Evenementen

De evenementfunctionaliteit van Scoutello omvat planning, deelname, operationele beheerfuncties, commercegerichte ticketstructuren en gastgerichte landingspagina's voor ontdekking en interactie.

Evenementen bevinden zich op het snijvlak van CRM, webapps voor gasten en commerce. Ze zijn geschikt voor conferenties, workshops, hospitality-evenementen, bijeenkomsten van leden, programma's op bestemmingen, interne sessies en publieke ervaringen.

Kernconcepten

• Evenement van de organisatie: Het evenementrecord binnen de tenant, beheerd vanuit /organizations/:id/events.
• Deelnemers: Records van deelnemers of genodigden die aan een specifiek evenement zijn gekoppeld en optioneel aan CRM-klanten zijn verbonden.
• Klanten: De bredere CRM-contactrecords waarin ook geschiedenis buiten één evenement kan worden vastgelegd.
• Landingspagina's en tegels: Gastgerichte evenementpagina's, agenda's, plattegronden, chats, loterijen, stemmingen, networking en andere interactiemodules.
• Bestellingen en betalingen: Commercerecords die door ticketing- of checkoutflows worden aangemaakt.
• E-mailsjablonen en nieuwsbrieven: Communicatiekanalen voor bevestigingen, herinneringen, updates en opvolging.

Typische evenementenworkflow

1. Maak het evenement aan binnen de actieve organisatie.
2. Voeg datums, locatie- en adresgegevens, tags, beschrijvingen en verantwoordelijke medewerkers toe.
3. Configureer deelnemergroepen, registratie-instellingen, ticketing of toegangsregels wanneer dat relevant is.
4. Koppel een landingspagina of maak er een aan voor gastgerichte informatie en evenementtegels.
5. Bereid e-mailsjablonen, nieuwsbrieven, widgets of QR-links voor promotie voor.
6. Houd tijdens het evenement deelnemers, check-ins, vragen, networking en interactiemodules in de gaten.
7. Koppel na het evenement opvolgtaken, verslagen, documenten en klantgeschiedenis in CRM.

Interactie voor gasten

Evenementen werken het best wanneer het operationele record en de webapp voor gasten dezelfde bron van waarheid gebruiken. Een openbare landingspagina kan het volgende tonen:

• Informatie over programma en locatie.
• Plattegronden en locaties.
• Contactformulieren en veelgestelde vragen.
• Tegels voor networking, stemmingen, quizzen, loterijen, chatrooms of mediagalerijen.
• Aanbiedingen en sponsorcontent.
• Toegangspunten voor ticketing of checkout.

Gasten volgen een browsergerichte gebruikersreis, terwijl het team de context rond deelnemers, content en opvolging in het dashboard beheert.

Ondersteuningscontroles

Bepaal bij het oplossen van problemen met evenementen of het probleem betrekking heeft op het evenementrecord van de organisatie, de gastgerichte landingspagina, de koppeling tussen deelnemer en klant, de e-mailbezorging of de checkout. Zo kan een persoon wel een deelnemerrecord voor een evenement hebben zonder de verwachte CRM-klantkoppeling, terwijl er al een bestelling bestaat en de toegang tot het evenement nog moet worden onderzocht.

Gerelateerde concepten: Use case: events, Dashboard: events.