Εκδηλώσεις, συνέδρια και εργαστήρια

Το Scoutello υποστηρίζει διοργανωτές που πραγματοποιούν δημόσιες ή εκδηλώσεις μόνο με πρόσκληση και χρειάζονται τόσο μια πύλη συμμετεχόντων όσο και τις λειτουργίες που απαιτούνται για τη διαχείρισή τους. Οι ομάδες μπορούν να δημοσιεύουν πολύγλωσσα προγράμματα, χάρτες, πλακίδια αλληλεπίδρασης, ροές έκδοσης εισιτηρίων ή προσκλήσεων, πληροφορίες για το check-in και προαιρετική βοήθεια με υποστήριξη βοηθού.

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη σελίδα ως σύντομο οδηγό για τον συνδυασμό των λειτουργικών μονάδων του Scoutello γύρω από μια εκδήλωση.

Για ποιους προορίζεται

Αυτή η περίπτωση χρήσης ταιριάζει σε ομάδες που χρειάζονται τόσο αλληλεπίδραση με τους επισκέπτες όσο και λειτουργικό έλεγχο:

• Συνέδρια και εμπορικές εκθέσεις.
• Εργαστήρια και προγράμματα κατάρτισης.
• Εκδηλώσεις φιλοξενίας ή προορισμών.
• Συναντήσεις ενώσεων και συγκεντρώσεις μελών.
• Δημόσια προγράμματα με εγγραφή, έκδοση εισιτηρίων ή check-in.

Εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν

Οι ομάδες εκδηλώσεων συνήθως χρειάζεται να:

1. Δημοσιεύσουν γρήγορα έναν κόμβο για συμμετέχοντες σε κινητές συσκευές.
2. Διατηρούν διαθέσιμα τα προγράμματα, τους χώρους, τις συχνές ερωτήσεις και τα κανάλια επικοινωνίας χωρίς native εφαρμογή.
3. Διαχειρίζονται συμμετέχοντες, προσκλήσεις, εισιτήρια και το ιστορικό πελατών.
4. Ενεργοποιούν τους συμμετέχοντες με πλακίδια αλληλεπίδρασης, όπως συνομιλία, δικτύωση, ψηφοφορίες, κουίζ, κληρώσεις, γκαλερί ή σχέδια χώρων.
5. Πραγματοποιούν ενέργειες μετά την εκδήλωση με εργασίες CRM, πρωτόκολλα, ενημερωτικά δελτία και έργα.

Δομικά στοιχεία του Scoutello

Ανάγκη	Επιφάνεια Scoutello
Λειτουργίες εκδήλωσης	Εκδηλώσεις οργανισμού στην πλαϊνή γραμμή διαχείρισης πελατών.
Πύλη συμμετεχόντων	Σελίδες προορισμού με πλακίδια για εκδήλωση, σχέδιο χώρου, συχνές ερωτήσεις, δωμάτιο συνομιλίας, δικτύωση, ψηφοφορία, κλήρωση, κουίζ και πολυμέσα.
Έκδοση εισιτηρίων και πληρωμές	Παραγγελίες, widgets, επίπεδα τιμών και ροές ολοκλήρωσης αγοράς εισιτηρίων, όπου έχουν ρυθμιστεί.
Επικοινωνία	Πρότυπα email, ενημερωτικά δελτία, απεσταλμένα email και πλαίσιο email στο CRM.
Παρακολούθηση	Πελάτες, έργα, εργασίες, πρωτόκολλα και έγγραφα.

Παράδειγμα ροής εργασίας

1. Δημιουργήστε την εκδήλωση του οργανισμού και ορίστε τα βασικά μεταδεδομένα της.
2. Δημιουργήστε μια σελίδα προορισμού για την πύλη συμμετεχόντων.
3. Προσθέστε πλακίδια ειδικά για την εκδήλωση: πρόγραμμα, χώροι, σχέδιο χώρου, συχνές ερωτήσεις, δικτύωση, ψηφοφορία, κλήρωση ή δωμάτιο συνομιλίας.
4. Ρυθμίστε την έκδοση εισιτηρίων, τα widgets ή την εγγραφή, αν η εκδήλωση απαιτεί εμπορικές συναλλαγές ή ελεγχόμενη πρόσβαση.
5. Στείλτε προσκλήσεις ή ενημερώσεις μέσω ενημερωτικών δελτίων και προτύπων email.
6. Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης, χρησιμοποιήστε την κατάσταση συμμετεχόντων, τις πληροφορίες check-in, τις ερωτήσεις ή τα πλακίδια αλληλεπίδρασης.
7. Μετά την εκδήλωση, δημιουργήστε εργασίες παρακολούθησης και πρωτόκολλα για τους σχετικούς πελάτες ή το έργο.

Έλεγχοι υποστήριξης

Όταν κάτι δεν λειτουργεί σωστά, εντοπίστε ποιο επίπεδο είναι υπεύθυνο για το ζήτημα: η εγγραφή της εκδήλωσης, η σύνδεση συμμετέχοντα/πελάτη, το πλακίδιο της σελίδας προορισμού, το widget/η ολοκλήρωση αγοράς, η παράδοση email ή η παρακολούθηση στο CRM. Τα ζητήματα εκδηλώσεων συχνά αφορούν περισσότερες από μία οθόνες, επομένως ξεκινήστε εντοπίζοντας τον υπεύθυνο πριν αλλάξετε δεδομένα.

Σχετικές έννοιες: Product: events, Dashboard: organization events.