Protokoller

Protokoller, yapılandırılmış etkileşim geçmişini kaydeder: notlar, aramalar, toplantılar, e-postalar, sohbetler, demolar, ziyaretler, kararlar, eskalasyonlar ve devir teslim bağlamı.

Rota: /organizations/:id/protocols

Ürün arayüzünde bunlar, müşterilere ve ilgili kayıtlara eklenen protokol girdileri olarak görünür. Başka bir deyişle, ekibin ne olduğuna dair yazılı kaydıdır.

Protokollerin Konumu

Protokoller, bir etkileşimin denetlenebilir ve aranabilir kaydını sunar.

Yaygın örnekler:

• Bir misafir, üye, iş ortağı, potansiyel müşteri, sponsor veya tedarikçiyle yapılan arama.
• Bir müşteriye veya projeye bağlı toplantı notu.
• Takip sonucuyla birlikte bir demo veya satış görüşmesi.
• Vardiyalar arasındaki destek devri.
• Müşteri zaman çizelgesinin yanında tutulması gereken bir e-posta, sohbet veya not.
• Görevlerin neden oluşturulduğunu açıklayan bir proje veya kilometre taşı güncellemesi.
• Yalnızca yeterli erişime sahip kullanıcıların görebildiği özel bir dahili not.

Protokoller "ne oldu?" sorusunu yanıtlar. Görevler ise "bundan sonra ne yapılması gerekiyor?" sorusunu yanıtlar.

Protokol Alanları

Protokol kayıtlarında şu bilgiler yer alabilir:

• Tür: not, arama, görüntülü arama, e-posta, sohbet, toplantı, demo veya diğer.
• Yön: e-posta ve arama türündeki etkileşimler için gelen veya giden.
• Sonuç: açık, başarılı, takip gerekli, ilgilenmiyor, yanıt yok veya yeniden planlandı.
• Konu: etkileşimin kısa özeti.
• Açıklama: daha uzun, biçimlendirilmiş notlar.
• Tarih: etkileşimin gerçekleştiği tarih.
• Süre: etkileşimin süresinin önemli olduğu protokol türlerinde dakika cinsinden süre.
• Müşteri: kuruluş genelindeki protokol görünümünden oluşturulduğunda ilgili müşteri.
• Gizlilik: protokolün özel olup olmadığı.
• Belgeler/dosyalar: protokole eklenen dosyalar.
• Görevler: protokolle birlikte oluşturulan takip görevleri.
• Proje ve kilometre taşı: protokol proje iş akışlarından kaydedildiğinde isteğe bağlı bağlam.

Protokol Türleri

Desteklenen protokol türü değerleri şunlardır:

• note
• call
• videoCall
• email
• chat
• meeting
• demo
• other

Bazı türlerde, zamana bağlı etkileşimleri temsil ettikleri için süre bilgisi bulunur. Notlar ve e-posta türündeki kayıtlar genellikle süreden çok içeriğe odaklanır.

Sonuçlar ve Yön

Sonuçlar, ekiplerin geçmişi hızlıca taramasına yardımcı olur:

• open: hâlâ çözümlenmemiş veya sınıflandırılmamış.
• successful: olumlu şekilde tamamlandı.
• follow_up_needed: takip çalışması bekleniyor.
• not_interested: ilgili kişi teklifi reddetti veya şu anda ilgilenmiyor.
• no_response: iletişim girişimine yanıt alınmadı.
• rescheduled: etkileşim başka bir zamana taşındı.

E-posta ve arama benzeri akışlarda yön bilgisi bulunur:

• inbound: müşteri veya dış taraf kuruluşla iletişime geçti.
• outbound: kuruluş müşteriyle veya dış tarafla iletişime geçti.

Görünümler ve Giriş Noktaları

Protokoller birden fazla yerde görünür:

• Kuruluş protokol listesi: etkin kuruluş için görünür olan tüm protokoller.
• Müşteri ayrıntıları sekmesi: belirli bir müşteriye ait protokoller.
• Proje ayrıntıları sekmesi: bir projeye bağlı protokoller.
• Kilometre taşı ayrıntıları sayfası/sekmesi: bir kilometre taşına bağlı protokoller.
• Belge ayrıntıları: bir belgeye bağlı protokoller.
• Müşteri etkileşimlerinin genel zaman çizelgesi girdilerine dönüştürüldüğü zaman çizelgesi görünümleri.

Bu nedenle aynı protokol birkaç bağlamda önemli olabilir. Destek amacıyla, bir protokolün belirli bir görünümde neden yer aldığını anlamak için müşteri, proje, kilometre taşı ve belge bağlantılarını kullanın.

Takip Görevleri Oluşturma

Bir etkileşim sonraki adımları gerektirdiğinde, protokol oluşturulurken görevler eklenebilir:

1. Aramayı, toplantıyı, e-postayı veya notu protokol olarak kaydedin.
2. Ad, son tarih, atanan kişiler, etiketler ve gizlilik ayarlarıyla bir veya daha fazla görev ekleyin.
3. Protokol bağlamı korur; görevler ise görev görünümlerinde ve ilgili müşteri/proje bağlamlarında görünür.

Bu, destek ve operasyon ekipleri için temel devir teslim modelidir.

Gizlilik ve İzinler

Kullanıcı protokolleri listeleyebiliyor veya okuyabiliyorsa protokol gezintisi görünür. Oluşturma, düzenleme ve silme işlemleri protocol izinlerine bağlıdır. Protokol satırları ve işlemleri, ilgili müşterinin atanmış/sorumlu bağlamından da etkilenebilir.

Özel protokoller, hassas dahili bağlam için kullanılır. Bir kullanıcı, başka bir ekip üyesinin görebildiği bir protokolü göremiyorsa şunları kontrol edin:

• Kullanıcının protocol listeleme/okuma izinleri.
• Yalnızca atananlarla sınırlı kapsam.
• Protokolün özel olup olmadığı.
• Protokolün, kullanıcının erişemediği bir müşteriye, projeye veya kilometre taşına bağlı olup olmadığı.
• Kullanıcının kuruluş genelindeki görünümü mü yoksa filtrelenmiş müşteri/proje görünümünü mü kullandığı.

Yaygın Destek Senaryoları

Müşteri zaman çizelgesinde bir protokol eksik

Protokolün beklenen müşteriye bağlı olup olmadığını kontrol edin. Proje veya kilometre taşı bağlamından oluşturulduysa müşteriye değil, projeye/kilometre taşına bağlanmış olabilir.

Bir protokol proje bağlamında görünüyor

Protokoller projelere ve kilometre taşlarına bağlanabilir. Etkileşim yalnızca doğrudan müşteri geçmişinin değil, teslimat çalışmalarının da bir parçası olduğunda bu durum beklenir.

Bir protokol görevler oluşturdu, ancak görevler görünmüyor

Görev izinlerini, yalnızca atananlarla sınırlı görev filtresini, tamamlananları göster filtresini, müşteri/proje/kilometre taşı bağlamını ve görev durumunu kontrol edin.

Ekleri bulmak zor

Protokol dosyaları protokol ayrıntıları bağlamında görünebilir ve belge iş akışlarıyla da ilişkili olabilir. Belge kitaplığını ve ilgili müşteri/proje/belge sekmelerini kontrol edin.

İlgili kavramlar: Görevler, Müşteriler.