Protokoller

Protokoller, notlar, aramalar, toplantılar, e-postalar, sohbetler, demolar, ziyaretler, kararlar, yükseltmeler ve devir bağlamı gibi yapılandırılmış etkileşim geçmişini yakalar.

Yol: /organizations/:id/protocols

Ürün arayüzünde, müşterilere ve ilgili kayıtlara eklenmiş protokol girişleri olarak görünürler; bunları ekibin neler olup bittiğine dair yazılı günlüğü olarak düşünebilirsiniz.

Protokollerin Yeri

Protokoller ekibe denetlenebilir, aranabilir bir etkileşim kaydı sağlar.

Yaygın örnekler:

• Bir misafir, üye, ortak, potansiyel müşteri, sponsor veya tedarikçi ile yapılan bir arama.
• Bir müşteri veya projeyle bağlantılı bir toplantı notu.
• Takip sonucu olan bir demo veya satış konuşması.
• Vardiyalar arasında bir destek devri.
• Müşteri zaman çizelgesinin yanında bulunması gereken bir e-posta, sohbet veya not.
• Görevlerin neden oluşturulduğunu açıklayan bir proje veya kilometre taşı güncellemesi.
• Yalnızca yeterli erişime sahip kullanıcılara görünür özel bir dahili not.

Protokoller "ne oldu?" sorusunu yanıtlar. Görevler "sonra ne yapılması gerekiyor?" sorusunu yanıtlar.

Protokol Alanları

Protokol kayıtları şunları içerebilir:

• Tür: not, arama, görüntülü arama, e-posta, sohbet, toplantı, demo veya diğer.
• Yön: e-posta ve arama tarzı etkileşimler için gelen veya giden.
• Sonuç: açık, başarılı, takip gerekiyor, ilgilenmiyor, yanıt yok veya yeniden planlandı.
• Konu: etkileşimin kısa özeti.
• Açıklama: daha uzun biçimlendirilmiş notlar.
• Tarih: etkileşimin ne zaman gerçekleştiği.
• Süre: protokol türleri için süre önemli olduğunda gösterilen dakika.
• Müşteri: kuruluş çapında protokol görünümünden oluşturulduğunda ilgili müşteri.
• Gizlilik: protokolün özel olup olmadığı.
• Belgeler/dosyalar: protokolle ilişkili ekler.
• Görevler: protokolle birlikte oluşturulan takip görevleri.
• Proje ve kilometre taşı: protokol proje iş akışlarından kaydedildiğinde isteğe bağlı bağlam.

Protokol Türleri

Desteklenen protokol türü değerleri şunlardır:

• note
• call
• videoCall
• email
• chat
• meeting
• demo
• other

Bazı türler, zamana bağlı etkileşimleri temsil ettikleri için süreyi destekler. Notlar ve e-posta tarzı kayıtlar genellikle süreden ziyade içerikle ilgilidir.

Sonuçlar ve Yön

Sonuçlar, ekiplerin geçmişi hızlı bir şekilde taramasına yardımcı olur:

• open: henüz çözülmemiş veya sınıflandırılmamış.
• successful: olumlu bir şekilde tamamlandı.
• follow_up_needed: takip çalışması bekleniyor.
• not_interested: kişi reddetti veya şu anda ilgilenmiyor.
• no_response: yapılan iletişime yanıt alınamadı.
• rescheduled: etkileşim başka bir zamana taşındı.

Yön, e-posta ve arama benzeri akışlar için kullanılabilir:

• inbound: müşteri veya harici taraf kuruluşa başvurdu.
• outbound: kuruluş müşteriye veya harici tarafa başvurdu.

Görünümler ve Giriş Noktaları

Protokoller birden çok yerde görünür:

• Kuruluş protokol listesi: aktif kuruluş için görünen tüm protokoller.
• Müşteri detay sekmesi: belirli bir müşteri için protokoller.
• Proje detay sekmesi: bir projeyle bağlantılı protokoller.
• Kilometre taşı detay sayfası/sekmesi: bir kilometre taşıyla bağlantılı protokoller.
• Belge detayı: bir belgeyle bağlantılı protokoller.
• Müşteri etkileşimlerinin genel zaman çizelgesi girişlerine dönüştürüldüğü zaman çizelgesi tarzı görünümler.

Bu nedenle aynı protokol birden fazla bağlamda önem taşıyabilir. Destek için, bir protokolün belirli bir görünümde neden göründüğünü anlamak üzere müşteri, proje, kilometre taşı ve belge bağlantılarını kullanın.

Takip Görevleri Oluşturma

Bir etkileşim sonraki adımları ürettiğinde, kullanıcılar protokolü oluştururken görev ekleyebilir:

1. Aramayı, toplantıyı, e-postayı veya notu bir protokol olarak kaydedin.
2. Adlar, son tarihler, atananlar, etiketler ve gizlilik ayarlarıyla bir veya daha fazla görev ekleyin.
3. Protokol bağlamı korur ve görevler görev görünümlerinde ve ilgili müşteri/proje bağlamlarında görünür.

Bu, destek ve operasyon ekipleri için ana devir modelidir.

Gizlilik ve İzinler

Kullanıcı protokolleri listeleyebilir veya okuyabilirse protokol gezinmesi görünür. Oluşturma, düzenleme ve silme protocol izinlerine bağlıdır. Protokol satırları ve eylemleri ayrıca müşterinin atanan/sorumlu bağlamına göre de etkilenebilir.

Özel protokoller, hassas dahili bağlam için tasarlanmıştır. Bir kullanıcı, başka bir ekip üyesinin görebildiği bir protokolü göremiyorsa, şunları kontrol edin:

• Kullanıcının protocol listeleme/okuma izinleri.
• Yalnızca atanan kapsam.
• Protokolün özel olup olmadığı.
• Protokolün kullanıcının erişemediği bir müşteri, proje veya kilometre taşına eklenip eklenmediği.
• Kullanıcının kuruluş çapında bir görünüm mü yoksa filtrelenmiş bir müşteri/proje görünümü mü görüntülediği.

Yaygın Destek Senaryoları

Bir protokol müşteri zaman çizelgesinde eksik

Protokolün beklenen müşteriye eklenip eklenmediğini kontrol edin. Bir proje veya kilometre taşı bağlamından oluşturulduysa, müşteri yerine proje/kilometre taşına eklenmiş olabilir.

Bir protokol proje bağlamında görünüyor

Protokoller projelere ve kilometre taşlarına bağlanabilir. Bu, etkileşim yalnızca doğrudan müşteri geçmişi değil, teslimat işinin bir parçası olduğunda beklenir.

Bir protokol görev oluşturdu ancak görevler görünmüyor

Görev izinlerini, yalnızca atanan görev filtrelemesini, tamamlananları göster filtresini, müşteri/proje/kilometre taşı bağlamını ve görev durumunu kontrol edin.

Ekler bulunamıyor

Protokol dosyaları protokol detay bağlamında görünebilir ve belge iş akışlarıyla da ilgili olabilir. Belge kütüphanesini ve ilgili müşteri/proje/belge sekmelerini kontrol edin.

İlgili kavramlar: Görevler, Müşteriler.