Klanten

Het gedeelte Klanten is het centrum van Scoutello CRM. Het bevat de personen, bedrijven, leveranciers, leden, partners, gasten, leads en andere entiteiten die een organisatie bijhoudt voor verkoop, gastvrijheid, evenementen, lidmaatschappen, ondersteuning of operationele opvolging.

Route: /organizations/:id/customers

Klantdetailroute: /organizations/:id/customers/:customerId

Wat een klantrecord vertegenwoordigt

Een klantrecord kan een klassiek contact zijn, maar het kan ook meer operationele concepten vertegenwoordigen:

• Een persoon die een evenement bijwoont, een nieuwsbrief ontvangt of inlogt op een privé-webapplicatie.
• Een bedrijf of account met gerelateerde personen en projecten.
• Een leverancier, partner, gids, sponsor, spreker, locatie, verenigingslid, terugkerende gast of interne belanghebbende.
• Een record dat handmatig is aangemaakt, geïmporteerd uit een bestand, gekopieerd uit een andere toegestane organisatie, geschraapt/verrijkt, of gegenereerd door een gastgericht formulier of een evenementenflow.

De klant is het beste startpunt voor ondersteuning, omdat veel CRM- en gastgerichte flows er uiteindelijk aan worden gekoppeld.

Belangrijke velden

Klantrecords kunnen bevatten:

• Identiteit: voornaam, achternaam, titel, afdeling, functie, bedrijfsnaam, type, gekoppeld gebruikersaccount.
• Contactgegevens: e-mail, telefoon, tweede telefoon, website, LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, XING, Bluesky en andere social links.
• Classificatie: type, status, bron, tags, aangepaste velden, notities, beschrijvingen en volgorde.
• Persoonlijke profielvelden: leeftijd, geboortedatum, geslacht, voornaamwoorden, gesproken talen, afbeeldingen en instellingen voor profielzichtbaarheid.
• Organisatiecontext: eigenaarorganisatie, geassocieerde organisatie, verantwoordelijke klant, rol, machtigingen, status van uitnodiging/acceptatie en toegang voor leden.
• Netwerkcontext: klantrelaties, verwijzingen, verantwoordelijk-voor-koppelingen, projectdeelname, toegewezen projecten, toegewezen evenementen, toegewezen rondleidingen, toegewezen landingspagina's, toegewezen aanbiedingen en toegewezen nieuwsbrieven.
• Communicatiecontext: inkomende e-mails, verzonden e-mails als afzender, lokale deel van de afzender, contact-e-mail, e-mailhandtekening, nieuwsbriefabonnementen en status van e-mailopt-out.
• Operationele context: taken, protocollen, documenten, deelnemers aan evenementen, facturen, inzendingen van contactformulieren, opgeslagen vermeldingen, korte links en toegang tot landingspagina's.

Niet elk veld is zichtbaar in elk formulier. Zichtbaarheid is afhankelijk van het klanttype, machtigingen, organisatie-instellingen en het huidige tabblad.

Typen en statussen

Klanttypen die door het dashboard worden gebruikt:

• Persoon: individueel contact, gast, lid, deelnemer, teamlid of belanghebbende.
• Bedrijf: bedrijf of klantaccount.
• Leverancier: verkoper of leverancierscontact.
• Overig: terugvaloptie voor records die niet in de standaardcategorieën passen.

Klantstatussen die in CRM-lijsten worden gebruikt:

• prospect
• first_contact
• proposal_sent
• in_negotiation
• low_confidence
• won
• lost

Ondersteuning moet deze statussen behandelen als operationele labels. Ze helpen teams bij het filteren en begrijpen van de pipeline- of relatiestatus, maar verlenen op zichzelf geen toegang, versturen geen e-mails en veranderen de deelname aan evenementen niet.

Lijstweergaven en filters

De klantlijst ondersteunt tabelgedrag, mobiel lijstgedrag en kanban-achtige weergaven. Veelvoorkomende lijstcontroles omvatten:

• Zoeken en kolomfiltering.
• Weergave van status en type.
• Filtering op datum van laatste update.
• Weergeven van extern toegevoegde records.
• Weergeven van records met machtigingen.
• Alleen toegewezen records weergeven.
• Bulkselectie en bulkbewerking waar toegestaan.

Als een gebruiker aangeeft dat een klant ontbreekt, controleer dan de actieve organisatie, machtigingen, scope van alleen toegewezen records, zoektekst, snelfilters, datumfilter en of het record in een andere organisatie bestaat.

Klanten aanmaken en importeren

Gebruikers met de juiste machtigingen kunnen klanten handmatig aanmaken of importeren.

Veelvoorkomende instappunten:

• Aanmaken: een nieuw klantrecord aanmaken.
• Importeren uit bestand: klantgegevens uploaden via een bestandsimportflow.
• Importeren uit organisatie: toegestane records kopiëren uit een andere organisatie.
• Leads schrapen/importeren: een schraapflow gebruiken waar ingeschakeld.

Bij het aanmaken of bijwerken van klanten van het type persoon kan Scoutello een bestaand gebruikersaccount koppelen via e-mail in ondersteunde flows. Dubbele e-mailcontroles zijn organisatiebewust, dus ondersteuning moet de organisatie verifiëren voordat wordt aangenomen dat een duplicaat tot dezelfde CRM-dataset behoort.

Klantdetail-tabbladen

Bestaande klantrecords kunnen meerdere tabbladen tonen:

• Overzicht: context van contactgegevens op hoog niveau en snelle acties.
• Geavanceerd: gedetailleerde klantformuliervelden en instellingen voor nieuwsbriefabonnementen.
• Relaties: directe relaties met andere klanten.
• Verwijzingen: wie deze klant heeft doorverwezen en wie deze klant heeft doorverwezen.
• Protocollen: interactiegeschiedenis voor de klant.
• Documenten: bestanden gekoppeld aan de klant.
• Taken: opvolgingswerkzaamheden gekoppeld aan de klant.
• E-mails: inkomende of uitgaande e-mailcontext voor de klant.
• Evenementen: deelname aan evenementen en evenementkoppelingen voor persoonsrecords.
• Toegang: instellingen voor profiel, rol, machtigingen en webapplicatietoegang voor persoonsrecords waar bewerkbaar.

Tabbladen verschijnen alleen wanneer de gebruiker de relevante modulemachtigingen heeft en wanneer het klanttype het tabblad ondersteunt.

Snelle acties

Vanuit klantlijsten en detailpagina's kunnen gebruikers mogelijk:

• Een protocol aanmaken.
• Een taak aanmaken.
• Een e-mail opstellen.
• De klant toevoegen aan een nieuwsbrief.
• De klant toevoegen aan een evenement.
• De klant toevoegen aan een project.
• Een relatie toevoegen.
• Vlaggen voor extern toegevoegd verwijderen.
• Geselecteerde klanten in bulk bewerken of verwijderen.

De beschikbare acties zijn afhankelijk van de rol van de actieve gebruiker, de geblokkeerde status, het klanttype, het organisatie-lidmaatschap en de entiteitsmachtigingen.

Hoe klanten verbinding maken met andere modules

• Protocollen leggen uit wat er met de klant is gebeurd.
• Taken laten zien wat er nog moet gebeuren.
• Documenten slaan bestanden op die relevant zijn voor de klant.
• Projecten tonen langlopende initiatieven waarbij de klant betrokken is.
• Nieuwsbrieven tonen abonnements- en campagnelijstcontext.
• E-mail toont gesprekken en afzender-/ontvangercontext.
• Evenementen tonen uitnodigingen, deelname, tickets, check-in status en toegewezen klantcontext.
• Landingspagina's en rondleidingen kunnen klanttoegang en toegewezen records gebruiken voor privé- of gerichte ervaringen.

Opmerkingen over machtigingen

Het klant-zijbalkitem verschijnt wanneer de gebruiker klanten kan weergeven of lezen. Het aanmaken, bewerken, verwijderen en het gedrag van alleen-toegewezen records wordt afzonderlijk geregeld door organisatie-machtigingen.

Belangrijke ondersteuningsimplicaties:

• Gebruikers die alleen-toegewezen zijn, zien mogelijk alleen records die verband houden met hun verantwoordelijke of toegewezen context.
• Een gebruiker kan mogelijk klanten lezen, maar ze niet aanmaken, bewerken, verwijderen, in bulk bewerken of importeren.
• Toegangs-/profielvelden zijn gevoelig omdat ze ledenrollen, toegang tot privé-webapps en wat informatie in openbare of ledenprofielen verschijnt, kunnen beïnvloeden.
• Platformbeheerders kunnen beheerdersspecifieke controles zien die normale organisatiegebruikers niet zien.

Veelvoorkomende ondersteuningsscenario's

Een klant ontbreekt in de lijst

Controleer:

1. Actieve organisatie in de URL.
2. Zoekopdracht, snelfilters, datumfilters en filter voor alleen toegewezen records.
3. Klantmachtigingsbereik voor de gebruiker.
4. Of de klant tot een andere organisatie behoort.
5. Of het record extern is toegevoegd of verborgen door een filter.
6. Of de gebruiker een subset van een project, evenement, nieuwsbrief of klant bekijkt in plaats van de volledige organisatieklantlijst.

Een dubbele klant kan niet worden aangemaakt

Controleer of een andere klant in dezelfde organisatie het e-mailadres al gebruikt. Records van het type persoon kunnen worden gekoppeld aan gebruikers via e-mail, dus e-mail-uniciteit en gebruikerskoppeling zijn vaak betrokken.

Een tabblad of actie ontbreekt

Controleer de entiteitsmachtigingen voor het tabblad of de actie. Ontbrekende protocollen wijzen bijvoorbeeld meestal op protocol lijst-/leesmachtigingen; ontbrekende taakacties kunnen wijzen op task aanmaak-/bewerkingsmachtigingen; ontbrekende documenten wijzen op document lijst-/lees-/bewerkingsmachtigingen.

Een klant verschijnt niet in een nieuwsbrief, evenement of project

Controleer of de klant expliciet is toegewezen of geabonneerd, of het klanttype wordt ondersteund door die flow, en of filtering voor alleen-toegewezen records actief is.

Gerelateerde concepten: Protocollen, Documenten.