Echipe axate pe CRM

Echipele axate pe CRM folosesc Scoutello atunci când informațiile despre clienți și operațiunile de zi cu zi trebuie să fie gestionate alături de experiențele destinate oaspeților. Aceeași organizație poate administra pagini de destinație, tururi, evenimente, newslettere, inboxuri, formulare de contact și activități interne de follow-up dintr-un singur spațiu de lucru.

CRM-ul Scoutello este conceput pentru echipele operaționale care au nevoie de mai mult decât etape ale unui pipeline. Acesta păstrează evidențele clienților aproape de comunicare, sarcini, proiecte, protocoale, documente, newslettere și evenimente, astfel încât echipele să poată înțelege istoricul unei persoane sau organizații.

Cui i se adresează

Acest caz de utilizare se potrivește echipelor care au depășit limitele foilor de calcul, dar nu vor ca persoanele de contact, emailurile, evenimentele, proiectele și conținutul destinat oaspeților să fie împărțite între instrumente separate.

• Echipele din industria ospitalității pot urmări oaspeți, companii, parteneri, solicitări de servicii, sarcini de predare, note despre sejururi și contextul oaspeților care revin.
• Organizatorii de evenimente pot gestiona invitați, participanți, atribuiri către clienți, informații despre check-in, bilete, newslettere, planificarea proiectelor, documente și sarcini de follow-up.
• Asociațiile și comunitățile pot gestiona membri, roluri, acces privat, recomandări, newslettere, evenimente interne și istoricul comunicării.
• Echipele de tururi și destinații pot conecta parteneri, furnizori, ghizi, documente, oferte, evenimente și sarcini operaționale la aceeași organizație care publică experiențe pentru oaspeți.
• Echipele de vânzări, parteneriate și suport pot urmări potențiali clienți, părți interesate, propuneri, demonstrații, fișiere, sarcini și istoricul comunicării fără a exporta date între sisteme.

Activități esențiale

Păstrarea contextului complet pentru fiecare evidență

O evidență de client poate reuni câmpuri de profil, stare, etichete, note, utilizatori asociați, recomandări, abonări la newslettere, participări la evenimente, emailuri, documente, protocoale și sarcini deschise.

Astfel, evidența devine utilă pentru agenții de suport, deoarece aceștia pot răspunde la întrebări precum:

• Cine este această persoană sau companie?
• Ce organizație deține evidența?
• Ce etichete, stări și atribuiri explică de ce apare într-o listă filtrată?
• Ce s-a întâmplat cel mai recent?
• Ce sarcini sunt încă deschise?
• Ce evenimente, newslettere, proiecte sau documente sunt asociate?

Transformarea conversațiilor în activități de follow-up

Protocoalele consemnează ce s-a întâmplat în apeluri, întâlniri, emailuri, note, conversații, demonstrații sau alte interacțiuni. Sarcinile consemnează ce trebuie făcut în continuare. Atunci când o echipă înregistrează un protocol, poate crea imediat sarcini asociate, astfel încât deciziile și promisiunile să devină activități vizibile.

Acest lucru susține predări precum:

1. O persoană de la recepție înregistrează problema unui oaspete ca protocol.
2. O sarcină de follow-up este atribuită persoanei responsabile din echipă.
3. Un document sau un email este atașat evidenței.
4. Tura următoare poate vedea contextul fără să caute prin inboxuri private.

Gestionarea inițiativelor de durată prin proiecte

Proiectele sunt utile atunci când activitatea implică mai multe persoane, etape, evenimente sau documente. Acestea oferă activităților de durată un spațiu comun pentru participanți, sarcini, protocoale, mesaje, fișiere și contextul evenimentelor.

Exemple:

• O serie de evenimente corporate cu invitați, newslettere, bilete, etape ale proiectului și activități de follow-up după eveniment.
• Un parteneriat în industria ospitalității cu mai multe persoane de contact, propuneri, documente semnate, sarcini recurente și note de întâlnire.
• O campanie pentru o destinație care combină evenimente, conținut pentru aplicații web, contacte ale partenerilor și aprobări operaționale.

Comunicarea pe baza datelor CRM actualizate

Newsletterele și emailurile fac parte din CRM deoarece echipele pot comunica folosind aceleași persoane de contact pe care le gestionează în activitatea operațională.

• Listele de newsletter pot reutiliza abonații și atribuirile din CRM, fără a depinde de exporturi CSV ocazionale.
• Emailurile primite pot fi asociate contactelor și proiectelor.
• Istoricul emailurilor trimise oferă echipelor de suport și operaționale o modalitate de a verifica ce a fost transmis din sistem.
• Contextul emailurilor poate fi păstrat alături de protocoale, sarcini și evidențele proiectelor.

Conectarea experienței oaspeților cu operațiunile

Scoutello oferă cele mai bune rezultate atunci când experiența destinată publicului și activitățile interne de follow-up folosesc aceeași sursă de adevăr. Un formular de contact, o înscriere la un eveniment, abonarea la un newsletter, accesul la o pagină de destinație sau o evidență a unui participant la un eveniment pot deveni toate parte din contextul CRM.

Astfel, o echipă poate publica o aplicație web sau o experiență pentru un eveniment și poate păstra în continuare istoricul operațional necesar pentru a oferi suport ulterior.

Exemple de fluxuri de lucru

Follow-up în industria ospitalității

1. Un oaspete care revine sau un contact corporate există ca evidență de client.
2. Echipa înregistrează un protocol pentru un apel, o notă despre sejur sau o solicitare de servicii.
3. Este creată o sarcină pentru persoana responsabilă din echipă.
4. Documente precum propuneri, meniuri sau acorduri sunt atașate.
5. Contactul poate fi adăugat ulterior la un newsletter, eveniment sau proiect, fără a pierde istoricul anterior.

Operațiuni pentru evenimente

1. Contactele sunt importate, create manual sau generate prin înscriere.
2. Organizatorul atribuie clienți unui eveniment sau proiect.
3. Newsletterele și emailurile trimise comunică noutățile.
4. Starea participanților la eveniment, biletele, check-in-ul și documentele rămân conectate.
5. Protocoalele și sarcinile de după eveniment consemnează feedbackul, pașii următori și problemele de suport.

Gestionarea membrilor sau a comunității

1. Membrii sunt evidențe de client asociate utilizatorilor sau rolurilor.
2. Setările de acces controlează ce aplicații web private sau zone ale organizației pot utiliza.
3. Newsletterele, evenimentele, sarcinile și protocoalele țin organizația la curent cu activitatea membrilor.
4. Relațiile și recomandările arată cum sunt conectate persoanele în cadrul comunității.

Ce ar trebui să verifice mai întâi agenții de suport

• Confirmați organizația activă. Înregistrările CRM sunt asociate unei organizații.
• Confirmați rolul utilizatorului și domeniul de permisiuni pentru customer, protocol, task, project, document, newsletter, email sau event.
• Deschideți înregistrarea clientului dacă problema se referă la o persoană, companie, persoană abonată, participant la un eveniment sau expeditor de e-mail.
• Verificați dacă înregistrarea este disponibilă doar persoanei alocate, a fost adăugată extern, este asociată unui utilizator sau este conectată printr-un proiect, eveniment, newsletter, document ori e-mail primit.
• Faceți diferența între navigarea lipsă și datele lipsă. Navigarea lipsă indică de obicei probleme de permisiuni; rândurile lipsă pot indica filtre, domeniul disponibil doar persoanei alocate, căutarea, statutul de arhivat sau spam ori o nepotrivire de organizație.

Concepte asociate: CRM și operațiuni, Gestionarea clienților din tabloul de bord.