Contactos

El área Contactos de CRM y operaciones es el centro de la gestión de contactos de Scoutello. Incluye las personas, empresas, proveedores, miembros, partners, invitados, leads y otras entidades que una organización gestiona para ventas, hostelería, eventos, membresías, soporte o seguimiento operativo. Los registros y las rutas subyacentes también reciben el nombre de clientes.

Ruta: /organizations/:id/customers

Ruta de detalles del cliente: /organizations/:id/customers/:customerId

Qué representa un registro de cliente

Un registro de cliente puede ser un contacto clásico, pero también puede representar conceptos más operativos:

• Una persona que asiste a un evento, recibe un boletín o inicia sesión en una aplicación web privada.
• Una empresa o cuenta con personas y proyectos relacionados.
• Un proveedor, partner, guía, patrocinador, ponente, lugar, miembro de una asociación, invitado recurrente o parte interesada interna.
• Un registro creado manualmente, importado desde un archivo, copiado de otra organización con los permisos necesarios, extraído o enriquecido, o generado mediante un formulario o flujo de eventos dirigido a invitados.

El cliente es el mejor punto de partida para el soporte, porque muchos flujos de CRM y dirigidos a invitados terminan vinculándose a él.

Campos importantes

Los registros de clientes pueden incluir:

• Identidad: nombre, apellidos, tratamiento, departamento, cargo, nombre de la empresa, tipo y cuenta de usuario vinculada.
• Datos de contacto: correo electrónico, teléfono, segundo teléfono, sitio web, LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, XING, Bluesky y otros enlaces sociales.
• Clasificación: tipo, estado, origen, etiquetas, campos personalizados, notas, descripciones y orden.
• Datos del perfil personal: edad, fecha de nacimiento, género, pronombres, idiomas hablados, imágenes y ajustes de visibilidad del perfil.
• Contexto organizativo: organización propietaria, organización asociada, cliente responsable, función, permisos, estado de invitación/aceptación y acceso de miembro.
• Contexto de red: relaciones entre clientes, referencias, vínculos de responsabilidad, participación en proyectos, proyectos asignados, eventos asignados, tours asignados, páginas de destino asignadas, ofertas asignadas y boletines asignados.
• Contexto de comunicación: correos electrónicos entrantes, correos enviados como remitente, parte local personal del remitente, correo electrónico del contacto, firma de correo, suscripciones a boletines y estado de exclusión de correos.
• Contexto operativo: tareas, protocolos, documentos, participantes de eventos, facturas, envíos de formularios de contacto, entradas guardadas, enlaces cortos y acceso a páginas de destino.

No todos los campos son visibles en todos los formularios. La visibilidad depende del tipo de cliente, los permisos, la configuración de la organización y la pestaña actual.

Tipos y estados

Tipos de cliente utilizados por el panel:

• Persona: contacto individual, invitado, miembro, asistente, miembro del equipo o parte interesada.
• Empresa: empresa o cuenta de cliente.
• Proveedor: contacto de un proveedor.
• Otro: opción de reserva para registros que no encajan en las categorías estándar.

Estados de cliente utilizados en las listas de CRM:

• prospect
• first_contact
• proposal_sent
• in_negotiation
• low_confidence
• won
• lost

El soporte debe tratar estos estados como etiquetas operativas. Ayudan a los equipos a filtrar y comprender el estado del proceso o de la relación, pero por sí solos no conceden acceso, envían correos ni modifican la participación en eventos.

Vistas de lista y filtros

La lista de clientes admite vistas de tabla, vistas de lista para móviles y vistas tipo kanban. Entre los controles habituales de la lista se incluyen:

• Búsqueda y filtrado de columnas, incluido el contexto de personas y empresas.
• Visualización del estado y el tipo.
• Filtrado por intervalo de fechas de la última actualización.
• Mostrar registros añadidos externamente.
• Mostrar registros con permisos.
• Mostrar solo registros asignados.
• Selección y edición masivas cuando están permitidas.

Si alguien indica que falta un cliente, comprueba la organización activa, los permisos, el alcance de solo asignados, el texto de búsqueda, los filtros rápidos, el filtro de fechas y si el registro existe en otra organización.

Creación e importación de clientes

Las personas con los permisos adecuados pueden crear clientes manualmente o importarlos.

Puntos de entrada habituales:

• Crear: crear un nuevo registro de cliente.
• Importar desde un archivo: cargar datos de clientes mediante un flujo de importación de archivos.
• Importar desde una organización: copiar registros autorizados desde otra organización.
• Extraer/importar leads: utilizar un flujo de extracción cuando esté habilitado.

Al crear o actualizar clientes de tipo persona, Scoutello puede vincular una cuenta de usuario existente mediante el correo electrónico en los flujos compatibles. Las comprobaciones de correos duplicados tienen en cuenta la organización, por lo que el soporte debe verificar la organización antes de asumir que un duplicado pertenece al mismo conjunto de datos de CRM.

Importar una hoja de cálculo

1. Abre la acción de importación de archivos en Contactos. Elige el método de ejemplo/plantilla o la asignación asistida de columnas.
2. Carga un archivo XLSX, XLS o CSV. Selecciona la hoja y las filas de encabezado y datos que se utilizarán.
3. Revisa la asignación de columnas. Asigna las columnas útiles e ignora explícitamente las que no deban importarse.
4. Revisa las filas editables y solicita la revisión del servidor.
5. Revisa los problemas de validación, las coincidencias de correos duplicados, las relaciones con empresas y las altas/actualizaciones propuestas. Corrige las filas bloqueadas antes de confirmar.
6. Confirma la importación revisada y revisa los resultados de cada fila. Si una importación se interrumpe, utiliza su acción de reintento para continuar con la importación revisada existente.

Revisar o asignar un archivo no escribe sus contactos. La importación no envía invitaciones ni correos de boletines. Una coincidencia duplicada y un contacto con acceso o condición de miembro tienen protecciones distintas; revisa el resultado en lugar de asumir que todas las coincidencias se sobrescribirán.

Si la revisión caduca antes de que comience la importación, vuelve a revisar las filas actuales. Después de una importación interrumpida, sigue el estado de sesión o recuperación mostrado y conserva los resultados de las filas completadas correctamente.

Eliminar y restaurar

Eliminar un contacto lo quita de la lista activa y coloca los registros aptos en la Papelera. Abra la Papelera para consultar la fecha y hora de eliminación, la persona que lo eliminó y el plazo para la limpieza permanente. Restaure un registro antes de la fecha límite mostrada; después de esa fecha, puede estar pendiente de limpieza y dejar de ser posible restaurarlo.

La eliminación permanente requiere una confirmación y una comprobación de permisos independientes. Este proceso pone el registro en cola para su limpieza y no debe considerarse un archivo que se pueda deshacer. Un estado de limpieza pendiente o fallida debe investigarse, no interpretarse como un contacto restaurado.

Algunos registros están protegidos porque incluyen pertenencia a una organización o acceso. Confirme el tipo de registro y los accesos vinculados antes de prometer su eliminación o restauración.

Dar acceso al panel a una persona

El acceso al panel comienza desde una persona en Contactos. El flujo del panel es el siguiente:

1. Abra Contactos y seleccione Crear contacto.
2. Seleccione Persona, introduzca una dirección de correo electrónico y guarde el contacto.
3. Abra la pestaña Acceso del contacto guardado.
4. Seleccione el rol adecuado y guarde la configuración de acceso.
5. Seleccione Enviar invitación.

Crear el contacto o guardar el rol no envía la invitación automáticamente. Solo la acción final Enviar invitación la envía. Explíquelo como un único flujo de contacto y acceso; las personas usuarias del panel no necesitan una cuenta independiente de la plataforma ni un área interna de administración.

Pestañas de detalles del cliente

Los registros de clientes existentes pueden mostrar varias pestañas:

• Descripción general: contexto general del contacto y acciones rápidas.
• Avanzado: campos detallados del formulario del cliente y controles de suscripción a boletines.
• Relaciones: relaciones directas con otros clientes.
• Referencias: quién remitió a este cliente y a quién remitió este cliente.
• Protocolos: historial de interacciones del cliente.
• Documentos: archivos vinculados al cliente.
• Tareas: tareas de seguimiento vinculadas al cliente.
• Correos electrónicos: contexto de los correos entrantes o salientes del cliente.
• Eventos: participación en eventos y vínculos con eventos para registros de personas.
• Acceso: configuración del perfil, rol, permisos y acceso a la aplicación web para registros de personas, cuando se pueda editar.

Las pestañas solo aparecen cuando la persona usuaria tiene los permisos de rol correspondientes, la organización dispone del acceso al módulo necesario y el tipo de cliente admite la pestaña. La gestión básica de contactos sigue disponible en la base gratuita; las relaciones avanzadas de CRM, el historial y las integraciones requieren CRM en las organizaciones modulares.

Acciones rápidas

Desde las listas de clientes y las páginas de detalles, es posible que se pueda:

• Crear un protocolo.
• Crear una tarea.
• Redactar un correo electrónico.
• Añadir el cliente a un boletín.
• Añadir el cliente a un evento.
• Añadir el cliente a un proyecto.
• Añadir una relación.
• Quitar las marcas añadidas externamente.
• Editar o eliminar clientes seleccionados de forma masiva.

Las acciones disponibles dependen del rol de la persona usuaria activa, su estado de bloqueo, el tipo de cliente, la pertenencia a la organización y los permisos de la entidad.

Cómo se conectan los clientes con otros módulos

• Protocolos explican qué ocurrió con el cliente.
• Tareas muestran qué queda por hacer.
• Documentos almacenan archivos relevantes para el cliente.
• Proyectos muestran iniciativas de mayor duración en las que participa el cliente.
• Boletines muestran el contexto de la suscripción y de las listas de campañas.
• Correo electrónico muestra las conversaciones y el contexto de remitentes y destinatarios.
• Eventos muestran invitaciones, participación, entradas, estado del registro de asistencia y contexto del cliente asignado.
• Páginas de destino y recorridos pueden utilizar registros de acceso y asignación de clientes para experiencias privadas o dirigidas.

Notas sobre permisos

El elemento de clientes de la barra lateral aparece cuando la persona usuaria puede listar o leer clientes. La creación, edición, eliminación y el comportamiento de acceso limitado a los registros asignados se controlan por separado mediante los permisos de la organización.

Implicaciones importantes para soporte:

• Las personas usuarias con acceso limitado a los registros asignados pueden ver únicamente los registros relacionados con su contexto de responsabilidad o asignación.
• Una persona usuaria puede tener permiso para leer clientes, pero no para crearlos, editarlos, eliminarlos, editarlos en masa o importarlos.
• Los campos de acceso y perfil son sensibles porque pueden afectar a los roles de miembros, al acceso privado a la aplicación web y a la información que aparece en los perfiles públicos o de miembros.
• Pueden aparecer controles adicionales cuando el rol actual en la organización los permite.

Situaciones habituales de soporte

Falta un cliente en la lista

Compruebe lo siguiente:

1. La organización activa en la URL.
2. La búsqueda, los filtros rápidos, los filtros de fecha y el filtro de acceso limitado a los registros asignados.
3. El alcance de los permisos de clientes de la persona usuaria.
4. Si el cliente pertenece a otra organización.
5. Si el registro se ha añadido externamente o está oculto por un filtro.
6. Si la persona usuaria está viendo un proyecto, evento, boletín o subconjunto específico de clientes en lugar de la lista completa de clientes de la organización.

No se puede crear un cliente duplicado

Compruebe si otro cliente de la misma organización ya utiliza esa dirección de correo electrónico. Los registros de tipo persona pueden vincularse a usuarios mediante el correo electrónico, por lo que la unicidad de la dirección y la vinculación del usuario suelen estar relacionadas.

Falta una pestaña o una acción

Compruebe el permiso de la entidad correspondiente a la pestaña o la acción. Por ejemplo, la ausencia de protocolos suele indicar que faltan permisos de lista/lectura de protocol; la ausencia de acciones de tareas puede indicar que faltan permisos de creación/edición de task; la ausencia de documentos indica que faltan permisos de lista/lectura/edición de document.

Un cliente no aparece en un boletín, evento o proyecto

Compruebe si el cliente se ha asignado o suscrito explícitamente, si el flujo admite el tipo de cliente y si el filtro de acceso limitado a los registros asignados está activo.

Conceptos relacionados: Protocolos, Documentos.