sau o acțiune

Verificați permisiunea entității pentru fila sau acțiunea respectivă. De exemplu, lipsa protocoalelor indică de obicei permisiunile protocol de listare/citire; lipsa acțiunilor pentru sarcini poate indica permisiunile task de creare/editare; lipsa documentelor indică permisiunile document de listare/citire/editare.

Un client nu apare într-un newsletter, eveniment sau proiect

Verificați dacă clientul a fost asociat sau abonat explicit, dacă tipul clientului este acceptat de fluxul respectiv și dacă filtrarea limitată la clienții asociați este activă.

Concepte asociate: Protocoale, Documente.