Contacten

Het onderdeel Contacten binnen CRM en operations vormt het centrum voor contactbeheer in Scoutello. Hier worden de personen, bedrijven, leveranciers, leden, partners, gasten, leads en andere entiteiten vermeld die een organisatie bijhoudt voor verkoop, hospitality, evenementen, lidmaatschappen, support of operationele opvolging. De onderliggende records en routes worden ook klanten genoemd.

Route: /organizations/:id/customers

Route naar klantdetails: /organizations/:id/customers/:customerId

Wat een klantrecord vertegenwoordigt

Een klantrecord kan een klassiek contact zijn, maar kan ook andere operationele concepten vertegenwoordigen:

• Een persoon die een evenement bijwoont, een nieuwsbrief ontvangt of inlogt op een privéwebapp.
• Een bedrijf of account met gekoppelde personen en projecten.
• Een leverancier, partner, gids, sponsor, spreker, locatie, verenigingslid, terugkerende gast of interne stakeholder.
• Een record dat handmatig is aangemaakt, uit een bestand is geïmporteerd, vanuit een andere toegestane organisatie is gekopieerd, is gescrapet of verrijkt, of is aangemaakt via een formulier of evenementenflow voor gasten.

De klant is het beste startpunt voor support, omdat veel CRM- en gastgerichte flows er uiteindelijk aan worden gekoppeld.

Belangrijke velden

Klantrecords kunnen het volgende bevatten:

• Identiteit: voornaam, achternaam, aanspreektitel, afdeling, functietitel, bedrijfsnaam, type en gekoppeld gebruikersaccount.
• Contactgegevens: e-mail, telefoon, tweede telefoonnummer, website, LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, XING, Bluesky en andere links naar sociale media.
• Classificatie: type, status, bron, tags, aangepaste velden, notities, beschrijvingen en volgorde.
• Persoonlijke profielvelden: leeftijd, geboortedatum, gender, voornaamwoorden, gesproken talen, afbeeldingen en instellingen voor profielzichtbaarheid.
• Organisatiecontext: beherende organisatie, gekoppelde organisatie, verantwoordelijke klant, rol, machtigingen, status van uitnodiging/acceptatie en ledentoegang.
• Netwerkcontext: klantrelaties, doorverwijzingen, koppelingen voor verantwoordelijkheid, deelname aan projecten, toegewezen projecten, toegewezen evenementen, toegewezen tours, toegewezen landingspagina's, toegewezen aanbiedingen en toegewezen nieuwsbrieven.
• Communicatiecontext: inkomende e-mails, verzonden e-mails als afzender, lokaal deel van de persoonlijke afzender, contactadres, e-mailhandtekening, nieuwsbriefabonnementen en de status voor afmelding van e-mail.
• Operationele context: taken, protocollen, documenten, deelnemers aan evenementen, facturen, inzendingen via contactformulieren, opgeslagen items, korte links en toegang tot landingspagina's.

Niet elk veld is in elk formulier zichtbaar. De zichtbaarheid hangt af van het klanttype, de machtigingen, de organisatie-instellingen en het huidige tabblad.

Typen en statussen

Klanttypen die in het dashboard worden gebruikt:

• Persoon: individueel contact, gast, lid, deelnemer, teamlid of stakeholder.
• Bedrijf: bedrijf of klantaccount.
• Leverancier: contactpersoon bij een verkoper of leverancier.
• Overig: terugvaloptie voor records die niet in de standaardcategorieën passen.

Klantstatussen die in CRM-lijsten worden gebruikt:

• prospect
• first_contact
• proposal_sent
• in_negotiation
• low_confidence
• won
• lost

Support moet deze statussen als operationele labels behandelen. Ze helpen teams bij het filteren en begrijpen van de status van een pipeline of relatie, maar verlenen op zichzelf geen toegang, versturen geen e-mails en wijzigen de deelname aan evenementen niet.

Lijstweergaven en filters

De klantenlijst ondersteunt tabelweergaven, mobiele lijstweergaven en kanbanachtige weergaven. Veelgebruikte bedieningselementen voor lijsten zijn:

• Zoeken en filteren op kolommen, inclusief context van personen en bedrijven.
• Weergave van status en type.
• Filteren op een datumbereik voor de datum van de laatste update.
• Extern toegevoegde records weergeven.
• Records met machtigingen weergeven.
• Alleen toegewezen records weergeven.
• Meerdere records selecteren en, waar toegestaan, in bulk bewerken.

Als een klant ontbreekt, controleer dan de actieve organisatie, machtigingen, het bereik voor alleen toegewezen records, de zoektekst, snelle filters, het datumfilter en of het record in een andere organisatie bestaat.

Klanten aanmaken en importeren

Personen met de juiste machtigingen kunnen klanten handmatig aanmaken of importeren.

Veelgebruikte ingangen:

• Aanmaken: een nieuw klantrecord aanmaken.
• Importeren uit bestand: klantgegevens uploaden via een bestandsimport.
• Importeren uit organisatie: toegestane records uit een andere organisatie kopiëren.
• Leads scrapen/importeren: een scrapingflow gebruiken wanneer deze is ingeschakeld.

Bij het aanmaken of bijwerken van klanten van het type persoon kan Scoutello in ondersteunde flows een bestaand gebruikersaccount koppelen op basis van het e-mailadres. Controles op dubbele e-mailadressen houden rekening met de organisatie. Controleer daarom de organisatie voordat wordt aangenomen dat een duplicaat tot dezelfde CRM-dataset behoort.

Een spreadsheet importeren

1. Open de bestandsimportactie in Contacten. Kies de methode met een voorbeeld/template of gebruik begeleide kolomtoewijzing.
2. Upload een XLSX-, XLS- of CSV-bestand. Selecteer het werkblad en de rijen met kopteksten en gegevens die moeten worden gebruikt.
3. Controleer de kolomtoewijzing. Wijs relevante kolommen toe en negeer expliciet kolommen die niet mogen worden geïmporteerd.
4. Controleer de bewerkbare rijen en vraag vervolgens de servercontrole aan.
5. Controleer validatieproblemen, overeenkomsten met dubbele e-mailadressen, bedrijfsrelaties en voorgestelde aanmaak- of updateacties. Corrigeer geblokkeerde rijen voordat de import wordt bevestigd.
6. Bevestig de gecontroleerde import en bekijk de resultaten per rij. Gebruik bij een onderbroken import de actie om opnieuw te proberen, zodat de bestaande gecontroleerde import wordt voortgezet.

Het controleren of toewijzen van een bestand schrijft de contacten niet weg. Importeren verstuurt geen uitnodigingen of nieuwsbriefmails. Een overeenkomst met een duplicaat en een contact met toegangsrechten of lidmaatschap vallen onder verschillende beveiligingen. Bekijk daarom de controle in plaats van aan te nemen dat elke overeenkomst wordt overschreven.

Als de controle verloopt voordat de import start, controleer de huidige rijen opnieuw. Volg na een onderbroken import de weergegeven sessie- of herstelstatus en behoud de resultaten van succesvolle rijen.

Verwijderen en herstellen

Het verwijderen van een contact verwijdert het uit de actieve lijst en plaatst geschikte records in Prullenbak. Open de prullenbak om het verwijderingstijdstip, de persoon die de verwijdering uitvoerde en de deadline voor permanente opschoning te bekijken. Herstel een record vóór de weergegeven deadline; na die deadline kan het in afwachting van opschoning zijn en mogelijk niet meer kunnen worden hersteld.

Voor permanente verwijdering is een afzonderlijke bevestiging en toestemmingscontrole vereist. De opschoning wordt in de wachtrij geplaatst en kan niet worden behandeld als een archivering die ongedaan kan worden gemaakt. Een status voor opschoning in behandeling of een mislukte status moet worden onderzocht en niet worden geïnterpreteerd als een hersteld contact.

Sommige records zijn beschermd omdat ze lidmaatschap van een organisatie of toegang bevatten. Bevestig het recordtype en de gekoppelde toegang voordat verwijdering of herstel wordt toegezegd.

Dashboardtoegang voor een persoon verlenen

Dashboardtoegang begint bij een persoon in Contacten. De dashboardworkflow is:

1. Open Contacten en selecteer Contact aanmaken.
2. Kies Persoon, voer een e-mailadres in en sla het contact op.
3. Open het tabblad Toegang bij het opgeslagen contact.
4. Kies de juiste rol en sla de toegangsinstellingen op.
5. Selecteer Uitnodiging verzenden.

Bij het aanmaken van het contact of opslaan van de rol wordt de uitnodiging niet automatisch verzonden. Alleen de laatste actie Uitnodiging verzenden doet dat. Leg dit uit als één workflow voor contact en toegang; dashboardgebruikers hebben geen afzonderlijk platformaccount of interne beheeromgeving nodig.

Tabbladen met klantdetails

Bestaande klantrecords kunnen meerdere tabbladen bevatten:

• Overzicht: algemene contactcontext en snelle acties.
• Geavanceerd: gedetailleerde velden van het klantformulier en instellingen voor nieuwsbriefabonnementen.
• Relaties: directe relaties met andere klanten.
• Doorverwijzingen: wie deze klant heeft doorverwezen en wie deze klant heeft doorverwezen.
• Protocollen: interactiegeschiedenis van de klant.
• Documenten: aan de klant gekoppelde bestanden.
• Taken: aan de klant gekoppeld opvolgwerk.
• E-mails: context van inkomende of uitgaande e-mails voor de klant.
• Evenementen: deelname aan evenementen en evenementkoppelingen voor persoonsrecords.
• Toegang: profiel-, rol-, toestemmings- en webapp-toegangsinstellingen voor persoonsrecords, voor zover deze kunnen worden bewerkt.

Tabbladen worden alleen weergegeven wanneer de gebruiker over de relevante rolmachtigingen beschikt, de organisatie toegang heeft tot de vereiste module en het klanttype het tabblad ondersteunt. Basiscontactbeheer blijft beschikbaar in de gratis basisversie; geavanceerde CRM-relaties, geschiedenis en integraties vereisen CRM voor modulaire organisaties.

Snelle acties

Vanuit klantenlijsten en detailpagina's kunnen gebruikers mogelijk:

• Een protocol aanmaken.
• Een taak aanmaken.
• Een e-mail opstellen.
• De klant toevoegen aan een nieuwsbrief.
• De klant toevoegen aan een evenement.
• De klant toevoegen aan een project.
• Een relatie toevoegen.
• Extern toegevoegde markeringen verwijderen.
• Geselecteerde klanten in bulk bewerken of verwijderen.

De beschikbare acties zijn afhankelijk van de rol van de actieve gebruiker, de geblokkeerde status, het klanttype, het organisatielidmaatschap en de machtigingen voor de entiteit.

Hoe klanten met andere modules zijn verbonden

• Protocollen leggen uit wat er met de klant is gebeurd.
• Taken tonen wat er nog moet gebeuren.
• Documenten bewaren bestanden die relevant zijn voor de klant.
• Projecten tonen langer lopende initiatieven waarbij de klant betrokken is.
• Nieuwsbrieven tonen de context van abonnementen en campagnelijsten.
• E-mail toont gesprekken en de context van afzenders en ontvangers.
• Evenementen tonen uitnodigingen, deelname, tickets, de check-instatus en de context van de toegewezen klant.
• Landingspagina's en rondleidingen kunnen klanttoegangs- en toewijzingsrecords gebruiken voor privéervaringen of doelgerichte ervaringen.

Opmerkingen over machtigingen

Het zijbalkitem voor klanten wordt weergegeven wanneer de gebruiker klanten kan weergeven of lezen. Het aanmaken, bewerken, verwijderen en gedrag voor alleen toegewezen records wordt afzonderlijk geregeld via organisatiemachtigingen.

Belangrijke gevolgen voor support:

• Gebruikers met alleen toegang tot toegewezen records zien mogelijk alleen records die verbonden zijn met hun verantwoordelijke of toegewezen context.
• Een gebruiker kan klanten mogelijk wel lezen, maar ze niet aanmaken, bewerken, verwijderen, in bulk bewerken of importeren.
• Toegangs- en profielvelden zijn gevoelig omdat ze van invloed kunnen zijn op ledenrollen, privétoegang tot de webapp en de informatie die in openbare of ledenprofielen verschijnt.
• Er kunnen aanvullende opties verschijnen wanneer de rol van de huidige organisatie dit toestaat.

Veelvoorkomende supportsituaties

Een klant ontbreekt in de lijst

Controleer:

1. De actieve organisatie in de URL.
2. De zoekopdracht, snelle filters, datumfilters en filter voor alleen toegewezen records.
3. Het bereik van de klantmachtigingen van de gebruiker.
4. Of de klant bij een andere organisatie hoort.
5. Of het record extern is toegevoegd of door een filter verborgen wordt.
6. Of de gebruiker een project-, evenement-, nieuwsbrief- of klantspecifieke subset bekijkt in plaats van de volledige klantenlijst van de organisatie.

Er kan geen dubbele klant worden aangemaakt

Controleer of een andere klant binnen dezelfde organisatie het e-mailadres al gebruikt. Records van het type persoon kunnen via e-mail aan gebruikers worden gekoppeld. Daarom spelen uniciteit van e-mailadressen en gebruikerskoppelingen vaak een rol.

Een tabblad of actie ontbreekt

Controleer de entiteitsmachtiging voor het tabblad of de actie. Ontbrekende protocollen wijzen bijvoorbeeld meestal op protocol-lijst-/leesmachtigingen; ontbrekende taakacties kunnen wijzen op task-aanmaak-/bewerkmachtigingen; ontbrekende documenten wijzen op document-lijst-/lees-/bewerkmachtigingen.

Een klant verschijnt niet in een nieuwsbrief, evenement of project

Controleer of de klant expliciet is toegewezen of geabonneerd, of het klanttype door die flow wordt ondersteund en of filtering voor alleen toegewezen records actief is.

Gerelateerde concepten: Protocollen, Documenten.