CRM中心のチーム

CRM中心のチームは、顧客の記憶と日常業務をゲスト向けのエクスペリエンスと並行して維持する必要がある場合にScoutelloを使用します。同じ組織が、ランディングページ、ツアー、イベント、ニュースレター、受信トレイ、お問い合わせフォーム、および内部フォローアップを1つのワークスペースから実行できます。

ScoutelloのCRMは、パイプラインステージ以上のものを必要とする運用チームのために構築されています。顧客レコードをコミュニケーション、タスク、プロジェクト、プロトコル、ドキュメント、ニュースレター、およびイベントの近くに保持するため、チームは個人または組織の背後にある履歴を理解できます。

対象者

このユースケースは、スプレッドシートでは対応できなくなったが、連絡先、メール、イベント、プロジェクト、ゲストコンテンツが個別のツールに分散していることを望まないチームに適しています。

• ホスピタリティチームは、ゲスト、企業、パートナー、サービスリクエスト、引き継ぎタスク、滞在関連のメモ、およびリピートゲストのコンテキストを追跡できます。
• イベント主催者は、招待者、参加者、顧客の割り当て、チェックインのコンテキスト、チケット、ニュースレター、プロジェクト計画、ドキュメント、およびフォローアップタスクを管理できます。
• 協会およびコミュニティは、メンバー、役割、プライベートアクセス、紹介、ニュースレター、内部イベント、およびコミュニケーション履歴を管理できます。
• ツアーおよびデスティネーションチームは、パートナー、サプライヤー、ガイド、ドキュメント、オファー、イベント、および運用タスクを、ゲストエクスペリエンスを発行するのと同じ組織に接続できます。
• 営業、パートナーシップ、サポートチームは、システム間でデータをエクスポートすることなく、見込み客、関係者、提案、デモ、ファイル、タスク、およびコミュニケーション履歴を追跡できます。

コアジョブ

各レコードの完全なコンテキストを維持する

顧客レコードは、プロファイルフィールド、ステータス、タグ、メモ、リンクされたユーザー、紹介、ニュースレター購読、イベント参加、メール、ドキュメント、プロトコル、および未完了のタスクをまとめることができます。

これにより、サポートエージェントは次のような質問に答えることができるため、レコードが役立ちます。

• この個人または企業は誰ですか？
• どの組織がレコードを所有していますか？
• フィルタリングされたリストに表示される理由を説明するタグ、ステータス、および割り当ては何ですか？
• 最近何が起こりましたか？
• どのタスクがまだ未完了ですか？
• どのイベント、ニュースレター、プロジェクト、またはドキュメントが添付されていますか？

会話をフォローアップに転換する

プロトコルは、通話、会議、メール、メモ、チャット、デモ、またはその他のインタラクションで何が起こったかをキャプチャします。タスクは、次に何が起こる必要があるかをキャプチャします。チームがプロトコルを記録すると、すぐにタスクを作成できるため、決定と約束が目に見える作業になります。

これは、次のような引き継ぎをサポートします。

1. フロントデスク担当者がゲストの問題をプロトコルとして記録します。
2. フォローアップタスクが担当のチームメンバーに割り当てられます。
3. ドキュメントまたはメールがレコードに添付されます。
4. 次のシフトは、プライベートな受信トレイを検索することなくコンテキストを確認できます。

プロジェクトで長期的なイニシアチブを管理する

プロジェクトは、作業が複数の担当者、マイルストーン、イベント、またはドキュメントにまたがる場合に役立ちます。それらは、参加者、タスク、プロトコル、メール、ファイル、およびイベントコンテキストのための共有場所を、より長期的な作業に提供します。

例：

• 招待者、ニュースレター、チケット発行、プロジェクトマイルストーン、およびイベント後のフォローアップを含む法人イベントシリーズ。
• 複数の連絡先、提案、署名済みドキュメント、定期的なタスク、および会議メモを管理するホスピタリティパートナーシップ。
• イベント、Webアプリコンテンツ、パートナー連絡先、および運用承認を組み合わせたツアーオペレーションキャンペーン。

ライブCRMデータからコミュニケーションする

ニュースレターとメールは、運用上管理しているのと同じ連絡先を使用してコミュニケーションできるため、CRMストーリーの一部です。

• ニュースレターリストは、使い捨てのCSVエクスポートに依存するのではなく、CRM購読者と割り当てを再利用できます。
• 受信メールは、連絡先やプロジェクトに一致させることができます。
• 送信済みメールの履歴は、サポートおよび運用担当者に、システムから送信されたものを確認する方法を提供します。
• メールコンテキストは、プロトコル、タスク、およびプロジェクトレコードの近くに配置できます。

ゲストエクスペリエンスと運用を橋渡しする

Scoutelloは、公開されているエクスペリエンスと内部フォローアップが同じ信頼できるソースを使用する場合に最も強力になります。お問い合わせフォーム、イベント登録、ニュースレターサインアップ、ランディングページアクセス、またはイベント参加者のレコードはすべて、CRMコンテキストの一部になります。

これは、チームがWebアプリまたはイベントエクスペリエンスを発行しながら、後で人々をサポートするために必要な運用履歴を維持できることを意味します。

サンプルワークフロー

ホスピタリティフォローアップ

1. リピートゲストまたは法人連絡先が顧客として存在します。
2. チームは、通話、滞在メモ、またはサービスリクエストのプロトコルを記録します。
3. 担当のチームメンバーにタスクが作成されます。
4. 提案、メニュー、または契約などのドキュメントが添付されます。
5. 後で、以前の履歴を失うことなく、連絡先をニュースレター、イベント、またはプロジェクトに追加できます。

イベントオペレーション

1. 連絡先はインポートされるか、手動で作成されるか、登録を通じて生成されます。
2. 主催者は、イベントまたはプロジェクトに顧客を割り当てます。
3. ニュースレターと送信済みメールが更新を伝えます。
4. イベント参加者のステータス、チケット発行、チェックイン、およびドキュメントは接続されたままになります。
5. イベント後のプロトコルとタスクは、フィードバック、次のステップ、およびサポートの問題をキャプチャします。

メンバーまたはコミュニティ管理

1. メンバーは、ユーザーまたは役割にリンクされた顧客レコードです。
2. アクセス設定により、どのプライベートWebアプリまたは組織領域を使用できるかが制御されます。
3. ニュースレター、イベント、タスク、およびプロトコルにより、組織はメンバーの活動について情報を得ることができます。
4. 関係と紹介は、コミュニティ内で人々がどのように接続されているかを示します。

サポートエージェントが最初に確認すべきこと

• アクティブな組織を確認します。CRMレコードは組織スコープです。
• customer、protocol、task、project、document、newsletter、email、またはeventのユーザーロールと権限スコープを確認します。
• 問題が個人、企業、購読者、イベント参加者、またはメール送信者に関する場合は、顧客レコードを開きます。
• レコードが割り当て専用か、外部から追加されたか、ユーザーにリンクされているか、またはプロジェクト、イベント、ニュースレター、ドキュメント、または受信メールを通じて接続されているかを確認します。
• ナビゲーションの欠落とデータの欠落を区別します。ナビゲーションの欠落は通常、権限を示し、行の欠落は、フィルター、割り当て専用スコープ、検索、アーカイブ/スパムステータス、または組織の不一致を示す可能性があります。

関連コンセプト: CRMと運用、ダッシュボード顧客管理。