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联系人

CRM 与运营中的 联系人区域是 Scoutello 联系人管理的中心。此处列出组织为销售、接待、活动、会员管理、支持或运营跟进而管理的人员、公司、供应商、会员、合作伙伴、宾客、潜在客户及其他实体。底层记录和相关路径也称为客户。

路径：/organizations/:id/customers

客户详情路径：/organizations/:id/customers/:customerId

客户记录代表什么​

客户记录可以是传统意义上的联系人，也可以代表更多运营场景：

  • 参加活动、接收新闻通讯或登录私有 Web 应用的人员。
  • 拥有关联人员和项目的公司或客户账户。
  • 供应商、合作伙伴、向导、赞助商、演讲者、场地、协会会员、回头客或内部利益相关者。
  • 手动创建、从文件导入、从其他获准组织复制、通过抓取/信息 enriquecement，或由面向宾客的表单或活动流程生成的记录。

客户是支持工作的最佳起点，因为许多 CRM 和面向宾客的流程最终都会关联到客户记录。

重要字段​

客户记录可以包含：

  • **身份信息：**名、姓、称谓、部门、职位、公司名称、类型、关联用户账户。
  • **联系方式：**电子邮件、电话、备用电话、网站、LinkedIn、Facebook、Instagram、YouTube、XING、Bluesky 及其他社交链接。
  • **分类信息：**类型、状态、来源、标签、自定义字段、备注、描述和顺序。
  • **个人资料字段：**年龄、出生日期、性别、代词、所说语言、图片和个人资料可见性设置。
  • **组织信息：**所属组织、关联组织、负责客户、角色、权限、邀请/接受状态和会员访问权限。
  • **网络关系信息：**客户关系、推荐关系、负责对象关联、项目参与情况、分配的项目、分配的活动、分配的旅游、分配的落地页、分配的优惠和分配的新闻通讯。
  • **沟通信息：**收到的电子邮件、以发件人身份发送的邮件、个人发件人本地部分、联系人电子邮件、电子邮件签名、新闻通讯订阅和退订邮件状态。
  • **运营信息：**任务、记录、文档、活动参与者、发票、联系表单提交、保存的条目、短链接和落地页访问权限。

并非所有表单都会显示每个字段。字段可见性取决于客户类型、权限、组织设置和当前选项卡。

类型和状态​

控制面板使用的客户类型：

  • **人员：**个人联系人、宾客、会员、参与者、团队成员或利益相关者。
  • **公司：**公司或客户账户。
  • **供应商：**供应商或供应商联系人。
  • **其他：**不属于标准类别的记录所使用的后备类型。

CRM 列表中使用的客户状态：

  • prospect
  • first_contact
  • proposal_sent
  • in_negotiation
  • low_confidence
  • won
  • lost

支持人员应将这些状态视为运营标签。它们帮助团队筛选并了解销售管道或关系状态，但不会单独授予访问权限、发送电子邮件或更改活动参与状态。

列表视图和筛选条件​

客户列表支持表格视图、移动端列表视图和看板式视图。常见列表控件包括：

  • 搜索和列筛选，包括人员和公司信息。
  • 显示状态和类型。
  • 按最近更新时间范围筛选。
  • 显示外部添加的记录。
  • 显示拥有权限的记录。
  • 仅显示已分配的记录。
  • 在获准情况下批量选择和批量编辑。

如果有人表示找不到某个客户，请检查当前组织、权限、仅显示已分配记录的范围、搜索文本、快速筛选条件、日期筛选条件，以及该记录是否存在于其他组织中。

创建和导入客户​

拥有相应权限的人员可以手动创建客户或导入客户。

常见入口：

  • **创建：**创建新的客户记录。
  • **从文件导入：**通过文件导入流程上传客户数据。
  • **从组织导入：**从其他组织复制获准记录。
  • **抓取/导入潜在客户：**在启用后使用抓取流程。

在创建或更新人员类型的客户时，Scoutello 可以在支持的流程中通过电子邮件关联现有用户账户。重复电子邮件检查会区分组织，因此支持人员应先确认组织，再判断重复记录是否属于同一 CRM 数据集。

导入电子表格​

  1. 在联系人中打开文件导入操作。选择示例/模板方式，或使用辅助列映射。
  2. 上传 XLSX、XLS 或 CSV 文件。选择要使用的工作表以及标题行和数据行。
  3. 检查列映射。映射需要使用的列，并明确忽略不应导入的列。
  4. 检查可编辑行，然后请求服务器审核。
  5. 查看验证问题、重复电子邮件匹配、公司关系以及拟创建/更新的记录。在确认前修正被阻止的行。
  6. 确认审核后的导入，并检查每行结果。若导入中断，请使用重试操作继续现有的已审核导入。

审核或映射文件不会写入其中的联系人。导入不会发送邀请或新闻通讯邮件。重复匹配记录与具有访问权限的/会员联系人受到不同的保护；请检查审核结果，不要假设每个匹配记录都会被覆盖。

如果审核在导入开始前过期，请再次审核当前行。导入中断后，请按照显示的会话/恢复状态操作，并保留成功行的结果。

删除和恢复​

删除联系人会将其从活动列表中移除，并将符合条件的记录移至回收站。打开回收站可查看删除时间、执行删除的人员以及永久清理截止时间。请在显示的截止时间前恢复记录；超过该时间后，记录可能已进入待清理状态，无法再恢复。

永久删除需要单独进行确认和权限检查。该操作会将记录加入清理队列，不能视为可撤销的归档操作。对于待清理或清理失败的状态，应进行调查，不能将其理解为联系人已恢复。

部分记录因包含组织成员关系或访问权限而受到保护。在承诺删除或恢复前，请确认记录类型以及关联的访问权限。

授予人员仪表板访问权限​

仪表板访问权限从联系人中的人员记录开始设置。仪表板操作流程如下：

  1. 打开联系人，选择创建联系人。
  2. 选择人员，输入电子邮件地址，然后保存联系人。
  3. 打开已保存联系人中的访问权限选项卡。
  4. 选择适当的角色，然后保存访问权限设置。
  5. 选择发送邀请。

创建联系人或保存角色不会自动发送邀请。只有最后的发送邀请操作才会发送邀请。请将其说明为一个联系人与访问权限的完整流程；仪表板用户不需要单独的平台账户或内部管理区域。

客户详情选项卡​

现有客户记录可能包含多个选项卡：

  • **概览：**客户联系背景概览和快捷操作。
  • **高级：**详细的客户表单字段和新闻通讯订阅控件。
  • **关系：**与其他客户的直接关系。
  • **推荐：**推荐该客户的人员，以及该客户推荐的人员。
  • **记录：**该客户的互动历史。
  • **文档：**与客户关联的文件。
  • **任务：**与客户关联的后续工作。
  • **电子邮件：**与客户相关的收件或发件邮件信息。
  • **活动：**人员记录的活动参与情况和活动关联信息。
  • **访问权限：**在可编辑的人员记录中，用于设置个人资料、角色、权限和 Web 应用访问权限。

只有在用户拥有相关角色权限、组织已获得所需模块访问权限，且客户类型支持该选项卡时，才会显示相应选项卡。基础联系人管理在免费基础版中仍可使用；模块化组织如需高级 CRM 关系、历史记录和集成功能，则需要 CRM。

快捷操作​

用户可以在客户列表和详情页中执行以下操作，具体取决于权限：

  • 创建记录。
  • 创建任务。
  • 撰写电子邮件。
  • 将客户添加到新闻通讯。
  • 将客户添加到活动。
  • 将客户添加到项目。
  • 添加关系。
  • 清除外部添加标记。
  • 批量编辑或删除选中的客户。

可用操作取决于当前用户的角色、阻止状态、客户类型、组织成员关系和实体权限。

客户与其他模块的关联方式​

  • 记录说明与客户发生了什么。
  • 任务显示仍需完成的事项。
  • 文档存储与客户相关的文件。
  • 项目显示涉及客户的长期推进事项。
  • 新闻通讯显示订阅和营销名单信息。
  • 电子邮件显示对话以及发件人和收件人信息。
  • 活动显示邀请、参与情况、票券、签到状态以及分配的客户信息。
  • 落地页和导览可以使用客户访问权限和分配记录，提供私密或定向体验。

权限说明​

当用户可以列出或读取客户时，侧边栏中会显示客户条目。创建、编辑、删除以及仅限分配记录的行为由组织权限单独控制。

重要的支持事项：

  • 仅限分配记录的用户可能只能看到与其负责人或分配范围相关的记录。
  • 用户可能可以读取客户，但无法创建、编辑、删除、批量编辑或导入客户。
  • 访问权限和个人资料字段属于敏感信息，因为这些字段可能影响成员角色、私有 Web 应用访问权限，以及公开资料或成员资料中显示的信息。
  • 当前组织角色允许时，还可能显示其他控件。

常见支持场景​

客户未显示在列表中​

请检查：

  1. URL 中的当前组织。
  2. 搜索、快捷筛选、日期筛选和仅限分配记录筛选器。
  3. 用户拥有的客户权限范围。
  4. 客户是否属于其他组织。
  5. 记录是否由外部添加，或是否被筛选器隐藏。
  6. 用户是否正在查看项目、活动、新闻通讯或特定客户子集，而不是整个组织的客户列表。

无法创建重复客户​

请检查同一组织中是否已有其他客户使用该电子邮件地址。人员类型的记录可以通过电子邮件与用户关联，因此通常需要检查电子邮件地址唯一性和用户关联情况。

缺少选项卡或操作​

请检查该选项卡或操作对应的实体权限。例如，缺少记录通常表示缺少 protocol 列出/读取权限；缺少任务操作可能表示缺少 task 创建/编辑权限；缺少文档则表示缺少 document 列出/读取/编辑权限。

客户未显示在新闻通讯、活动或项目中​

请检查客户是否已被明确分配或订阅、该客户类型是否受相应流程支持，以及是否启用了仅限分配记录筛选。

相关概念：记录、文档。