Eventos, conferencias y talleres
Scoutello ayuda a las personas organizadoras de encuentros públicos o privados por invitación que necesitan tanto un portal para asistentes como las operaciones que lo respaldan. Los equipos pueden publicar agendas multilingües, mapas, módulos de interacción, flujos de venta de entradas o invitaciones, información contextual para el registro de entrada y asistencia opcional mediante un asistente.
Usa esta página como guía breve para combinar los módulos de Scoutello en torno a un evento.
Para quién es
Este caso de uso es adecuado para equipos que necesitan tanto interactuar con las personas invitadas como controlar las operaciones:
- Conferencias y ferias comerciales.
- Talleres y programas de formación.
- Eventos de hostelería o de destinos.
- Reuniones de asociaciones y encuentros de personas afiliadas.
- Programas públicos con registro, venta de entradas o registro de entrada.
Trabajos por realizar
Los equipos de eventos suelen necesitar:
- Publicar rápidamente un centro móvil para asistentes.
- Mantener disponibles los horarios, lugares, preguntas frecuentes y vías de contacto sin una aplicación nativa.
- Gestionar participantes, invitaciones, entradas y el contexto de clientes.
- Interactuar con las personas asistentes mediante módulos como chat, networking, votaciones, cuestionarios, sorteos, galerías o planos del recinto.
- Dar seguimiento después del evento mediante tareas de CRM, protocolos, boletines y proyectos.
Componentes básicos de Scoutello
| Necesidad | Interfaz de Scoutello |
|---|---|
| Operaciones del evento | Eventos de la organización en la barra lateral de gestión de clientes. |
| Portal para asistentes | Páginas de destino con módulos de evento, plano del recinto, preguntas frecuentes, sala de chat, networking, votaciones, sorteos y contenido multimedia. |
| Venta de entradas y pagos | Pedidos, widgets, niveles de precios y flujos de pago del evento cuando están configurados. |
| Comunicación | Plantillas de correo, boletines, correos enviados y contexto de correo electrónico del CRM. |
| Seguimiento | Clientes, proyectos, tareas, protocolos y documentos. |
Ejemplo de flujo de trabajo
- Crea el evento de la organización y define los datos clave del evento.
- Crea una página de destino para el portal de asistentes.
- Añade módulos específicos del evento: agenda, lugares, plano del recinto, preguntas frecuentes, networking, votaciones, sorteos o sala de chat.
- Configura la venta de entradas, los widgets o el registro si el evento requiere operaciones comerciales o acceso controlado.
- Envía invitaciones o actualizaciones mediante boletines y plantillas de correo.
- Durante el evento, utiliza el estado de los participantes, la información contextual del registro de entrada, las preguntas o los módulos de interacción.
- Después del evento, crea tareas y protocolos de seguimiento para los clientes o el proyecto correspondiente.
Comprobaciones de soporte
Cuando algo no funciona, identifica qué capa es responsable del problema: el registro del evento, el vínculo con el participante o cliente, el módulo de la página de destino, el widget o el proceso de pago, la entrega del correo o el seguimiento en el CRM. Los problemas de eventos suelen afectar a varias pantallas, así que empieza por determinar la responsabilidad antes de cambiar datos.
Conceptos relacionados: Producto: eventos, Panel: eventos de la organización.