CRM-központú csapatok

A CRM-központú csapatok akkor használják a Scoutellót, amikor az ügyfélmemóriának és a napi műveleteknek a vendégélmények mellett kell élniük. Ugyanez a szervezet futtathat landing oldalakat, túrákat, eseményeket, hírleveleket, beérkező leveleket, kapcsolatfelvételi űrlapokat és belső nyomon követést egyetlen munkafelületen.

A Scoutello CRM-je olyan operatív csapatok számára készült, akiknek több van szükségük, mint pipeline szakaszok. Az ügyfélrekordokat közel tartja a kommunikációhoz, feladatokhoz, projektekhez, protokollokhoz, dokumentumokhoz, hírlevelekhez és eseményekhez, így a csapatok megérthetik egy személy vagy szervezet mögötti történelmet.

Kiknek szól

Ez a használati eset olyan csapatoknak felel meg, amelyek kinőtték a táblázatokat, de nem szeretnék, hogy az elérhetőségek, e-mailek, események, projektek és vendégtartalmak külön eszközökön legyenek szétválasztva.

• Vendéglátóipari csapatok nyomon követhetik a vendégeket, cégeket, partnereket, szolgáltatási kéréseket, átadási feladatokat, tartózkodással kapcsolatos jegyzeteket és az ismétlődő vendégkontextust.
• Eseményszervezők kezelhetik a meghívottakat, résztvevőket, ügyfél-hozzárendeléseket, bejelentkezési kontextust, jegyeket, hírleveleket, projekttervezést, dokumentumokat és nyomon követési feladatokat.
• Szövetségek és közösségek kezelhetik a tagokat, szerepköröket, privát hozzáférést, ajánlásokat, hírleveleket, belső eseményeket és a kommunikációs előzményeket.
• Túra- és desztinációs csapatok összekapcsolhatják partnereket, beszállítókat, idegenvezetőket, dokumentumokat, ajánlatokat, eseményeket és operatív feladatokat ugyanazzal a szervezettel, amely a vendégélményeket publikálja.
• Értékesítési, partnerségi és támogatási csapatok nyomon követhetik az érdeklődőket, érdekelt feleket, javaslatokat, demókat, fájlokat, feladatokat és a kommunikációs előzményeket anélkül, hogy adatokat kellene exportálniuk a rendszerek között.

Alapvető elvégzendő feladatok

Teljes kontextus megőrzése minden rekordnál

Egy ügyfélrekord egyesítheti a profilmezőket, státuszt, címkéket, jegyzeteket, kapcsolt felhasználókat, ajánlásokat, hírlevél-feliratkozásokat, eseményrészvételeket, e-maileket, dokumentumokat, protokollokat és nyitott feladatokat.

Ez hasznossá teszi a rekordot a támogatási ügynökök számára, mivel olyan kérdésekre tudnak válaszolni, mint:

• Ki ez a személy vagy cég?
• Melyik szervezet tulajdonosa a rekordnak?
• Mely címkék, státuszok és hozzárendelések magyarázzák, miért jelennek meg egy szűrt listán?
• Mi történt a legutóbb?
• Mely feladatok maradtak nyitva?
• Mely események, hírlevelek, projektek vagy dokumentumok vannak csatolva?

Beszélgetésekből követés

A protokollok rögzítik, mi történt hívások, találkozók, e-mailek, jegyzetek, csevegések, demók vagy egyéb interakciók során. A feladatok rögzítik, mi következik ezután. Amikor egy csapat protokollokat rögzít, azonnal létrehozhat kapcsolódó feladatokat, így a döntések és ígéretek látható munkává válnak.

Ez támogatja az olyan átadásokat, mint:

1. Egy recepciós protokollként rögzít egy vendégproblémát.
2. Egy nyomon követési feladatot hozzárendelnek a felelős csapattaghoz.
3. Egy dokumentum vagy e-mail csatolásra kerül a rekordhoz.
4. A következő műszak láthatja a kontextust anélkül, hogy privát beérkező levelekben kellene keresgélnie.

Hosszabb kezdeményezések kezelése projektekkel

A projektek akkor hasznosak, ha a munka több személyt, mérföldkövet, eseményt vagy dokumentumot érint. Ezek egy közös helyet biztosítanak a hosszabb távú munkához a résztvevők, feladatok, protokollok, levelek, fájlok és eseménykontextus számára.

Példák:

• Egy vállalati eseménysorozat meghívottakkal, hírlevelekkel, jegyértékesítéssel, projektmérföldkövekkel és esemény utáni nyomon követéssel.
• Egy vendéglátóipari partnerség több kapcsolattal, ajánlatokkal, aláírt dokumentumokkal, ismétlődő feladatokkal és találkozójegyzetekkel.
• Egy desztinációs kampány, amely eseményeket, webalkalmazás-tartalmakat, partnerkapcsolatokat és operatív jóváhagyásokat kombinál.

Kommunikáció élő CRM-adatokból

A hírlevelek és az e-mailek a CRM-történet részét képezik, mivel a csapatok ugyanazokkal a kapcsolatokkal kommunikálhatnak, amelyeket operatív módon kezelnek.

• A hírlevéllisták újrafelhasználhatják a CRM-előfizetőket és hozzárendeléseket az egyszeri CSV-exportok helyett.
• A bejövő e-mailek hozzárendelhetők a kapcsolatokhoz és projektekhez.
• A küldött e-mailek előzményei lehetővé teszik a támogatási és operatív csapatok számára, hogy ellenőrizzék, mi hagyta el a rendszert.
• Az e-mail kontextus a protokollok, feladatok és projektrekordok mellett helyezkedhet el.

A vendégélmény és az operatív feladatok összekapcsolása

A Scoutello akkor a legerősebb, amikor a nyilvános élmény és a belső nyomon követés ugyanazt az igazságforrást használja. Egy kapcsolatfelvételi űrlap, eseményregisztráció, hírlevél-feliratkozás, landing oldal hozzáférés vagy eseményrésztvevő rekord mind a CRM kontextus részévé válhat.

Ez azt jelenti, hogy egy csapat közzétehet egy webalkalmazást vagy eseményélményt, és még mindig megőrizheti az operatív előzményeket, amelyekre utólag szükség van a személyek támogatásához.

Példa munkafolyamatok

Vendéglátóipari nyomon követés

1. Egy visszatérő vendég vagy vállalati kapcsolattartó ügyfélként létezik.
2. A csapat protokollokat rögzít egy hívásról, tartózkodási jegyzetről vagy szolgáltatási kérésről.
3. Létrehoz egy feladatot a felelős csapattag számára.
4. Dokumentumok, például ajánlatok, étlapok vagy megállapodások csatolásra kerülnek.
5. A kapcsolattartó később hozzáadható egy hírlevélhez, eseményhez vagy projekthez anélkül, hogy az előző előzményeket elveszítené.

Eseményszervezés

1. A kapcsolatok importálásra, manuálisan létrehozásra vagy regisztráción keresztül generálásra kerülnek.
2. A szervező hozzárendeli az ügyfeleket egy eseményhez vagy projekthez.
3. Hírlevelek és küldött e-mailek kommunikálják a frissítéseket.
4. Az esemény résztvevőinek státusza, jegyértékesítése, bejelentkezése és a dokumentumok összekapcsolva maradnak.
5. Az esemény utáni protokollok és feladatok rögzítik a visszajelzéseket, a következő lépéseket és a támogatási problémákat.

Tag- vagy közösségkezelés

1. A tagok ügyfélrekordok, amelyek felhasználókhoz vagy szerepkörökhöz kapcsolódnak.
2. A hozzáférési beállítások szabályozzák, hogy mely privát webalkalmazásokat vagy szervezeti területeket használhatnak.
3. Hírlevelek, események, feladatok és protokollok tájékoztatják a szervezetet a tagok tevékenységéről.
4. A kapcsolatok és ajánlások megmutatják, hogyan kapcsolódnak az emberek a közösségen belül.

Mit ellenőrizzenek először a támogatási ügynökök

• Erősítse meg az aktív szervezetet. A CRM-rekordok szervezetspecifikusak.
• Erősítse meg a felhasználói szerepkört és az engedélyek hatókörét a customer, protocol, task, project, document, newsletter, email vagy event elemekre.
• Nyissa meg az ügyfélrekordot, ha a probléma egy személyt, céget, előfizetőt, eseményrésztvevőt vagy e-mail küldőt érint.
• Ellenőrizze, hogy a rekord csak hozzárendelt, külsőleg hozzáadott, felhasználóhoz kapcsolt, vagy projekten, eseményen, hírlevélen, dokumentumon vagy bejövő e-mailen keresztül kapcsolódik-e.
• Különböztesse meg a hiányzó navigációt a hiányzó adatoktól. A hiányzó navigáció általában engedélyekre utal; a hiányzó sorok szűrőkre, csak hozzárendelt hatókörre, keresésre, archivált/spam státuszra vagy szervezet eltérésre utalhatnak.

Kapcsolódó fogalmak: CRM és műveletek, Irányítópult ügyfélkezelés.