Clientes

El área de Clientes es el centro del CRM de Scoutello. Enumera a las personas, empresas, proveedores, miembros, socios, invitados, clientes potenciales y otras entidades que una organización rastrea para ventas, hospitalidad, eventos, membresías, soporte o seguimiento operativo.

Ruta: /organizations/:id/customers

Ruta de detalle del cliente: /organizations/:id/customers/:customerId

Qué Representa un Registro de Cliente

Un registro de cliente puede ser un contacto clásico, pero también puede representar conceptos más operativos:

• Una persona que asiste a un evento, recibe un boletín informativo o inicia sesión en una aplicación web privada.
• Una empresa o cuenta con personas y proyectos relacionados.
• Un proveedor, socio, guía, patrocinador, orador, lugar, miembro de una asociación, invitado recurrente o parte interesada interna.
• Un registro creado manualmente, importado de un archivo, copiado de otra organización permitida, extraído/enriquecido o generado por un formulario dirigido al invitado o un flujo de eventos.

El cliente es el mejor punto de partida para el soporte porque muchos flujos de CRM y dirigidos al invitado eventualmente se adjuntan a él.

Campos Importantes

Los registros de clientes pueden incluir:

• Identidad: nombre, apellido, título, departamento, cargo, nombre de la empresa, tipo, cuenta de usuario vinculada.
• Detalles de contacto: correo electrónico, teléfono, segundo teléfono, sitio web, LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, XING, Bluesky y otros enlaces sociales.
• Clasificación: tipo, estado, fuente, etiquetas, campos personalizados, notas, descripciones y orden.
• Campos de perfil personal: edad, fecha de nacimiento, género, pronombres, idiomas hablados, imágenes y configuraciones de visibilidad del perfil.
• Contexto de la organización: organización propietaria, organización asociada, cliente responsable, rol, permisos, estado de invitación/aceptación y acceso de miembro.
• Contexto de red: relaciones con clientes, referencias, enlaces de responsable, participación en proyectos, proyectos asignados, eventos asignados, tours asignados, páginas de destino asignadas, ofertas asignadas y boletines asignados.
• Contexto de comunicación: correos electrónicos entrantes, correos enviados como remitente, parte local del remitente personal, correo electrónico de contacto, firma de correo electrónico, suscripciones a boletines informativos y estado de exclusión de correo electrónico.
• Contexto operativo: tareas, protocolos, documentos, participantes de eventos, facturas, envíos de formularios de contacto, entradas guardadas, enlaces cortos y acceso a páginas de destino.

No todos los campos son visibles en todos los formularios. La visibilidad depende del tipo de cliente, los permisos, la configuración de la organización y la pestaña actual.

Tipos y Estados

Tipos de clientes utilizados por el panel:

• Persona: contacto individual, invitado, miembro, asistente, miembro del equipo o parte interesada.
• Empresa: empresa o cuenta de cliente.
• Proveedor: contacto de vendedor o proveedor.
• Otro: opción de reserva para registros que no encajan en las categorías estándar.

Estados de clientes utilizados en las listas de CRM:

• prospect
• first_contact
• proposal_sent
• in_negotiation
• low_confidence
• won
• lost

El soporte debe tratar estos estados como etiquetas operativas. Ayudan a los equipos a filtrar y comprender el estado del pipeline o de la relación, pero por sí solos no otorgan acceso, envían correos electrónicos ni cambian la participación en eventos.

Vistas de Lista y Filtros

La lista de clientes admite comportamiento de tabla, comportamiento de lista móvil y vistas de estilo kanban. Los controles comunes de la lista incluyen:

• Búsqueda y filtrado de columnas.
• Visualización de estado y tipo.
• Filtrado del rango de fechas de última actualización.
• Mostrar registros añadidos externamente.
• Mostrar registros con permisos.
• Mostrar solo registros asignados.
• Selección masiva y edición masiva donde esté permitido.

Si un usuario dice que falta un cliente, verifique la organización activa, los permisos, el ámbito de solo asignados, el texto de búsqueda, los filtros rápidos, el filtro de fecha y si el registro existe en otra organización.

Creación e Importación de Clientes

Los usuarios con los permisos adecuados pueden crear clientes manualmente o importarlos.

Puntos de entrada comunes:

• Crear: crear un nuevo registro de cliente.
• Importar desde archivo: cargar datos de clientes desde un flujo de importación de archivos.
• Importar desde organización: copiar registros permitidos de otra organización.
• Extraer/importar clientes potenciales: utilizar un flujo de extracción donde esté habilitado.

Al crear o actualizar clientes de tipo persona, Scoutello puede vincular una cuenta de usuario existente por correo electrónico en flujos compatibles. Las comprobaciones de duplicados de correo electrónico son conscientes de la organización, por lo que el soporte debe verificar la organización antes de asumir que un duplicado pertenece al mismo conjunto de datos de CRM.

Pestañas de Detalle del Cliente

Los registros de clientes existentes pueden mostrar varias pestañas:

• Resumen: contexto de contacto de alto nivel y acciones rápidas.
• Avanzado: campos detallados del formulario de cliente y controles de suscripción a boletines informativos.
• Relaciones: relaciones directas con otros clientes.
• Referencias: quién refirió a este cliente y a quién refirió este cliente.
• Protocolos: historial de interacciones del cliente.
• Documentos: archivos vinculados al cliente.
• Tareas: trabajo de seguimiento vinculado al cliente.
• Correos electrónicos: contexto de correo electrónico entrante o saliente del cliente.
• Eventos: participación en eventos y enlaces de eventos para registros de personas.
• Acceso: configuración de rol, permisos y acceso a la aplicación web para registros de personas donde sea editable.

Las pestañas aparecen solo cuando el usuario tiene los permisos de módulo relevantes y cuando el tipo de cliente admite la pestaña.

Acciones Rápidas

Desde las listas y páginas de detalle del cliente, los usuarios pueden:

• Crear un protocolo.
• Crear una tarea.
• Redactar un correo electrónico.
• Añadir el cliente a un boletín informativo.
• Añadir el cliente a un evento.
• Añadir el cliente a un proyecto.
• Añadir una relación.
• Borrar indicadores añadidos externamente.
• Editar o eliminar masivamente los clientes seleccionados.

Las acciones disponibles dependen del rol del usuario activo, el estado de bloqueo, el tipo de cliente, la membresía de la organización y los permisos de entidad.

Cómo se Conectan los Clientes con Otros Módulos

• Protocolos explican qué sucedió con el cliente.
• Tareas muestran qué aún necesita suceder.
• Documentos almacenan archivos relevantes para el cliente.
• Proyectos muestran iniciativas a más largo plazo que involucran al cliente.
• Boletines informativos muestran el contexto de suscripción y lista de campañas.
• Correo electrónico muestra conversaciones y contexto de remitente/destinatario.
• Eventos muestran invitaciones, participación, entradas, estado de registro y contexto de cliente asignado.
• Páginas de destino y tours pueden usar registros de acceso y asignación de clientes para experiencias privadas o dirigidas.

Notas sobre Permisos

El elemento de la barra lateral del cliente aparece cuando el usuario puede listar o leer clientes. El comportamiento de creación, edición, eliminación y solo asignados se controla por separado mediante los permisos de la organización.

Implicaciones importantes de soporte:

• Los usuarios de solo asignados solo pueden ver los registros conectados a su contexto responsable o asignado.
• Un usuario puede leer clientes pero no crearlos, editarlos, eliminarlos, editarlos masivamente ni importarlos.
• Los campos de acceso/perfil son sensibles porque pueden afectar los roles de miembro, el acceso a aplicaciones web privadas y la información que aparece en los perfiles públicos o de miembros.
• Los administradores de la plataforma pueden ver controles exclusivos para administradores que los usuarios normales de la organización no ven.

Escenarios Comunes de Soporte

Falta un cliente en la lista

Verificar:

1. Organización activa en la URL.
2. Búsqueda, filtros rápidos, filtros de fecha y filtro de solo asignados.
3. Ámbito de permisos del cliente para el usuario.
4. Si el cliente pertenece a otra organización.
5. Si el registro se añadió externamente o está oculto por un filtro.
6. Si el usuario está viendo un proyecto, evento, boletín informativo o un subconjunto específico del cliente en lugar de la lista completa de clientes de la organización.

No se puede crear un cliente duplicado

Verificar si otro cliente en la misma organización ya utiliza la dirección de correo electrónico. Los registros de tipo persona pueden vincularse a usuarios por correo electrónico, por lo que la unicidad del correo electrónico y la vinculación de usuarios a menudo están involucradas.

Falta una pestaña o acción

Verificar el permiso de la entidad para la pestaña o acción. Por ejemplo, la falta de protocolos generalmente apunta a permisos de lectura/lista de protocolos; la falta de acciones de tareas puede apuntar a permisos de creación/edición de tareas; la falta de documentos apunta a permisos de lectura/lista/edición de documentos.

Un cliente no aparece en un boletín informativo, evento o proyecto

Verificar si el cliente ha sido asignado o suscrito explícitamente, si el tipo de cliente es compatible con ese flujo y si el filtrado de solo asignados está activo.

Conceptos relacionados: Protocolos, Documentos.