Lewati ke konten utama

Protokol

Protokol menangkap riwayat interaksi terstruktur: catatan, panggilan, rapat, email, obrolan, demo, kunjungan, keputusan, eskalasi, dan konteks serah terima.

Rute: /organizations/:id/protocols

Di UI produk, protokol muncul sebagai entri protokol yang terlampir pada pelanggan dan catatan terkait—anggap saja sebagai log tertulis tim tentang apa yang terjadi.

Di Mana Protokol Berada​

Protokol memberikan catatan interaksi yang dapat diaudit dan dicari oleh tim.

Contoh umum:

  • Panggilan dengan tamu, anggota, mitra, prospek, sponsor, atau pemasok.
  • Catatan rapat yang terhubung ke pelanggan atau proyek.
  • Demo atau percakapan penjualan dengan hasil tindak lanjut.
  • Serah terima dukungan antar giliran kerja.
  • Email, obrolan, atau catatan yang seharusnya ada di samping linimasa pelanggan.
  • Pembaruan proyek atau tonggak pencapaian yang menjelaskan mengapa tugas dibuat.
  • Catatan internal pribadi yang hanya terlihat oleh pengguna dengan akses yang memadai.

Protokol menjawab pertanyaan "apa yang terjadi?" Tugas menjawab "apa yang perlu dilakukan selanjutnya?"

Bidang Protokol​

Catatan protokol dapat berisi:

  • Tipe: catatan, panggilan, panggilan video, email, obrolan, rapat, demo, atau lainnya.
  • Arah: masuk atau keluar untuk interaksi gaya email dan panggilan.
  • Hasil: terbuka, berhasil, perlu tindak lanjut, tidak tertarik, tidak ada respons, atau dijadwal ulang.
  • Subjek: ringkasan singkat interaksi.
  • Deskripsi: catatan terformat yang lebih panjang.
  • Tanggal: kapan interaksi terjadi.
  • Durasi: menit, ditampilkan untuk tipe protokol di mana durasi relevan.
  • Pelanggan: pelanggan terkait, saat dibuat dari tampilan protokol seluruh organisasi.
  • Privasi: apakah protokol bersifat pribadi.
  • Dokumen/file: lampiran yang terkait dengan protokol.
  • Tugas: tugas tindak lanjut yang dibuat bersama dengan protokol.
  • Proyek dan tonggak pencapaian: konteks opsional saat protokol dicatat dari alur kerja proyek.

Tipe Protokol​

Nilai tipe protokol yang didukung meliputi:

  • note
  • call
  • videoCall
  • email
  • chat
  • meeting
  • demo
  • other

Beberapa tipe mendukung durasi karena mewakili interaksi yang dibatasi waktu. Catatan dan catatan bergaya email biasanya tentang konten daripada durasi.

Hasil Dan Arah​

Hasil membantu tim memindai riwayat dengan cepat:

  • open: masih belum terselesaikan atau belum diklasifikasikan.
  • successful: selesai secara positif.
  • follow_up_needed: pekerjaan tindak lanjut diharapkan.
  • not_interested: kontak menolak atau saat ini tidak tertarik.
  • no_response: upaya kontak tidak menerima respons.
  • rescheduled: interaksi dipindahkan ke waktu lain.

Arah tersedia untuk alur bergaya email dan panggilan:

  • inbound: pelanggan atau pihak eksternal menghubungi organisasi.
  • outbound: organisasi menghubungi pelanggan atau pihak eksternal.

Tampilan Dan Titik Masuk​

Protokol terlihat di beberapa tempat:

  • Daftar protokol organisasi: semua protokol yang terlihat untuk organisasi aktif.
  • Tab detail pelanggan: protokol untuk pelanggan tertentu.
  • Tab detail proyek: protokol yang ditautkan ke proyek.
  • Halaman/tab detail tonggak pencapaian: protokol yang ditautkan ke tonggak pencapaian.
  • Detail dokumen: protokol yang ditautkan ke dokumen.
  • Tampilan bergaya linimasa di mana interaksi pelanggan dikonversi menjadi entri linimasa umum.

Oleh karena itu, protokol yang sama dapat berarti dalam beberapa konteks. Untuk dukungan, gunakan tautan pelanggan, proyek, tonggak pencapaian, dan dokumen untuk memahami mengapa protokol muncul di tampilan tertentu.

Membuat Tugas Tindak Lanjut​

Ketika interaksi menghasilkan langkah selanjutnya, pengguna dapat menambahkan tugas saat membuat protokol:

  1. Catat panggilan, rapat, email, atau catatan sebagai protokol.
  2. Tambahkan satu atau lebih tugas dengan nama, tanggal jatuh tempo, penanggung jawab, tag, dan pengaturan privasi.
  3. Protokol mempertahankan konteks, dan tugas muncul di tampilan tugas serta konteks pelanggan/proyek terkait.

Ini adalah pola serah terima utama untuk tim dukungan dan operasi.

Privasi Dan Izin​

Navigasi protokol muncul ketika pengguna dapat mendaftar atau membaca protokol. Pembuatan, pengeditan, dan penghapusan bergantung pada izin protocol. Baris dan tindakan protokol juga dapat dipengaruhi oleh konteks yang ditugaskan/bertanggung jawab dari pelanggan terkait.

Protokol pribadi ditujukan untuk konteks internal yang sensitif. Jika pengguna tidak dapat melihat protokol yang dapat dilihat oleh rekan satu tim, periksa:

  • Izin daftar/baca protocol pengguna.
  • Lingkup hanya ditugaskan.
  • Apakah protokol bersifat pribadi.
  • Apakah protokol dilampirkan ke pelanggan, proyek, atau tonggak pencapaian yang tidak dapat diakses oleh pengguna.
  • Apakah pengguna melihat tampilan seluruh organisasi atau tampilan pelanggan/proyek yang difilter.

Skenario Dukungan Umum​

Protokol hilang dari linimasa pelanggan​

Periksa apakah protokol dilampirkan ke pelanggan yang diharapkan. Jika dibuat dari konteks proyek atau tonggak pencapaian, protokol mungkin dilampirkan ke proyek/tonggak pencapaian tetapi tidak ke pelanggan.

Protokol muncul dalam konteks proyek​

Protokol dapat ditautkan ke proyek dan tonggak pencapaian. Ini diharapkan ketika interaksi adalah bagian dari pekerjaan pengiriman, bukan hanya riwayat pelanggan langsung.

Protokol membuat tugas tetapi tugas tidak terlihat​

Periksa izin tugas, pemfilteran tugas hanya ditugaskan, filter tampilkan selesai, konteks pelanggan/proyek/tonggak pencapaian, dan status tugas.

Lampiran sulit ditemukan​

File protokol mungkin muncul dalam konteks detail protokol dan juga dapat terkait dengan alur kerja dokumen. Periksa pustaka dokumen dan tab pelanggan/proyek/dokumen terkait.

Konsep terkait: Tugas, Pelanggan.