プロトコル

プロトコルは、メモ、通話、会議、メール、チャット、デモ、訪問、決定事項、エスカレーション、引き継ぎのコンテキストなど、構造化されたインタラクション履歴をキャプチャします。

ルート: /organizations/:id/protocols

製品UIでは、顧客および関連レコードに添付されたプロトコルエントリとして表示されます。これは、チームが記録したインタラクションのログと考えることができます。

プロトコルの位置づけ

プロトコルは、監査可能で検索可能なインタラクションの記録をチームに提供します。

一般的な例:

• ゲスト、メンバー、パートナー、リード、スポンサー、またはサプライヤーとの通話。
• 顧客またはプロジェクトに関連付けられた会議のメモ。
• フォローアップ結果を伴うデモまたはセールスコミュニケーション。
• シフト間のサポート引き継ぎ。
• 顧客のタイムラインの横に配置すべきメール、チャット、またはメモ。
• タスクが作成された理由を説明するプロジェクトまたはマイルストーンの更新。
• 十分なアクセス権を持つユーザーのみが表示できる、プライベートな内部メモ。

プロトコルは「何が起こったか？」に答え、タスクは「次に何をすべきか？」に答えます。

プロトコルのフィールド

プロトコルレコードには以下の情報を含めることができます:

• タイプ: note、call、video call、email、chat、meeting、demo、またはその他。
• 方向: メールおよび通話スタイルのインタラクションの場合、inbound（着信）または outbound（発信）。
• 結果: open（未解決）、successful（成功）、follow-up needed（要フォローアップ）、not interested（興味なし）、no response（無応答）、またはrescheduled（リスケジュール）。
• 件名: インタラクションの簡単な要約。
• 説明: より詳細なフォーマットされたメモ。
• 日付: インタラクションが発生した日時。
• 期間: 時間が関連するプロトコルタイプの場合に表示される分数。
• 顧客: 組織全体のプロトコルビューから作成された場合、関連する顧客。
• プライバシー: プロトコルがプライベートかどうか。
• ドキュメント/ファイル: プロトコルに関連付けられた添付ファイル。
• タスク: プロトコルと一緒に作成されたフォローアップタスク。
• プロジェクトとマイルストーン: プロジェクトワークフローからプロトコルが記録された場合のオプションのコンテキスト。

プロトコルのタイプ

サポートされているプロトコルのタイプ値は以下のとおりです:

• note
• call
• videoCall
• email
• chat
• meeting
• demo
• other

一部のタイプは、時間制限のあるインタラクションを表すため、期間をサポートしています。メモやメールスタイルのレコードは、通常、期間ではなくコンテンツに関するものです。

結果と方向

結果は、チームが履歴を迅速にスキャンするのに役立ちます:

• open: 未解決または分類されていない状態。
• successful: ポジティブに完了した状態。
• follow_up_needed: フォローアップ作業が期待される状態。
• not_interested: 連絡先が辞退したか、現在興味がない状態。
• no_response: アウトリーチに返答がなかった状態。
• rescheduled: インタラクションが別の時間に移動された状態。

方向は、メールおよび通話のようなフローで利用可能です:

• inbound: 顧客または外部関係者が組織に連絡した。
• outbound: 組織が顧客または外部関係者に連絡した。

ビューとエントリーポイント

プロトコルは複数の場所に表示されます:

• 組織のプロトコルリスト: アクティブな組織の表示可能なすべてのプロトコル。
• 顧客詳細タブ: 特定の顧客のプロトコル。
• プロジェクト詳細タブ: プロジェクトにリンクされたプロトコル。
• マイルストーン詳細ページ/タブ: マイルストーンにリンクされたプロトコル。
• ドキュメント詳細: ドキュメントにリンクされたプロトコル。
• 顧客インタラクションが一般的なタイムラインエントリに変換されるタイムラインスタイルのビュー。

したがって、同じプロトコルが複数のコンテキストで重要になる可能性があります。サポートの場合、顧客、プロジェクト、マイルストーン、およびドキュメントのリンクを使用して、特定のビューにプロトコルが表示される理由を理解してください。

フォローアップタスクの作成

インタラクションで次のステップが発生した場合、ユーザーはプロトコル作成時にタスクを追加できます:

1. 通話、会議、メール、またはメモをプロトコルとして記録します。
2. 名前、期日、担当者、タグ、プライバシー設定を持つ1つ以上のタスクを追加します。
3. プロトコルはコンテキストを保持し、タスクはタスクビューおよび関連する顧客/プロジェクトコンテキストに表示されます。

これは、サポートおよびオペレーションチームの主要な引き継ぎパターンです。

プライバシーと権限

プロトコルのナビゲーションは、ユーザーがプロトコルをリストまたは読み取ることができる場合に表示されます。作成、編集、削除は、protocol権限に依存します。プロトコルの行とアクションは、関連する顧客の割り当て済み/担当コンテキストによっても影響を受ける可能性があります。

プライベートプロトコルは、機密性の高い内部コンテキストを対象としています。ユーザーが他のチームメンバーが見ることができるプロトコルを見ることができない場合は、以下を確認してください:

• ユーザーのprotocolリスト/読み取り権限。
• 割り当て済みのみのスコープ。
• プロトコルがプライベートかどうか。
• プロトコルが、ユーザーがアクセスできない顧客、プロジェクト、またはマイルストーンに添付されているかどうか。
• ユーザーが組織全体のビューを見ているか、フィルタリングされた顧客/プロジェクトビューを見ているか。

一般的なサポートシナリオ

顧客のタイムラインにプロトコルが表示されない

プロトコルが期待される顧客に添付されているか確認してください。プロジェクトまたはマイルストーンのコンテキストから作成された場合、顧客には添付されず、プロジェクト/マイルストーンに添付されている可能性があります。

プロジェクトコンテキストにプロトコルが表示される

プロトコルはプロジェクトやマイルストーンにリンクできます。これは、インタラクションが直接の顧客履歴だけでなく、デリバリー作業の一部である場合に期待されます。

プロトコルがタスクを作成したが、タスクが表示されない

タスクの権限、割り当て済みのみのタスクフィルタリング、完了済みタスクの表示フィルタ、顧客/プロジェクト/マイルストーンのコンテキスト、およびタスクのステータスを確認してください。

添付ファイルが見つけにくい

プロトコルのファイルは、プロトコルの詳細コンテキストに表示される場合があり、ドキュメントワークフローに関連する場合もあります。ドキュメントライブラリと関連する顧客/プロジェクト/ドキュメントタブを確認してください。

関連概念: タスク、顧客。