Hopp til hovedinnhold

Protokoller

Protokoller fanger opp strukturert interaksjonshistorikk: notater, samtaler, møter, e-poster, chatter, demoer, besøk, beslutninger, eskaleringer og overleveringskontekst.

Rute: /organizations/:id/protocols

I produktets brukergrensesnitt vises de som protokoll-oppføringer knyttet til kunder og relaterte poster – tenk på dem som teamets skriftlige logg over hva som skjedde.

Hvor Protokoller Passer Inn​

Protokoller gir teamet en reviderbar, søkbar oversikt over en interaksjon.

Vanlige eksempler:

  • En samtale med en gjest, et medlem, en partner, en potensiell kunde, en sponsor eller en leverandør.
  • Et møtenotat knyttet til en kunde eller et prosjekt.
  • En demo eller salgssamtale med oppfølgingsresultat.
  • En support-overlevering mellom skift.
  • En e-post, chat eller et notat som bør ligge ved kundens tidslinje.
  • En prosjekt- eller milepæloppdatering som forklarer hvorfor oppgaver ble opprettet.
  • Et privat internt notat synlig kun for brukere med tilstrekkelig tilgang.

Protokoller svarer på "hva skjedde?" Oppgaver svarer på "hva må skje videre?"

Protokollfelter​

Protokollposter kan inneholde:

  • Type: notat, samtale, videosamtale, e-post, chat, møte, demo eller annet.
  • Retning: innkommende eller utgående for e-post- og samtale-lignende interaksjoner.
  • Resultat: åpen, vellykket, oppfølging nødvendig, ikke interessert, ingen respons, eller utsatt.
  • Emne: kort sammendrag av interaksjonen.
  • Beskrivelse: lengre formaterte notater.
  • Dato: når interaksjonen fant sted.
  • Varighet: minutter, vist for protokolltyper der varighet er relevant.
  • Kunde: den relaterte kunden, når den opprettes fra den organisasjonsomfattende protokollvisningen.
  • Personvern: om protokollen er privat.
  • Dokumenter/filer: vedlegg knyttet til protokollen.
  • Oppgaver: oppfølgingsoppgaver opprettet sammen med protokollen.
  • Prosjekt og milepæl: valgfri kontekst når protokollen logges fra prosjektarbeidsflyter.

Protokolltyper​

Støttede protokolltyper inkluderer:

  • note
  • call
  • videoCall
  • email
  • chat
  • meeting
  • demo
  • other

Noen typer støtter varighet fordi de representerer tidsbegrensede interaksjoner. Notater og e-post-lignende poster handler vanligvis om innhold snarere enn varighet.

Resultater og Retning​

Resultater hjelper team med å raskt skanne historikken:

  • open: fortsatt uløst eller ikke klassifisert.
  • successful: fullført positivt.
  • follow_up_needed: oppfølgingsarbeid forventes.
  • not_interested: kontakten avslo eller er for øyeblikket ikke interessert.
  • no_response: utgående henvendelse mottok ikke svar.
  • rescheduled: interaksjonen ble flyttet til et annet tidspunkt.

Retning er tilgjengelig for e-post og samtale-lignende flyter:

  • inbound: kunden eller en ekstern part kontaktet organisasjonen.
  • outbound: organisasjonen kontaktet kunden eller en ekstern part.

Visninger og Inngangspunkter​

Protokoller er synlige flere steder:

  • Organisasjonens protokolliste: alle synlige protokoller for den aktive organisasjonen.
  • Kundedetaljfane: protokoller for en spesifikk kunde.
  • Prosjektdetaljfane: protokoller knyttet til et prosjekt.
  • Milepældetaljside/fane: protokoller knyttet til en milepæl.
  • Dokumentdetalj: protokoller knyttet til et dokument.
  • Tidslinje-lignende visninger der kundeinteraksjoner konverteres til generelle tidslinjeoppføringer.

Den samme protokollen kan derfor ha betydning i flere kontekster. For support, bruk kundens, prosjektets, milepælens og dokumentets koblinger for å forstå hvorfor en protokoll vises i en spesifikk visning.

Opprette Oppfølgingsoppgaver​

Når en interaksjon gir neste steg, kan brukere legge til oppgaver mens de oppretter protokollen:

  1. Logg samtalen, møtet, e-posten eller notatet som en protokoll.
  2. Legg til en eller flere oppgaver med navn, forfallsdatoer, tildelte personer, tagger og personverninnstillinger.
  3. Protokollen bevarer konteksten, og oppgavene vises i oppgavevisninger og relaterte kunde-/prosjektkontekster.

Dette er hovedmønsteret for overlevering for support- og driftsteam.

Personvern og Tillatelser​

Protokollnavigasjon vises når brukeren kan liste eller lese protokoller. Oppretting, redigering og sletting avhenger av protocol-tillatelser. Protokollrader og handlinger kan også påvirkes av den relaterte kundens tildelte/ansvarlige kontekst.

Private protokoller er ment for sensitiv intern kontekst. Hvis en bruker ikke kan se en protokoll som en annen lagkamerat kan se, sjekk:

  • Brukerens protocol liste/lesetillatelser.
  • Kun tildelte omfang.
  • Om protokollen er privat.
  • Om protokollen er knyttet til en kunde, et prosjekt eller en milepæl som brukeren ikke har tilgang til.
  • Om brukeren ser på en organisasjonsomfattende visning eller en filtrert kunde-/prosjektvisning.

Vanlige Support-scenarioer​

En protokoll mangler fra en kundes tidslinje​

Sjekk om protokollen er knyttet til den forventede kunden. Hvis den ble opprettet fra en prosjekt- eller milepælskontekst, kan den være knyttet til prosjektet/milepælen, men ikke til kunden.

En protokoll vises i prosjektkontekst​

Protokoller kan kobles til prosjekter og milepæler. Dette er forventet når interaksjonen er en del av leveringsarbeid, ikke bare direkte kundehistorikk.

En protokoll opprettet oppgaver, men oppgavene er ikke synlige​

Sjekk oppgavetillatelser, filtrering kun for tildelte oppgaver, filter for vis fullførte, kunde-/prosjekt-/milepælskontekst og oppgavestatus.

Vedlegg er vanskelige å finne​

Protokollfiler kan vises i protokollens detaljkontekst og kan også være relatert til dokumentarbeidsflyter. Sjekk dokumentbiblioteket og de relaterte kundens/prosjektets/dokumentets faner.

Relaterte konsepter: Oppgaver, Kunder.