Evenementen

De event-tooling van Scoutello omvat planning, deelname, operationele controles, op de handel gerichte ticketstructuren en gastgerichte landingservaringen voor ontdekking en interactie.

Evenementen bevinden zich tussen CRM, gastenwebapps en handel. Ze kunnen worden gebruikt voor conferenties, workshops, horeca-evenementen, bijeenkomsten van leden, bestemmingsprogrammering, interne sessies of publieke ervaringen.

Kernconcepten

• Organisatie-evenement: Het tenant-specifieke evenementrecord dat wordt beheerd vanuit /organizations/:id/events.
• Deelnemers: Records van deelnemers of genodigden die aan een specifiek evenement zijn gekoppeld en optioneel zijn gekoppeld aan CRM-klanten.
• Klanten: De bredere CRM-contactrecords die geschiedenis kunnen bevatten die verder gaat dan één evenement.
• Landingspagina's en tegels: Gastgerichte evenementpagina's, agenda's, plattegronden, chats, loterijen, stemmen, netwerken en andere interactiemodules.
• Bestellingen en betalingen: Handelrecords die zijn gemaakt door ticketing- of afrekenstromen.
• E-mailsjablonen en nieuwsbrieven: Communicatieoppervlakken voor bevestigingen, herinneringen, updates en follow-up.

Typische evenementenworkflow

1. Maak het evenement aan binnen de actieve organisatie.
2. Voeg datums, plaats/adrescontext, tags, beschrijvingen en verantwoordelijk personeel toe.
3. Configureer deelnemersgroepen, registratie-instellingen, ticketing of toegangsregels indien relevant.
4. Koppel of maak een landingspagina voor gastgerichte informatie en evenementtegels.
5. Bereid e-mailsjablonen, nieuwsbrieven, widgets of QR-links voor promotie voor.
6. Bewaak tijdens het evenement deelnemers, check-ins, vragen, netwerken of betrokkenheidsmodules.
7. Verbind na het evenement follow-up taken, protocollen, documenten en klantgeschiedenis in CRM.

Gastbetrokkenheid

Evenementen werken het best wanneer het operationele record en de gastenwebapp dezelfde bron van waarheid gebruiken. Een openbare landingspagina kan weergeven:

• Schema- en locatie-informatie.
• Plattegronden en locaties.
• Contactformulieren en veelgestelde vragen.
• Netwerk-, stem-, quiz-, loterij-, chatroom- of mediagalerijtegels.
• Aanbiedingen en sponsorinhoud.
• Instappunten voor ticketing of afrekenen.

Gasten blijven in een browser-first reis, terwijl het team de context van deelnemers, inhoud en follow-up in het dashboard bewaart.

Ondersteuningscontroles

Identificeer bij het oplossen van problemen met evenementen of het probleem behoort tot het organisatie-evenementrecord, de gastenlandingspagina, de koppeling van deelnemer/klant, e-mailbezorging of afrekenen. Een persoon kan bijvoorbeeld een evenementdeelnemersrecord hebben zonder de verwachte CRM-klantkoppeling, en een bestelling kan bestaan terwijl de toegang tot het evenement nog moet worden onderzocht.

Gerelateerde concepten: Use case: evenementen, Dashboard: evenementen.