प्रोटोकॉल

प्रोटोकॉल संरचित इंटरैक्शन इतिहास दर्ज करते हैं: नोट्स, कॉल, मीटिंग, ईमेल, चैट, डेमो, विज़िट, निर्णय, एस्केलेशन और हैंडऑफ़ का संदर्भ।

रूट: /organizations/:id/protocols

प्रोडक्ट UI में ये ग्राहकों और संबंधित रिकॉर्ड से जुड़े प्रोटोकॉल एंट्री के रूप में दिखाई देते हैं—इन्हें टीम के लिखित लॉग की तरह समझें, जिसमें दर्ज होता है कि क्या हुआ।

प्रोटोकॉल की भूमिका

प्रोटोकॉल टीम को किसी इंटरैक्शन का ऑडिट योग्य और खोजने योग्य रिकॉर्ड देते हैं।

सामान्य उदाहरण:

• किसी अतिथि, सदस्य, पार्टनर, लीड, प्रायोजक या सप्लायर के साथ हुई कॉल।
• किसी ग्राहक या प्रोजेक्ट से जुड़ा मीटिंग नोट।
• फ़ॉलो-अप परिणाम वाली डेमो या बिक्री बातचीत।
• शिफ्ट के बीच सपोर्ट हैंडऑफ़।
• ऐसा ईमेल, चैट या नोट जिसे ग्राहक टाइमलाइन के साथ रखना आवश्यक हो।
• प्रोजेक्ट या माइलस्टोन अपडेट, जिसमें बताया गया हो कि टास्क क्यों बनाए गए।
• केवल पर्याप्त एक्सेस वाले उपयोगकर्ताओं को दिखाई देने वाला निजी आंतरिक नोट।

प्रोटोकॉल का उत्तर होता है, “क्या हुआ?” टास्क का उत्तर होता है, “अब क्या होना चाहिए?”

प्रोटोकॉल फ़ील्ड

प्रोटोकॉल रिकॉर्ड में ये जानकारी हो सकती है:

• प्रकार: नोट, कॉल, वीडियो कॉल, ईमेल, चैट, मीटिंग, डेमो या अन्य।
• दिशा: ईमेल और कॉल जैसे इंटरैक्शन के लिए इनबाउंड या आउटबाउंड।
• परिणाम: खुला, सफल, फ़ॉलो-अप आवश्यक, रुचि नहीं, कोई प्रतिक्रिया नहीं या पुनर्निर्धारित।
• विषय: इंटरैक्शन का संक्षिप्त सारांश।
• विवरण: लंबे, फ़ॉर्मैट किए गए नोट्स।
• तारीख: इंटरैक्शन कब हुआ।
• अवधि: मिनटों में, उन प्रोटोकॉल प्रकारों के लिए जहाँ अवधि प्रासंगिक हो।
• ग्राहक: संबंधित ग्राहक, जब प्रोटोकॉल संगठन-व्यापी प्रोटोकॉल दृश्य से बनाया गया हो।
• गोपनीयता: प्रोटोकॉल निजी है या नहीं।
• दस्तावेज़/फ़ाइलें: प्रोटोकॉल से जुड़े अटैचमेंट।
• टास्क: प्रोटोकॉल के साथ बनाए गए फ़ॉलो-अप टास्क।
• प्रोजेक्ट और माइलस्टोन: प्रोजेक्ट वर्कफ़्लो से प्रोटोकॉल लॉग किए जाने पर वैकल्पिक संदर्भ।

प्रोटोकॉल प्रकार

समर्थित प्रोटोकॉल प्रकार मानों में शामिल हैं:

• note
• call
• videoCall
• email
• chat
• meeting
• demo
• other

कुछ प्रकारों में अवधि होती है, क्योंकि वे निश्चित समय तक चलने वाले इंटरैक्शन दर्शाते हैं। नोट्स और ईमेल जैसे रिकॉर्ड आमतौर पर अवधि के बजाय सामग्री पर केंद्रित होते हैं।

परिणाम और दिशा

परिणाम टीमों को इतिहास जल्दी स्कैन करने में मदद करते हैं:

• open: अभी तक अनसुलझा या वर्गीकृत नहीं।
• successful: सकारात्मक रूप से पूरा हुआ।
• follow_up_needed: फ़ॉलो-अप कार्य अपेक्षित है।
• not_interested: संपर्क ने मना कर दिया या वर्तमान में रुचि नहीं रखता।
• no_response: संपर्क करने पर कोई प्रतिक्रिया नहीं मिली।
• rescheduled: इंटरैक्शन को किसी अन्य समय के लिए स्थानांतरित किया गया।

ईमेल और कॉल जैसे फ़्लो के लिए दिशा उपलब्ध होती है:

• inbound: ग्राहक या बाहरी पक्ष ने संगठन से संपर्क किया।
• outbound: संगठन ने ग्राहक या बाहरी पक्ष से संपर्क किया।

दृश्य और प्रवेश बिंदु

प्रोटोकॉल कई स्थानों पर दिखाई देते हैं:

• संगठन प्रोटोकॉल सूची: सक्रिय संगठन के सभी दिखाई देने वाले प्रोटोकॉल।
• ग्राहक विवरण टैब: किसी विशिष्ट ग्राहक के प्रोटोकॉल।
• प्रोजेक्ट विवरण टैब: किसी प्रोजेक्ट से जुड़े प्रोटोकॉल।
• माइलस्टोन विवरण पेज/टैब: किसी माइलस्टोन से जुड़े प्रोटोकॉल।
• दस्तावेज़ विवरण: किसी दस्तावेज़ से जुड़े प्रोटोकॉल।
• टाइमलाइन-शैली के दृश्य, जहाँ ग्राहक इंटरैक्शन को सामान्य टाइमलाइन एंट्री में बदला जाता है।

इसलिए एक ही प्रोटोकॉल कई संदर्भों में महत्वपूर्ण हो सकता है। सपोर्ट के लिए ग्राहक, प्रोजेक्ट, माइलस्टोन और दस्तावेज़ लिंक देखें, ताकि समझा जा सके कि कोई प्रोटोकॉल किसी विशिष्ट दृश्य में क्यों दिखाई देता है।

फ़ॉलो-अप टास्क बनाना

जब किसी इंटरैक्शन से अगले कदम निकलते हैं, तो प्रोटोकॉल बनाते समय टास्क जोड़े जा सकते हैं:

1. कॉल, मीटिंग, ईमेल या नोट को प्रोटोकॉल के रूप में लॉग करें।
2. नाम, नियत तारीख, असाइनी, टैग और गोपनीयता सेटिंग के साथ एक या अधिक टास्क जोड़ें।
3. प्रोटोकॉल संदर्भ को सुरक्षित रखता है, और टास्क टास्क दृश्यों तथा संबंधित ग्राहक/प्रोजेक्ट संदर्भों में दिखाई देते हैं।

सपोर्ट और ऑपरेशंस टीमों के लिए यह मुख्य हैंडऑफ़ पैटर्न है।

गोपनीयता और अनुमतियाँ

जब उपयोगकर्ता प्रोटोकॉल की सूची देख या पढ़ सकता है, तब प्रोटोकॉल नेविगेशन दिखाई देता है। बनाना, संपादित करना और हटाना protocol अनुमतियों पर निर्भर करता है। संबंधित ग्राहक के असाइन किए गए/ज़िम्मेदार संदर्भ से प्रोटोकॉल की पंक्तियाँ और कार्रवाइयाँ भी प्रभावित हो सकती हैं।

निजी प्रोटोकॉल संवेदनशील आंतरिक संदर्भ के लिए होते हैं। यदि कोई उपयोगकर्ता ऐसा प्रोटोकॉल नहीं देख पा रहा है जिसे टीम का कोई अन्य सदस्य देख सकता है, तो जाँचें:

• उपयोगकर्ता की protocol सूची/पठन अनुमतियाँ।
• केवल असाइन किए गए रिकॉर्ड का दायरा।
• प्रोटोकॉल निजी है या नहीं।
• प्रोटोकॉल किसी ऐसे ग्राहक, प्रोजेक्ट या माइलस्टोन से जुड़ा है या नहीं, जिसका एक्सेस उपयोगकर्ता के पास नहीं है।
• उपयोगकर्ता संगठन-व्यापी दृश्य देख रहा है या फ़िल्टर किया हुआ ग्राहक/प्रोजेक्ट दृश्य।

सामान्य सपोर्ट परिदृश्य

ग्राहक टाइमलाइन में प्रोटोकॉल दिखाई नहीं दे रहा

जाँचें कि प्रोटोकॉल अपेक्षित ग्राहक से जुड़ा है या नहीं। यदि इसे किसी प्रोजेक्ट या माइलस्टोन संदर्भ से बनाया गया था, तो यह ग्राहक से नहीं बल्कि प्रोजेक्ट/माइलस्टोन से जुड़ा हो सकता है।

प्रोटोकॉल प्रोजेक्ट संदर्भ में दिखाई दे रहा है

प्रोटोकॉल प्रोजेक्ट और माइलस्टोन से जुड़े हो सकते हैं। जब इंटरैक्शन केवल सीधे ग्राहक इतिहास का हिस्सा न होकर डिलीवरी कार्य का हिस्सा हो, तब यह अपेक्षित है।

प्रोटोकॉल ने टास्क बनाए, लेकिन टास्क दिखाई नहीं दे रहे

टास्क अनुमतियाँ, केवल असाइन किए गए टास्क का फ़िल्टर, पूर्ण टास्क दिखाएँ फ़िल्टर, ग्राहक/प्रोजेक्ट/माइलस्टोन संदर्भ और टास्क स्थिति जाँचें।

अटैचमेंट ढूँढना कठिन है

प्रोटोकॉल फ़ाइलें प्रोटोकॉल विवरण संदर्भ में दिखाई दे सकती हैं और दस्तावेज़ वर्कफ़्लो से भी संबंधित हो सकती हैं। दस्तावेज़ लाइब्रेरी तथा संबंधित ग्राहक/प्रोजेक्ट/दस्तावेज़ टैब जाँचें।

संबंधित अवधारणाएँ: टास्क, ग्राहक।