Hopp til hovedinnholdet

Kontakter

Området Kontakter under CRM og drift er sentrum for kontaktadministrasjon i Scoutello. Her vises personer, selskaper, leverandører, medlemmer, partnere, gjester, potensielle kunder og andre enheter som en organisasjon følger opp innen salg, gjestebehandling, arrangementer, medlemskap, brukerstøtte eller drift. De underliggende oppføringene og rutene kalles også kunder.

Rute: /organizations/:id/customers

Rute for kundedetaljer: /organizations/:id/customers/:customerId

Hva en kundeoppføring representerer​

En kundeoppføring kan være en vanlig kontakt, men kan også representere mer driftsrelaterte konsepter:

  • En person som deltar på et arrangement, mottar et nyhetsbrev eller logger inn i en privat webapp.
  • Et selskap eller en kundekonto med tilknyttede personer og prosjekter.
  • En leverandør, partner, guide, sponsor, foredragsholder, arrangementssted, foreningsmedlem, gjenganger eller intern interessent.
  • En oppføring som er opprettet manuelt, importert fra en fil, kopiert fra en annen organisasjon med nødvendige tillatelser, hentet inn eller beriket gjennom scraping, eller opprettet av et skjema eller en arrangementsflyt rettet mot gjester.

Kunden er det beste utgangspunktet for brukerstøtte, fordi mange CRM- og gjesterettede flyter til slutt knyttes til denne.

Viktige felt​

Kundeoppføringer kan inneholde:

  • Identitet: fornavn, etternavn, tiltaleform, avdeling, stilling, firmanavn, type og tilknyttet brukerkonto.
  • Kontaktinformasjon: e-post, telefon, ekstra telefonnummer, nettsted, LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, XING, Bluesky og andre lenker til sosiale medier.
  • Klassifisering: type, status, kilde, tagger, egendefinerte felt, notater, beskrivelser og rekkefølge.
  • Personprofilfelt: alder, fødselsdato, kjønn, pronomen, språk, bilder og innstillinger for profilsynlighet.
  • Organisasjonskontekst: eierorganisasjon, tilknyttet organisasjon, ansvarlig kunde, rolle, tillatelser, invitert-/akseptert-status og medlemstilgang.
  • Nettverkskontekst: kunderelasjoner, henvisninger, koblinger for ansvar, prosjektdeltakelse, tildelte prosjekter, tildelte arrangementer, tildelte turer, tildelte landingssider, tildelte tilbud og tildelte nyhetsbrev.
  • Kommunikasjonskontekst: innkommende e-poster, sendte e-poster som avsender, lokal del av personlig avsenderadresse, kontaktadresse, e-postsignatur, nyhetsbrevabonnementer og status for reservasjon mot e-post.
  • Driftskontekst: oppgaver, protokoller, dokumenter, arrangementsdeltakere, fakturaer, innsendinger fra kontaktskjema, lagrede oppføringer, kortlenker og tilgang til landingssider.

Ikke alle felt er synlige i alle skjemaer. Synligheten avhenger av kundetype, tillatelser, organisasjonsoppsett og hvilken fane som er aktiv.

Typer og statuser​

Kundetyper som brukes i dashbordet:

  • Person: individuell kontakt, gjest, medlem, deltaker, teammedlem eller interessent.
  • Selskap: selskap eller kundekonto.
  • Leverandør: leverandør- eller leverandørkontakt.
  • Annet: standardvalg for oppføringer som ikke passer i de vanlige kategoriene.

Kundestatusene som brukes i CRM-lister:

  • prospect
  • first_contact
  • proposal_sent
  • in_negotiation
  • low_confidence
  • won
  • lost

Brukerstøtten bør behandle disse statusene som driftsrelaterte etiketter. De hjelper team med å filtrere og forstå statusen for en pipeline eller relasjon, men gir ikke i seg selv tilgang, sender e-post eller endrer arrangementsdeltakelse.

Listevisninger og filtre​

Kundelisten støtter tabellvisning, mobil listevisning og kanban-lignende visninger. Vanlige listekontroller omfatter:

  • Søk og filtrering av kolonner, inkludert person- og selskapskontekst.
  • Visning av status og type.
  • Filtrering etter datointervall for siste oppdatering.
  • Vis eksternt opprettede oppføringer.
  • Vis oppføringer med tillatelser.
  • Vis bare tildelte oppføringer.
  • Massevalg og masseredigering når dette er tillatt.

Hvis en bruker sier at en kunde mangler, bør aktiv organisasjon, tillatelser, omfanget for bare tildelte oppføringer, søketekst, hurtigfiltre, datofilteret og om oppføringen finnes i en annen organisasjon, kontrolleres.

Opprette og importere kunder​

Personer med riktige tillatelser kan opprette kunder manuelt eller importere dem.

Vanlige innganger:

  • Opprett: opprett en ny kundeoppføring.
  • Importer fra fil: last opp kundedata gjennom en filimport.
  • Importer fra organisasjon: kopier tillatte oppføringer fra en annen organisasjon.
  • Hent inn/importer potensielle kunder: bruk en scraping-flyt når denne er aktivert.

Når personbaserte kunder opprettes eller oppdateres, kan Scoutello koble til en eksisterende brukerkonto via e-post i støttede flyter. Kontroller av dupliserte e-postadresser tar hensyn til organisasjonen, så brukerstøtten bør kontrollere organisasjonen før det antas at en duplikat tilhører det samme CRM-datasettet.

Importere et regneark​

  1. Åpne filimporthandlingen i Kontakter. Velg eksempel-/malmetoden eller veiledet kolonneoppsett.
  2. Last opp en XLSX-, XLS- eller CSV-fil. Velg arket og radene som skal brukes som topptekst og data.
  3. Gå gjennom kolonneoppsettet. Koble til nyttige kolonner og ignorer uttrykkelig kolonner som ikke skal importeres.
  4. Kontroller de redigerbare radene, og be deretter om serverkontroll.
  5. Gå gjennom valideringsproblemer, treff på dupliserte e-postadresser, selskapsrelasjoner og foreslåtte opprettelser/oppdateringer. Korriger blokkerte rader før bekreftelse.
  6. Bekreft den kontrollerte importen, og gå gjennom resultatene for hver rad. Ved en avbrutt import kan den tilhørende prøv-på-nytt-handlingen brukes til å fortsette den eksisterende kontrollerte importen.

Å gå gjennom eller sette opp en fil skriver ikke kontaktene til systemet. Importering sender ikke invitasjoner eller nyhetsbrev. Et treff på en duplikat og en kontakt med tilgang eller medlemskap har ulike beskyttelser; kontroller gjennomgangen i stedet for å anta at alle treff blir overskrevet.

Hvis gjennomgangen utløper før importen starter, må de gjeldende radene gjennomgås på nytt. Etter en avbrutt import bør den viste økt-/gjenopprettingsstatusen følges, og vellykkede radresultater beholdes.

Slette og gjenopprette​

Sletting en kontakt fjerner den fra den aktive listen og plasserer kvalifiserte oppføringer i Papirkurv. Åpne Papirkurv for å se tidspunktet for slettingen, hvem som slettet oppføringen og fristen for permanent opprydding. Gjenopprett en oppføring før fristen som vises. Etter fristen kan den være klar for opprydding og ikke lenger kunne gjenopprettes.

Permanent sletting krever en separat bekreftelse og tilgangskontroll. Den legger oppryddingen i kø og kan ikke behandles som et arkiv som kan angres. Statusen for opprydding under behandling eller med feil bør undersøkes, ikke tolkes som at kontakten er gjenopprettet.

Noen oppføringer er beskyttet fordi de har organisasjonstilknytning eller tilgang. Bekreft oppføringstypen og koblet tilgang før det loves sletting eller gjenoppretting.

Gi en person tilgang til kontrollpanelet​

Tilgang til kontrollpanelet starter med en person i Kontakter. Arbeidsflyten for kontrollpanelet er:

  1. Åpne Kontakter og velg Opprett kontakt.
  2. Velg Person, angi en e-postadresse og lagre kontakten.
  3. Åpne fanen Tilgang på den lagrede kontakten.
  4. Velg riktig rolle og lagre tilgangsinnstillingene.
  5. Velg Send invitasjon.

Det å opprette kontakten eller lagre rollen sender ikke invitasjonen automatisk. Det er bare den avsluttende handlingen Send invitasjon som gjør dette. Forklar dette som én samlet kontakt- og tilgangsarbeidsflyt. Brukere av kontrollpanelet trenger ikke en separat plattformkonto eller et internt administrasjonsområde.

Faner for kundedetaljer​

Eksisterende kundeoppføringer kan vise flere faner:

  • Oversikt: overordnet kontaktinformasjon og hurtighandlinger.
  • Avansert: detaljerte skjemafelt for kunden og innstillinger for nyhetsbrevabonnement.
  • Relasjoner: direkte relasjoner til andre kunder.
  • Anbefalinger: hvem som anbefalte denne kunden, og hvem denne kunden anbefalte.
  • Protokoller: kundens interaksjonshistorikk.
  • Dokumenter: filer som er koblet til kunden.
  • Oppgaver: oppfølgingsarbeid som er koblet til kunden.
  • E-poster: kontekst for innkommende eller utgående e-post knyttet til kunden.
  • Arrangementer: deltakelse i arrangementer og arrangementskoblinger for personoppføringer.
  • Tilgang: profil-, rolle-, tillatelses- og innstillinger for tilgang til nettappen for personoppføringer, der dette kan redigeres.

Faner vises bare når brukeren har de nødvendige rolletillatelsene, organisasjonen har tilgang til den nødvendige modulen, og kundetypen støtter fanen. Grunnleggende kontaktbehandling er fortsatt tilgjengelig i den kostnadsfrie grunnpakken. Avanserte CRM-relasjoner, historikk og integrasjoner krever CRM for modulære organisasjoner.

Hurtighandlinger​

Fra kundelister og detaljsider kan brukere kanskje:

  • Opprette en protokoll.
  • Opprette en oppgave.
  • Skrive en e-post.
  • Legge kunden til i et nyhetsbrev.
  • Legge kunden til i et arrangement.
  • Legge kunden til i et prosjekt.
  • Legge til en relasjon.
  • Fjerne flagg som er lagt til eksternt.
  • Masseredigere eller slette valgte kunder.

De tilgjengelige handlingene avhenger av den aktive brukerens rolle, blokkerte status, kundetype, organisasjonstilknytning og tillatelser for enheten.

Hvordan kunder kobles til andre moduler​

  • Protokoller forklarer hva som skjedde med kunden.
  • Oppgaver viser hva som fortsatt må gjøres.
  • Dokumenter lagrer filer som er relevante for kunden.
  • Prosjekter viser langsiktige initiativer som involverer kunden.
  • Nyhetsbrev viser kontekst for abonnementer og kampanjelister.
  • E-post viser samtaler og kontekst for avsender og mottaker.
  • Arrangementer viser invitasjoner, deltakelse, billetter, innsjekkingsstatus og kontekst for tildelt kunde.
  • Landingssider og omvisninger kan bruke kundetilgang og tildelingsoppføringer for private eller målrettede opplevelser.

Merknader om tillatelser​

Kundevisningen i sidepanelet vises når brukeren kan liste opp eller lese kunder. Oppretting, redigering, sletting og tilgang begrenset til tildelte oppføringer styres separat av organisasjonstillatelser.

Viktige konsekvenser for kundestøtte:

  • Brukere med tilgang begrenset til tildelte oppføringer kan bare se oppføringer som er knyttet til deres ansvar eller tildelte kontekst.
  • En bruker kan ha tillatelse til å lese kunder, men ikke til å opprette, redigere, slette, masseredigere eller importere dem.
  • Tilgangs- og profilfelter er sensitive fordi de kan påvirke medlemsroller, privat tilgang til nettappen og hvilken informasjon som vises i offentlige profiler eller medlemsprofiler.
  • Ytterligere kontroller kan vises når rollen i den aktuelle organisasjonen tillater dem.

Vanlige kundestøttescenarioer​

En kunde mangler i listen​

Kontroller:

  1. Aktiv organisasjon i URL-en.
  2. Søk, hurtigfiltre, datofiltre og filteret for tilgang begrenset til tildelte oppføringer.
  3. Brukerens tillatelsesområde for kunder.
  4. Om kunden tilhører en annen organisasjon.
  5. Om oppføringen er lagt til eksternt eller skjult av et filter.
  6. Om brukeren ser et prosjekt, arrangement, nyhetsbrev eller kundespesifikt utvalg i stedet for hele kundelisten for organisasjonen.

En duplikatkunde kan ikke opprettes​

Kontroller om en annen kunde i samme organisasjon allerede bruker e-postadressen. Oppføringer av persontypen kan kobles til brukere via e-post, så unikhet for e-postadresser og brukerkobling er ofte involvert.

En fane eller handling mangler​

Kontroller enhetstillatelsen for fanen eller handlingen. Manglende protokoller skyldes for eksempel vanligvis protocol-tillatelser for listing/lesing. Manglende oppgavehandlinger kan skyldes task-tillatelser for oppretting/redigering. Manglende dokumenter skyldes document-tillatelser for listing/lesing/redigering.

En kunde vises ikke i et nyhetsbrev, arrangement eller prosjekt​

Kontroller om kunden er eksplisitt tildelt eller abonnert på, om kundetypen støttes av arbeidsflyten, og om filtrering begrenset til tildelte oppføringer er aktivert.

Relaterte konsepter: Protokoller, Dokumenter.