Kontakter

Området Kontakter i CRM og drift er centrum for Scoutellos kontaktstyring. Det viser de personer, virksomheder, leverandører, medlemmer, partnere, gæster, leads og andre enheder, som en organisation holder styr på i forbindelse med salg, gæstehåndtering, arrangementer, medlemskaber, support eller driftsopfølgning. De underliggende poster og ruter kaldes også kunder.

Rute: /organizations/:id/customers

Rute til kundedetaljer: /organizations/:id/customers/:customerId

Hvad en kundepost repræsenterer

En kundepost kan være en klassisk kontakt, men kan også repræsentere andre driftsrelaterede begreber:

• En person, der deltager i et arrangement, modtager et nyhedsbrev eller logger ind på en privat webapp.
• En virksomhed eller kundekonto med tilknyttede personer og projekter.
• En leverandør, partner, guide, sponsor, taler, lokation, foreningsmedlem, tilbagevendende gæst eller intern interessent.
• En post, der er oprettet manuelt, importeret fra en fil, kopieret fra en anden tilladt organisation, indsamlet/beriget eller genereret via en gæstevendt formular eller et arrangementsforløb.

Kunden er det bedste udgangspunkt for support, fordi mange CRM- og gæstevendte forløb til sidst knyttes til kunden.

Vigtige felter

Kundeposter kan indeholde:

• Identitet: fornavn, efternavn, tiltaleform, afdeling, jobtitel, virksomhedsnavn, type og tilknyttet brugerkonto.
• Kontaktoplysninger: e-mail, telefon, ekstra telefonnummer, website, LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, XING, Bluesky og andre links til sociale medier.
• Klassificering: type, status, kilde, tags, brugerdefinerede felter, noter, beskrivelser og rækkefølge.
• Personlige profilfelter: alder, fødselsdato, køn, pronominer, talte sprog, billeder og indstillinger for profilsynlighed.
• Organisationskontekst: ejende organisation, tilknyttet organisation, ansvarlig kunde, rolle, tilladelser, inviteret/accepteret-status og medlemsadgang.
• Netværkskontekst: kunderelationer, henvisninger, links til ansvarliggjorte personer, projektdeltagelse, tildelte projekter, tildelte arrangementer, tildelte ture, tildelte landingssider, tildelte tilbud og tildelte nyhedsbreve.
• Kommunikationskontekst: indgående e-mails, sendte e-mails som afsender, personlig lokaldel for afsender, kontakt-e-mail, e-mailsignatur, nyhedsbrevsabonnementer og status for framelding af e-mails.
• Driftskontekst: opgaver, protokoller, dokumenter, arrangementsdeltagere, fakturaer, kontaktformularindsendelser, gemte poster, korte links og adgang til landingssider.

Ikke alle felter er synlige i alle formularer. Synligheden afhænger af kundetypen, tilladelserne, organisationens opsætning og den aktuelle fane.

Typer og statusser

Kundetyper, der bruges i dashboardet:

• Person: individuel kontakt, gæst, medlem, deltager, teammedlem eller interessent.
• Virksomhed: virksomhed eller kundekonto.
• Leverandør: leverandør- eller leverandørkontakt.
• Andet: standardvalg for poster, der ikke passer ind i de almindelige kategorier.

Kundestatusser, der bruges i CRM-lister:

• prospect
• first_contact
• proposal_sent
• in_negotiation
• low_confidence
• won
• lost

Support bør behandle disse statusser som driftsmæssige etiketter. De hjælper teams med at filtrere og forstå status for en pipeline eller relation, men giver ikke i sig selv adgang, sender e-mails eller ændrer deltagelse i arrangementer.

Listevisninger og filtre

Kundelisten understøtter tabelvisning, mobil listevisning og kanbanlignende visninger. Almindelige listefunktioner omfatter:

• Søgning og filtrering af kolonner, herunder oplysninger om personer og virksomheder.
• Visning af status og type.
• Filtrering efter datointerval for seneste opdatering.
• Vis poster, der er tilføjet eksternt.
• Vis poster med tilladelser.
• Vis kun tildelte poster.
• Massemarkering og masseredigering, hvor det er tilladt.

Hvis en bruger siger, at en kunde mangler, skal den aktive organisation, tilladelserne, omfanget for kun tildelte poster, søgeteksten, hurtigfiltrene, datofilteret og eventuelt, om posten findes i en anden organisation, kontrolleres.

Oprettelse og import af kunder

Brugere med de rette tilladelser kan oprette kunder manuelt eller importere dem.

Almindelige indgange:

• Opret: opret en ny kundepost.
• Importer fra fil: upload kundedata via et filimportforløb.
• Importer fra organisation: kopier tilladte poster fra en anden organisation.
• Indsaml/importer leads: brug et indsamlingsforløb, hvor det er aktiveret.

Når der oprettes eller opdateres kunder af persontypen, kan Scoutello i understøttede forløb knytte en eksisterende brugerkonto til kunden via e-mail. Kontrol af dublerede e-mailadresser tager højde for organisationen, så support bør kontrollere organisationen, før det antages, at en dublet tilhører det samme CRM-datasæt.

Importer et regneark

1. Åbn filimporthandlingen i Kontakter. Vælg eksempel-/skabelonmetoden eller assisteret kolonnemapping.
2. Upload en XLSX-, XLS- eller CSV-fil. Vælg det ark samt de rækker med overskrifter og data, der skal bruges.
3. Gennemgå kolonnemappingen. Tilknyt relevante kolonner, og ignorér udtrykkeligt kolonner, der ikke skal importeres.
4. Gennemgå de redigerbare rækker, og anmod derefter om servergennemgang.
5. Gennemgå valideringsproblemer, match på dublerede e-mailadresser, virksomhedsrelationer og foreslåede oprettelser/opdateringer. Ret blokerede rækker, før importen bekræftes.
6. Bekræft den gennemgåede import, og kontrollér resultaterne for hver række. Hvis en import afbrydes, kan den eksisterende gennemgåede import fortsættes via dens genforsøgshandling.

Gennemgang eller mapping af en fil skriver ikke kontakterne. Import sender ikke invitationer eller nyhedsbreve. Et dubletmatch og en kontakt med adgang eller medlemskab er underlagt forskellige beskyttelser; gennemgå resultatet i stedet for at antage, at alle match bliver overskrevet.

Hvis gennemgangen udløber, før importen begynder, skal de aktuelle rækker gennemgås igen. Efter en afbrudt import skal den viste sessions-/gendannelsesstatus følges, og resultaterne for de rækker, der allerede er gennemført, bevares.

Slet og gendan

Sletning af en kontakt fjerner den fra den aktive liste og placerer kvalificerede poster i Papirkurv. Åbn Papirkurv for at se tidspunktet for sletningen, hvem der slettede posten, og fristen for permanent oprydning. Gendan en post før den viste frist. Efter fristen kan posten være afventende oprydning og ikke længere kunne gendannes.

Permanent sletning kræver en separat bekræftelse og kontrol af tilladelser. Den sætter oprydning i kø og må ikke betragtes som en arkivering, der kan fortrydes. En status som afventer oprydning eller mislykket bør undersøges og ikke fortolkes som en gendannet kontakt.

Nogle poster er beskyttet, fordi de indeholder organisationsmedlemskab eller adgangsoplysninger. Bekræft posttypen og den tilknyttede adgang, før der loves sletning eller gendannelse.

Give en person adgang til dashboardet

Adgang til dashboardet starter fra en person i Kontakter. Arbejdsgangen for dashboardet er:

1. Åbn Kontakter, og vælg Opret kontakt.
2. Vælg Person, indtast en e-mailadresse, og gem kontakten.
3. Åbn fanen Adgang på den gemte kontakt.
4. Vælg den relevante rolle, og gem adgangsindstillingerne.
5. Vælg Send invitation.

Oprettelse af kontakten eller lagring af rollen sender ikke invitationen automatisk. Det er kun den afsluttende handling Send invitation, der gør det. Beskriv dette som én samlet kontakt- og adgangsarbejdsgang. Dashboardbrugere har ikke brug for en separat platformskonto eller et internt administrationsområde.

Faner med kundedetaljer

Eksisterende kundeposter kan vise flere faner:

• Oversigt: overordnet kontaktkontekst og hurtige handlinger.
• Avanceret: detaljerede kundefelter og indstillinger for nyhedsbrevsabonnement.
• Relationer: direkte relationer til andre kunder.
• Henvisninger: hvem der henviste denne kunde, og hvem denne kunde har henvist.
• Protokoller: kundens interaktionshistorik.
• Dokumenter: filer, der er knyttet til kunden.
• Opgaver: opfølgende arbejde, der er knyttet til kunden.
• E-mails: kontekst for indgående eller udgående e-mails om kunden.
• Begivenheder: deltagelse i begivenheder og begivenhedslinks for personposter.
• Adgang: profil, rolle, tilladelser og indstillinger for webappadgang for personposter, hvor de kan redigeres.

Faner vises kun, når brugeren har de relevante rolletilladelser, organisationen har adgang til det nødvendige modul, og kundetypen understøtter fanen. Grundlæggende kontaktstyring er fortsat tilgængelig i den gratis foundation. Avancerede CRM-relationer, historik og integrationer kræver CRM i modulopbyggede organisationer.

Hurtige handlinger

Fra kundelister og detaljesider kan brugere muligvis:

• Oprette en protokol.
• Oprette en opgave.
• Skrive en e-mail.
• Tilføje kunden til et nyhedsbrev.
• Tilføje kunden til en begivenhed.
• Tilføje kunden til et projekt.
• Tilføje en relation.
• Fjerne flag, der er tilføjet eksternt.
• Masseændre eller slette valgte kunder.

De tilgængelige handlinger afhænger af den aktive brugers rolle, blokeringsstatus, kundetype, organisationsmedlemskab og entitetstilladelser.

Sådan forbindes kunder med andre moduler

• Protokoller forklarer, hvad der skete med kunden.
• Opgaver viser, hvad der stadig skal gøres.
• Dokumenter gemmer filer, der er relevante for kunden.
• Projekter viser længerevarende initiativer, der involverer kunden.
• Nyhedsbreve viser kontekst for abonnementer og kampagnelister.
• E-mail viser samtaler samt afsender- og modtagerkontekst.
• Begivenheder viser invitationer, deltagelse, billetter, check-in-status og kontekst for den tilknyttede kunde.
• Landingssider og rundvisninger kan bruge kundeadgang og tilknyttede poster til private eller målrettede oplevelser.

Bemærkninger om tilladelser

Menupunktet for kunder vises, når brugeren kan hente en liste over eller læse kunder. Oprettelse, redigering, sletning og adfærd med kun tildelte poster styres separat af organisationens tilladelser.

Vigtige konsekvenser for support:

• Brugere med adgang til kun tildelte poster kan muligvis kun se poster, der er knyttet til deres ansvar eller tildelte kontekst.
• En bruger kan muligvis læse kunder, men ikke oprette, redigere, slette, masseændre eller importere dem.
• Adgangs- og profilfelter er følsomme, fordi de kan påvirke medlemsroller, privat webappadgang og hvilke oplysninger der vises i offentlige profiler eller medlemsprofiler.
• Yderligere kontrolelementer kan vises, når den aktuelle organisationsrolle tillader dem.

Almindelige supportsituationer

En kunde mangler på listen

Kontrollér:

1. Den aktive organisation i URL'en.
2. Søgning, hurtige filtre, datofiltre og filteret for kun tildelte poster.
3. Brugerens tilladelsesomfang for kunder.
4. Om kunden tilhører en anden organisation.
5. Om posten er tilføjet eksternt eller skjult af et filter.
6. Om brugeren ser et projektspecifikt, begivenhedsspecifikt, nyhedsbrevsspecifikt eller kundespecifikt udsnit i stedet for hele organisationens kundeliste.

En dubletkunde kan ikke oprettes

Kontrollér, om en anden kunde i samme organisation allerede bruger e-mailadressen. Poster af typen Person kan knyttes til brugere via e-mail, så e-mailens entydighed og brugerkoblingen er ofte relevante.

En fane eller handling mangler

Kontrollér entitetstilladelsen for fanen eller handlingen. Manglende protokoller skyldes for eksempel typisk tilladelser til at protocol vise lister over eller læse poster. Manglende opgavehandlinger kan skyldes tilladelser til task at oprette eller redigere. Manglende dokumenter kan skyldes tilladelser til document at vise lister over, læse eller redigere poster.

En kunde vises ikke i et nyhedsbrev, en begivenhed eller et projekt

Kontrollér, om kunden udtrykkeligt er blevet tildelt eller tilmeldt, om kundetypen understøttes af arbejdsgangen, og om filtrering efter kun tildelte poster er aktiv.

Relaterede begreber: Protokoller, Dokumenter.