Ομάδες με εστίαση στο CRM

Για ποιους προορίζεται

Αυτή η περίπτωση χρήσης ταιριάζει σε ομάδες που έχουν ξεπεράσει τα λογιστικά φύλλα, αλλά δεν θέλουν οι επαφές, το email, οι εκδηλώσεις, τα έργα και το περιεχόμενο επισκεπτών να είναι διαχωρισμένα σε ξεχωριστά εργαλεία.

• Ομάδες φιλοξενίας: Μπορούν να παρακολουθούν επισκέπτες, εταιρείες, συνεργάτες, αιτήματα υπηρεσιών, εργασίες παράδοσης, σημειώσεις σχετικές με τη διαμονή και πλαίσιο επαναλαμβανόμενων επισκεπτών.
• Διοργανωτές εκδηλώσεων: Μπορούν να διαχειρίζονται προσκεκλημένους, συμμετέχοντες, αναθέσεις πελατών, πλαίσιο check-in, εισιτήρια, ενημερωτικά δελτία, σχεδιασμό έργων, έγγραφα και εργασίες παρακολούθησης.
• Σύλλογοι και κοινότητες: Μπορούν να διαχειρίζονται μέλη, ρόλους, ιδιωτική πρόσβαση, παραπομπές, ενημερωτικά δελτία, εσωτερικές εκδηλώσεις και ιστορικό επικοινωνίας.
• Ομάδες περιηγήσεων και προορισμών: Μπορούν να συνδέουν συνεργάτες, προμηθευτές, οδηγούς, έγγραφα, προσφορές, εκδηλώσεις και λειτουργικές εργασίες με τον ίδιο οργανισμό που δημοσιεύει εμπειρίες επισκεπτών.
• Ομάδες πωλήσεων, συνεργασιών και υποστήριξης: Μπορούν να παρακολουθούν υποψήφιους πελάτες, ενδιαφερόμενους, προτάσεις, παρουσιάσεις, αρχεία, εργασίες και ιστορικό επικοινωνίας χωρίς εξαγωγή δεδομένων μεταξύ συστημάτων.

Βασικές Εργασίες προς Εκτέλεση

Διατήρηση Πλήρους Πλαισίου σε Κάθε Εγγραφή

Μια εγγραφή πελάτη μπορεί να συγκεντρώνει πεδία προφίλ, κατάσταση, ετικέτες, σημειώσεις, συνδεδεμένους χρήστες, παραπομπές, συνδρομές σε ενημερωτικά δελτία, συμμετοχή σε εκδηλώσεις, email, έγγραφα, πρωτόκολλα και ανοιχτές εργασίες.

• Ποιο είναι αυτό το άτομο ή η εταιρεία;
• Ποιος οργανισμός κατέχει την εγγραφή;
• Ποιες ετικέτες, καταστάσεις και αναθέσεις εξηγούν γιατί εμφανίζονται σε μια φιλτραρισμένη λίστα;
• Τι συνέβη πιο πρόσφατα;
• Ποιες εργασίες παραμένουν ανοιχτές;
• Ποιες εκδηλώσεις, ενημερωτικά δελτία, έργα ή έγγραφα είναι συνημμένα;

Μετατροπή Συνομιλιών σε Παρακολούθηση

Τα πρωτόκολλα καταγράφουν τι συνέβη σε κλήσεις, συναντήσεις, email, σημειώσεις, συνομιλίες, παρουσιάσεις ή άλλες αλληλεπιδράσεις. Οι εργασίες καταγράφουν τι πρέπει να γίνει στη συνέχεια. Όταν μια ομάδα καταγράφει ένα πρωτόκολλο, μπορεί να δημιουργήσει άμεσα σχετικές εργασίες, ώστε οι αποφάσεις και οι υποσχέσεις να γίνουν ορατή εργασία.

• Ένα άτομο στην υποδοχή καταγράφει ένα ζήτημα επισκέπτη ως πρωτόκολλο.
• Μια εργασία παρακολούθησης ανατίθεται στον υπεύθυνο συμπαίκτη.
• Ένα έγγραφο ή email επισυνάπτεται στην εγγραφή.
• Η επόμενη βάρδια μπορεί να δει το πλαίσιο χωρίς να ψάχνει σε ιδιωτικά εισερχόμενα.

Διαχείριση Μεγαλύτερων Πρωτοβουλιών με Έργα

Τα έργα είναι χρήσιμα όταν η εργασία εκτείνεται σε πολλά άτομα, ορόσημα, εκδηλώσεις ή έγγραφα. Παρέχουν έναν κοινό χώρο για τους συμμετέχοντες, τις εργασίες, τα πρωτόκολλα, τα email, τα αρχεία και το πλαίσιο εκδηλώσεων για εργασίες μεγαλύτερης διάρκειας.

• Μια σειρά εταιρικών εκδηλώσεων με προσκεκλημένους, ενημερωτικά δελτία, έκδοση εισιτηρίων, ορόσημα έργων και παρακολούθηση μετά την εκδήλωση.
• Μια συνεργασία φιλοξενίας με πολλαπλές επαφές, προτάσεις, υπογεγραμμένα έγγραφα, επαναλαμβανόμενες εργασίες και σημειώσεις συναντήσεων.
• Μια καμπάνια προορισμού που συνδυάζει εκδηλώσεις, περιεχόμενο εφαρμογής ιστού, επαφές συνεργατών και λειτουργικές εγκρίσεις.

Επικοινωνία από Ζωντανά Δεδομένα CRM

Τα ενημερωτικά δελτία και τα email αποτελούν μέρος της ιστορίας του CRM, επειδή οι ομάδες μπορούν να επικοινωνούν χρησιμοποιώντας τις ίδιες επαφές που διαχειρίζονται λειτουργικά.

• Οι λίστες ενημερωτικών δελτίων μπορούν να επαναχρησιμοποιήσουν συνδρομητές και αναθέσεις CRM αντί να βασίζονται σε εφάπαξ εξαγωγές CSV.
• Τα εισερχόμενα email μπορούν να αντιστοιχιστούν με επαφές και έργα.
• Το ιστορικό των απεσταλμένων email παρέχει στην υποστήριξη και τις λειτουργίες έναν τρόπο επαλήθευσης του τι έφυγε από το σύστημα.
• Το πλαίσιο email μπορεί να βρίσκεται δίπλα σε πρωτόκολλα, εργασίες και εγγραφές έργων.

Γεφύρωση Εμπειρίας Επισκέπτη και Λειτουργιών

Το Scoutello είναι ισχυρότερο όταν η δημόσια εμπειρία και η εσωτερική παρακολούθηση χρησιμοποιούν την ίδια πηγή αλήθειας. Μια φόρμα επικοινωνίας, η εγγραφή σε εκδήλωση, η εγγραφή σε ενημερωτικό δελτίο, η πρόσβαση σε σελίδα προορισμού ή η εγγραφή συμμετέχοντα σε εκδήλωση μπορούν όλα να γίνουν μέρος του πλαισίου CRM.

Αυτό σημαίνει ότι μια ομάδα μπορεί να δημοσιεύσει μια εμπειρία εφαρμογής ιστού ή εκδήλωσης και να διατηρήσει το λειτουργικό ιστορικό που απαιτείται για την υποστήριξη των ατόμων στη συνέχεια.

Παραδείγματα Ροών Εργασίας

Παρακολούθηση Φιλοξενίας

• Ένας επαναλαμβανόμενος επισκέπτης ή εταιρικός πελάτης υπάρχει ως πελάτης.
• Η ομάδα καταγράφει ένα πρωτόκολλο για μια κλήση, σημείωση διαμονής ή αίτημα υπηρεσίας.
• Δημιουργείται μια εργασία για τον υπεύθυνο συμπαίκτη.
• Επισυνάπτονται έγγραφα όπως προτάσεις, μενού ή συμφωνίες.
• Ο πελάτης μπορεί αργότερα να προστεθεί σε ένα ενημερωτικό δελτίο, εκδήλωση ή έργο χωρίς να χαθεί το προηγούμενο ιστορικό.

Λειτουργίες Εκδηλώσεων

• Οι επαφές εισάγονται, δημιουργούνται χειροκίνητα ή δημιουργούνται μέσω εγγραφής.
• Ο διοργανωτής αναθέτει πελάτες σε μια εκδήλωση ή έργο.
• Τα ενημερωτικά δελτία και τα απεσταλμένα email επικοινωνούν ενημερώσεις.
• Η κατάσταση συμμετέχοντα στην εκδήλωση, η έκδοση εισιτηρίων, το check-in και τα έγγραφα παραμένουν συνδεδεμένα.
• Τα πρωτόκολλα και οι εργασίες μετά την εκδήλωση καταγράφουν σχόλια, επόμενα βήματα και ζητήματα υποστήριξης.

Διαχείριση Μελών ή Κοινότητας

• Τα μέλη είναι εγγραφές πελατών που συνδέονται με χρήστες ή ρόλους.
• Οι ρυθμίσεις πρόσβασης ελέγχουν ποιες ιδιωτικές περιοχές εφαρμογής ιστού ή οργανισμού μπορούν να χρησιμοποιήσουν.
• Τα ενημερωτικά δελτία, οι εκδηλώσεις, οι εργασίες και τα πρωτόκολλα ενημερώνουν την οργάνωση σχετικά με τη δραστηριότητα των μελών.
• Οι σχέσεις και οι παραπομπές δείχνουν πώς συνδέονται τα άτομα μέσα στην κοινότητα.

Τι Πρέπει να Ελέγχουν Πρώτα οι Υπάλληλοι Υποστήριξης

• Επιβεβαιώστε τον ενεργό οργανισμό. Οι εγγραφές CRM έχουν εμβέλεια οργανισμού.
• Επιβεβαιώστε τον ρόλο χρήστη και το εύρος δικαιωμάτων για πελάτη, πρωτόκολλο, εργασία, έργο, έγγραφο, ενημερωτικό δελτίο, email ή εκδήλωση.
• Ανοίξτε την εγγραφή πελάτη εάν το ζήτημα αφορά ένα άτομο, εταιρεία, συνδρομητή, συμμετέχοντα σε εκδήλωση ή αποστολέα email.
• Ελέγξτε εάν η εγγραφή έχει ανατεθεί μόνο, έχει προστεθεί εξωτερικά, έχει συνδεθεί με χρήστη ή έχει συνδεθεί μέσω έργου, εκδήλωσης, ενημερωτικού δελτίου, εγγράφου ή εισερχόμενου email.
• Διακρίνετε μεταξύ έλλειψης πλοήγησης και έλλειψης δεδομένων. Η έλλειψη πλοήγησης συνήθως υποδεικνύει δικαιώματα· οι ελλείπουσες γραμμές μπορεί να υποδεικνύουν φίλτρα, εμβέλεια μόνο ανάθεσης, αναζήτηση, αρχειοθετημένη/ανεπιθύμητη κατάσταση ή αναντιστοιχία οργανισμού.

Σχετικές έννοιες

CRM και λειτουργίες, Διαχείριση πελατών πίνακα ελέγχου.