Kapcsolatok

A Kapcsolatok terület a CRM és műveletek részen belül a Scoutello kapcsolati adatainak központi kezelőfelülete. Azokat a személyeket, vállalatokat, beszállítókat, tagokat, partnereket, vendégeket, leadeket és egyéb entitásokat listázza, amelyeket egy szervezet értékesítéshez, vendéglátáshoz, rendezvényekhez, tagságokhoz, támogatáshoz vagy operatív utánkövetéshez kezel. Az alapul szolgáló rekordokat és útvonalakat ügyfeleknek is nevezik.

Útvonal: /organizations/:id/customers

Ügyfél részletes adatainak útvonala: /organizations/:id/customers/:customerId

Mit képvisel egy ügyfélrekord

Az ügyfélrekord lehet hagyományos kapcsolati rekord, de más operatív fogalmakat is képviselhet:

• Olyan személy, aki részt vesz egy rendezvényen, hírlevelet kap, vagy bejelentkezik egy privát webalkalmazásba.
• Kapcsolódó személyekkel és projektekkel rendelkező vállalat vagy ügyfélszámla.
• Beszállító, partner, idegenvezető, szponzor, előadó, helyszín, egyesületi tag, visszatérő vendég vagy belső érdekelt fél.
• Kézzel létrehozott, fájlból importált, egy másik engedélyezett szervezetből átmásolt, feltérképezett vagy adatgazdagított, illetve vendégeknek szánt űrlap vagy eseményfolyamat által létrehozott rekord.

Az ügyfél a támogatási folyamatok legjobb kiindulópontja, mivel számos CRM- és vendégoldali folyamat végül ehhez kapcsolódik.

Fontos mezők

Az ügyfélrekordok többek között a következőket tartalmazhatják:

• Azonosítás: keresztnév, vezetéknév, megszólítás, részleg, munkakör, cégnév, típus, kapcsolt felhasználói fiók.
• Kapcsolattartási adatok: e-mail-cím, telefonszám, másodlagos telefonszám, webhely, LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, XING, Bluesky és egyéb közösségimédia-linkek.
• Besorolás: típus, állapot, forrás, címkék, egyéni mezők, jegyzetek, leírások és sorrend.
• Személyes profilmezők: életkor, születési dátum, nem, névmások, beszélt nyelvek, képek és a profil láthatósági beállításai.
• Szervezeti környezet: tulajdonos szervezet, kapcsolt szervezet, felelős ügyfél, szerepkör, jogosultságok, meghívott/elfogadott állapot és tagi hozzáférés.
• Kapcsolati hálózat: ügyfélkapcsolatok, ajánlások, „felelős érte” kapcsolatok, projektben való részvétel, hozzárendelt projektek, események, túrák, céloldalak, ajánlatok és hírlevelek.
• Kommunikációs környezet: beérkező e-mailek, feladóként küldött levelek, személyes feladói helyi rész, kapcsolati e-mail-cím, e-mail-aláírás, hírlevél-feliratkozások és a marketinglevelekről való leiratkozás állapota.
• Operatív környezet: feladatok, jegyzőkönyvek, dokumentumok, eseményrésztvevők, számlák, kapcsolatfelvételi űrlapok beküldései, mentett bejegyzések, rövid hivatkozások és céloldal-hozzáférés.

Nem minden mező látható minden űrlapon. A láthatóság az ügyféltípustól, a jogosultságoktól, a szervezeti beállításoktól és az aktuális laptól függ.

Típusok és állapotok

Az irányítópult által használt ügyféltípusok:

• Személy: egyéni kapcsolattartó, vendég, tag, résztvevő, csapattag vagy érdekelt fél.
• Vállalat: vállalat vagy ügyfélszámla.
• Beszállító: beszállítói vagy szállítói kapcsolattartó.
• Egyéb: olyan rekordok tartalékkategóriája, amelyek nem illenek a standard kategóriákba.

A CRM-listákban használt ügyfélállapotok:

• prospect
• first_contact
• proposal_sent
• in_negotiation
• low_confidence
• won
• lost

A támogatás ezeket az állapotokat operatív címkékként kezelje. Segítenek a csapatoknak szűrni és értelmezni a folyamat vagy a kapcsolat állapotát, de önmagukban nem adnak hozzáférést, nem küldenek e-maileket, és nem módosítják a rendezvényen való részvételt.

Listanézetek és szűrők

Az ügyféllista támogatja a táblázatos, a mobilos listás és a kanban jellegű nézeteket. A gyakori listavezérlők többek között a következők:

• Keresés és oszlopszűrés, beleértve a személy- és vállalati környezetet.
• Állapot és típus megjelenítése.
• Szűrés az utolsó frissítés dátumtartománya alapján.
• Külsőleg hozzáadott rekordok megjelenítése.
• Jogosultságokkal rendelkező rekordok megjelenítése.
• Csak a hozzárendelt rekordok megjelenítése.
• Tömeges kijelölés és tömeges szerkesztés, ahol engedélyezett.

Ha egy felhasználó szerint hiányzik egy ügyfél, ellenőrizze az aktív szervezetet, a jogosultságokat, a csak hozzárendelt rekordokra korlátozott hatókört, a keresési szöveget, a gyorsszűrőket, a dátumszűrőt, valamint azt, hogy a rekord nem egy másik szervezetben található-e.

Ügyfelek létrehozása és importálása

A megfelelő jogosultságokkal rendelkező felhasználók manuálisan létrehozhatnak vagy importálhatnak ügyfeleket.

Gyakori belépési pontok:

• Létrehozás: új ügyfélrekord létrehozása.
• Importálás fájlból: ügyféladatok feltöltése fájlimportálási folyamatból.
• Importálás szervezetből: engedélyezett rekordok átmásolása egy másik szervezetből.
• Leadek feltérképezése/importálása: feltérképezési folyamat használata, ha engedélyezett.

Személytípusú ügyfelek létrehozásakor vagy frissítésekor a Scoutello támogatott folyamatokban e-mail-cím alapján összekapcsolhat egy meglévő felhasználói fiókot. A duplikált e-mail-címek ellenőrzése szervezetszinten történik, ezért a támogatásnak a szervezetet is ellenőriznie kell, mielőtt feltételezné, hogy a duplikátum ugyanahhoz a CRM-adatkészlethez tartozik.

Táblázat importálása

1. Nyissa meg a fájlimportálási műveletet a Kapcsolatok területen. Válassza a példán vagy sablonon alapuló módszert, illetve a támogatott oszlop-hozzárendelést.
2. Töltsön fel XLSX-, XLS- vagy CSV-fájlt. Válassza ki a használni kívánt munkalapot, valamint a fejléc- és adatsorokat.
3. Ellenőrizze az oszlop-hozzárendelést. Rendelje hozzá a hasznos oszlopokat, és jelölje kifejezetten figyelmen kívül azokat, amelyeket nem kell importálni.
4. Vizsgálja meg a szerkeszthető sorokat, majd kérje a szerveroldali ellenőrzést.
5. Tekintse át az érvényesítési hibákat, a duplikált e-mail-címek egyezéseit, a vállalati kapcsolatokat és a javasolt létrehozásokat/frissítéseket. A megerősítés előtt javítsa a blokkolt sorokat.
6. Erősítse meg az ellenőrzött importálást, majd tekintse át a soronkénti eredményeket. Megszakított importálás esetén a meglévő ellenőrzött importálás folytatásához használja az újrapróbálási műveletet.

A fájl ellenőrzése vagy leképezése nem írja be a kapcsolatait. Az importálás nem küld meghívókat és hírleveleket. A duplikátum-egyezés és a hozzáféréssel rendelkező vagy tagi kapcsolati rekord eltérő védelemmel rendelkezik; tekintse át az ellenőrzést ahelyett, hogy azt feltételezné, hogy minden egyezés felülírható.

Ha az ellenőrzés az importálás megkezdése előtt lejár, ellenőrizze újra az aktuális sorokat. Megszakított importálás után kövesse a megjelenített munkamenet- vagy helyreállítási állapotot, és őrizze meg a sikeres sorok eredményeit.

Törlés és visszaállítás

Egy kapcsolat törlése eltávolítja az aktív listáról, és a törlésre jogosult rekordokat a Kukába helyezi. Nyissa meg a Kukát a törlés időpontjának, a törlést végző személynek és a végleges tisztítás határidejének megtekintéséhez. Állítson vissza egy rekordot a megjelenített határidő előtt; a határidő után előfordulhat, hogy tisztításra vár, és már nem állítható vissza.

A végleges törléshez külön megerősítés és jogosultság-ellenőrzés szükséges. Ez tisztítási folyamatba helyezi a rekordot, és nem kezelhető visszavonható archiválásként. A tisztításra váró vagy sikertelen állapotot ki kell vizsgálni, nem pedig visszaállított kapcsolatként értelmezni.

Egyes rekordok védettek, mert szervezeti tagságot vagy hozzáférést tartalmaznak. A törlés vagy visszaállítás ígérete előtt ellenőrizze a rekord típusát és a kapcsolódó hozzáférést.

Személy hozzáférése a vezérlőpulthoz

A vezérlőpulthoz való hozzáférés a Kapcsolatok között szereplő személy adatlapjáról indítható. A vezérlőpult hozzáférési folyamata:

1. Nyissa meg a Kapcsolatok oldalt, majd válassza a Kapcsolat létrehozása lehetőséget.
2. Válassza a Személy típust, adjon meg egy e-mail-címet, majd mentse a kapcsolatot.
3. Nyissa meg a mentett kapcsolat Hozzáférés lapját.
4. Válassza ki a megfelelő szerepkört, majd mentse a hozzáférési beállításokat.
5. Válassza a Meghívó küldése lehetőséget.

A kapcsolat létrehozása és a szerepkör mentése nem küldi el automatikusan a meghívót. Ezt kizárólag a végső Meghívó küldése művelet hajtja végre. Ezt egyetlen kapcsolat- és hozzáférési folyamatként ismertesse; a vezérlőpult felhasználóinak nincs szükségük külön platformfiókra vagy belső adminisztrációs területre.

Ügyféladatlap lapjai

A meglévő ügyfélrekordok több lapot is tartalmazhatnak:

• Áttekintés: a kapcsolattartási környezet áttekintése és gyorsműveletek.
• Speciális: részletes ügyfélűrlap-mezők és hírlevél-feliratkozási beállítások.
• Kapcsolatok: közvetlen kapcsolatok más ügyfelekhez.
• Ajánlások: ki ajánlotta ezt az ügyfelet, illetve kit ajánlott ez az ügyfél.
• Protokollok: az ügyféllel folytatott interakciók előzményei.
• Dokumentumok: az ügyfélhez kapcsolt fájlok.
• Feladatok: az ügyfélhez kapcsolódó utánkövetési feladatok.
• E-mailek: az ügyfélhez kapcsolódó bejövő vagy kimenő e-mailek.
• Események: a személyrekordok eseményeken való részvétele és eseménykapcsolatai.
• Hozzáférés: a személyrekordok profil-, szerepkör-, jogosultság- és webalkalmazás-hozzáférési beállításai, amennyiben ezek szerkeszthetők.

A lapok csak akkor jelennek meg, ha a felhasználó rendelkezik a megfelelő szerepkör-jogosultságokkal, a szervezet hozzáféréssel rendelkezik a szükséges modulhoz, és az ügyféltípus támogatja az adott lapot. Az alapvető kapcsolatkezelés az ingyenes alapcsomagban is elérhető; a fejlett CRM-kapcsolatokhoz, előzményekhez és integrációkhoz a moduláris szervezetekben CRM szükséges.

Gyorsműveletek

Az ügyféllistákból és az adatlapokról a felhasználók az alábbi műveleteket végezhetik el, ha rendelkeznek a szükséges jogosultságokkal:

• Protokoll létrehozása.
• Feladat létrehozása.
• E-mail írása.
• Az ügyfél felvétele egy hírlevélre.
• Az ügyfél hozzáadása egy eseményhez.
• Az ügyfél hozzáadása egy projekthez.
• Kapcsolat hozzáadása.
• Külső hozzáadásra utaló jelölések törlése.
• A kijelölt ügyfelek csoportos szerkesztése vagy törlése.

Az elérhető műveletek az aktív felhasználó szerepkörétől, letiltott állapotától, az ügyféltípustól, a szervezeti tagságtól és az entitásjogosultságoktól függnek.

Az ügyfelek kapcsolódása más modulokhoz

• Protokollok: bemutatják, mi történt az ügyféllel kapcsolatban.
• Feladatok: megmutatják, minek kell még megtörténnie.
• Dokumentumok: az ügyfélhez kapcsolódó fájlokat tárolják.
• Projektek: az ügyfelet érintő, hosszabb távú kezdeményezéseket mutatják.
• Hírlevelek: a feliratkozás és a kampánylisták környezetét jelenítik meg.
• E-mail: a beszélgetéseket, valamint a feladó- és címzetti környezetet mutatja.
• Események: a meghívókat, részvételt, jegyeket, bejelentkezési állapotot és a hozzárendelt ügyfél környezetét mutatják.
• Landing oldalak és túrák: az ügyfél-hozzáférési és -hozzárendelési rekordokat használhatják privát vagy célzott élmények biztosításához.

Jogosultsági megjegyzések

Az ügyfelek oldalsávmenüpontja akkor jelenik meg, ha a felhasználó listázhatja vagy olvashatja az ügyfélrekordokat. A létrehozást, szerkesztést, törlést és a csak hozzárendelt rekordokra korlátozott működést külön szervezeti jogosultságok szabályozzák.

Fontos szempontok az ügyfélszolgálat számára:

• A csak hozzárendelt rekordokhoz hozzáférő felhasználók kizárólag a felelősükhöz vagy a hozzárendelési környezetükhöz kapcsolódó rekordokat láthatják.
• Előfordulhat, hogy egy felhasználó olvashatja az ügyfélrekordokat, de nem hozhat létre, szerkeszthet, törölhet vagy importálhat rekordokat, illetve nem végezhet csoportos szerkesztést.
• A hozzáférési és profilmezők érzékenyek, mert hatással lehetnek a tagi szerepkörökre, a privát webalkalmazás-hozzáférésre, valamint a nyilvános vagy tagi profilokban megjelenő információkra.
• További vezérlők jelenhetnek meg, ha az aktuális szervezeti szerepkör engedélyezi ezeket.

Gyakori ügyfélszolgálati esetek

Egy ügyfél hiányzik a listáról

Ellenőrizze:

1. A URL-ben megadott aktív szervezetet.
2. A keresést, a gyorsszűrőket, a dátumszűrőket és a csak hozzárendelt rekordokra korlátozó szűrőt.
3. A felhasználó ügyfélrekordokra vonatkozó jogosultsági hatókörét.
4. Hogy az ügyfél egy másik szervezethez tartozik-e.
5. Hogy a rekord külső hozzáadású-e, vagy egy szűrő elrejti-e.
6. Hogy a felhasználó egy projekt, esemény, hírlevél vagy ügyfélspecifikus részhalmaz nézetét használja-e a teljes szervezeti ügyféllista helyett.

Nem hozható létre ismétlődő ügyfélrekord

Ellenőrizze, hogy ugyanabban a szervezetben nem használja-e már egy másik ügyfél ugyanazt az e-mail-címet. A személy típusú rekordok e-mail-cím alapján felhasználókhoz kapcsolhatók, ezért gyakran az e-mail-cím egyedisége és a felhasználói összekapcsolás áll a háttérben.

Hiányzik egy lap vagy művelet

Ellenőrizze a laphoz vagy művelethez tartozó entitásjogosultságot. A hiányzó protokollok például általában a protocol listázási/olvasási jogosultságokra utalnak; a hiányzó feladatműveletek a task létrehozási/szerkesztési jogosultságokra utalhatnak; a hiányzó dokumentumok pedig a document listázási/olvasási/szerkesztési jogosultságokra utalhatnak.

Egy ügyfél nem jelenik meg hírlevélben, eseményben vagy projektben

Ellenőrizze, hogy az ügyfelet kifejezetten hozzárendelték vagy feliratkoztatták-e, hogy az ügyféltípus támogatott-e az adott folyamatban, és hogy aktív-e a csak hozzárendelt rekordokra korlátozó szűrés.

Kapcsolódó fogalmak: Protokollok, Dokumentumok.