Hop til hovedindhold

Protokoller

Protokoller fanger struktureret interaktionshistorik: noter, opkald, møder, e-mails, chats, demoer, besøg, beslutninger, eskaleringer og overleveringskontekst.

Rute: /organizations/:id/protocols

I produktets brugergrænseflade vises de som protokol-poster knyttet til kunder og relaterede poster – tænk på dem som teamets skriftlige log over, hvad der skete.

Hvor Protokoller Passer Ind​

Protokoller giver teamet en revisionssikker, søgbar registrering af en interaktion.

Almindelige eksempler:

  • Et opkald med en gæst, et medlem, en partner, en kundeemne, en sponsor eller en leverandør.
  • En mødenote knyttet til en kunde eller et projekt.
  • En demo eller en salgssamtale med opfølgende resultat.
  • En supportoverlevering mellem vagter.
  • En e-mail, chat eller note, der skal ligge ved siden af kundens tidslinje.
  • En projekt- eller milepælsopdatering, der forklarer, hvorfor opgaver blev oprettet.
  • En privat intern note, der kun er synlig for brugere med tilstrækkelig adgang.

Protokoller besvarer "hvad skete der?" Opgaver besvarer "hvad skal der ske næste gang?"

Protokolfelter​

Protokolposter kan indeholde:

  • Type: note, opkald, videoopkald, e-mail, chat, møde, demo eller andet.
  • Retning: indgående eller udgående for e-mail- og opkaldsinteraktioner.
  • Resultat: åben, succesfuld, opfølgning nødvendig, ikke interesseret, intet svar, eller udsat.
  • Emne: kort opsummering af interaktionen.
  • Beskrivelse: længere formaterede noter.
  • Dato: hvornår interaktionen fandt sted.
  • Varighed: minutter, vist for protokolltyper, hvor varighed er relevant.
  • Kunde: den relaterede kunde, når den oprettes fra den organisationsdækkende protokolvisning.
  • Privatliv: om protokollen er privat.
  • Dokumenter/filer: vedhæftede filer til protokollen.
  • Opgaver: opfølgende opgaver oprettet sammen med protokollen.
  • Projekt og milepæl: valgfri kontekst, når protokollen logges fra projekt-workflows.

Protokoltyper​

Understøttede protokolltyper inkluderer:

  • note
  • call
  • videoCall
  • email
  • chat
  • meeting
  • demo
  • other

Nogle typer understøtter varighed, fordi de repræsenterer tidsbegrænsede interaktioner. Noter og e-mail-lignende poster handler normalt om indhold snarere end varighed.

Resultater og Retning​

Resultater hjælper teams med hurtigt at scanne historikken:

  • open: stadig uløst eller ikke klassificeret.
  • successful: positivt afsluttet.
  • follow_up_needed: opfølgende arbejde forventes.
  • not_interested: kontakten afviste eller er i øjeblikket ikke interesseret.
  • no_response: udgående henvendelse modtog intet svar.
  • rescheduled: interaktionen blev flyttet til et andet tidspunkt.

Retning er tilgængelig for e-mail- og opkalds-lignende flows:

  • inbound: kunden eller en ekstern part kontaktede organisationen.
  • outbound: organisationen kontaktede kunden eller en ekstern part.

Visninger og Indgangspunkter​

Protokoller er synlige flere steder:

  • Organisationsprotokolliste: alle synlige protokoller for den aktive organisation.
  • Kundedetaljefane: protokoller for en specifik kunde.
  • Projektdetaljefane: protokoller knyttet til et projekt.
  • Milepælsdetaljeside/fane: protokoller knyttet til en milepæl.
  • Dokumentdetalje: protokoller knyttet til et dokument.
  • Tidslinje-lignende visninger, hvor kundeinteraktioner konverteres til generelle tidslinje-poster.

Den samme protokol kan derfor have betydning i flere sammenhænge. For support, brug kunde-, projekt-, milepæls- og dokumentlinksene til at forstå, hvorfor en protokol vises i en specifik visning.

Oprettelse af Opfølgende Opgaver​

Når en interaktion resulterer i næste skridt, kan brugere tilføje opgaver, mens de opretter protokollen:

  1. Log opkaldet, mødet, e-mailen eller noten som en protokol.
  2. Tilføj en eller flere opgaver med navne, forfaldsdatoer, tildelte personer, tags og privatlivsindstillinger.
  3. Protokollen bevarer konteksten, og opgaverne vises i opgavevisninger og relaterede kunde-/projektkontekster.

Dette er det primære overleveringsmønster for support- og driftsteams.

Privatliv og Tilladelser​

Protokolnavigation vises, når brugeren kan liste eller læse protokoller. Oprettelse, redigering og sletning afhænger af protocol-tilladelser. Protokolrækker og handlinger kan også påvirkes af den relaterede kundes tildelte/ansvarlige kontekst.

Private protokoller er beregnet til følsom intern kontekst. Hvis en bruger ikke kan se en protokol, som en anden teammedlem kan se, skal du kontrollere:

  • Brugerens protocol liste/læsetilladelser.
  • Kun tildelt omfang.
  • Om protokollen er privat.
  • Om protokollen er knyttet til en kunde, et projekt eller en milepæl, som brugeren ikke har adgang til.
  • Om brugeren ser en organisationsdækkende visning eller en filtreret kunde-/projektvisning.

Almindelige Supportscenarier​

En protokol mangler fra kundens tidslinje​

Kontroller, om protokollen er knyttet til den forventede kunde. Hvis den blev oprettet fra en projekt- eller milepælskontekst, kan den være knyttet til projektet/milepælen, men ikke til kunden.

En protokol vises i projektkontekst​

Protokoller kan knyttes til projekter og milepæle. Dette er forventet, når interaktionen er en del af leveringsarbejde, ikke kun direkte kundehistorik.

En protokol oprettede opgaver, men opgaverne er ikke synlige​

Kontroller opgavetilladelser, filtrering af kun tildelte opgaver, filteret for visning af afsluttede opgaver, kunde-/projekt-/milepælskontekst og opgavestatus.

Vedhæftede filer er svære at finde​

Protokolfiler kan vises i protokoldetaljekontekst og kan også relatere til dokument-workflows. Kontroller dokumentbiblioteket og de relaterede kunde-/projekt-/dokumentfaner.

Relaterede koncepter: Opgaver, Kunder.