CRM-központú csapatok

A CRM-központú csapatok akkor használják a Scoutellót, amikor az ügyfélismeretnek és a mindennapi működésnek a vendégek által használt felületek mellett kell működnie. Ugyanaz a szervezet egyetlen munkaterületről kezelhet landing oldalakat, túrákat, eseményeket, hírleveleket, postaládákat, kapcsolatfelvételi űrlapokat és belső utánkövetést.

A Scoutello CRM-rendszerét olyan operatív csapatok számára alakítottuk ki, amelyeknek a pipeline-szakaszoknál többre van szükségük. Az ügyfélrekordokat a kommunikációval, feladatokkal, projektekkel, jegyzőkönyvekkel, dokumentumokkal, hírlevelekkel és eseményekkel együtt kezeli, így a csapatok megérthetik egy személy vagy szervezet előzményeit.

Kinek szól

Ez a felhasználási mód azoknak a csapatoknak megfelelő, amelyek kinőtték a táblázatokat, de nem szeretnék külön eszközök között kezelni a kapcsolatokat, e-maileket, eseményeket, projekteket és vendégeknek szánt tartalmakat.

• Vendéglátóipari csapatok nyomon követhetik a vendégeket, vállalatokat, partnereket, szolgáltatási kéréseket, átadási feladatokat, a tartózkodással kapcsolatos megjegyzéseket és a visszatérő vendégek előzményeit.
• Rendezvényszervezők kezelhetik a meghívottakat, résztvevőket, ügyfél-hozzárendeléseket, a bejelentkezéshez kapcsolódó információkat, jegyeket, hírleveleket, projekttervezést, dokumentumokat és utánkövetési feladatokat.
• Egyesületek és közösségek kezelhetik a tagokat, szerepköröket, a privát hozzáférést, ajánlásokat, hírleveleket, belső eseményeket és a kommunikációs előzményeket.
• Túra- és desztinációs csapatok összekapcsolhatják a partnereket, beszállítókat, idegenvezetőket, dokumentumokat, ajánlatokat, eseményeket és operatív feladatokat ugyanazzal a szervezettel, amely a vendégeknek szóló élményeket közzéteszi.
• Értékesítési, partneri és támogatási csapatok nyomon követhetik a potenciális ügyfeleket, érintetteket, ajánlatokat, bemutatókat, fájlokat, feladatokat és kommunikációs előzményeket anélkül, hogy adatokat kellene exportálniuk a rendszerek között.

Fő elvégzendő feladatok

Teljes kontextus minden rekordban

Egy ügyfélrekord egy helyen tartalmazhat profilmezőket, állapotot, címkéket, megjegyzéseket, összekapcsolt felhasználókat, ajánlásokat, hírlevél-feliratkozásokat, eseményrészvételt, e-maileket, dokumentumokat, jegyzőkönyveket és nyitott feladatokat.

Ez a rekord a támogatási munkatársak számára is hasznos, mert olyan kérdésekre adhatnak választ, mint például:

• Ki ez a személy vagy vállalat?
• Melyik szervezethez tartozik a rekord?
• Mely címkék, állapotok és hozzárendelések magyarázzák, hogy miért jelenik meg egy szűrt listában?
• Mi történt legutóbb?
• Mely feladatok vannak még nyitva?
• Mely események, hírlevelek, projektek vagy dokumentumok kapcsolódnak hozzá?

Beszélgetésekből utánkövetési feladatok

A jegyzőkönyvek rögzítik, mi történt a hívások, megbeszélések, e-mailek, jegyzetek, chatek, bemutatók vagy egyéb interakciók során. A feladatok azt rögzítik, minek kell ezután megtörténnie. Amikor egy csapat jegyzőkönyvet rögzít, azonnal létrehozhatja a kapcsolódó feladatokat, így a döntések és ígéretek látható munkafolyamattá válnak.

Ez olyan átadásokat támogat, mint például:

1. A recepción dolgozó munkatárs jegyzőkönyvként rögzíti a vendég problémáját.
2. A rendszer a feladatot a felelős csapattárshoz rendeli.
3. A rekordhoz dokumentum vagy e-mail csatolható.
4. A következő műszak megkeresheti az előzményeket anélkül, hogy privát postaládákban kellene keresgélnie.

Hosszabb kezdeményezések kezelése projektekkel

A projektek akkor hasznosak, ha a munka több személyt, mérföldkövet, eseményt vagy dokumentumot érint. Közös helyet biztosítanak a hosszabb ideig tartó munkához, beleértve a résztvevőket, feladatokat, jegyzőkönyveket, levelezést, fájlokat és az eseményekkel kapcsolatos információkat.

Példák:

• Vállalati eseménysorozat meghívottakkal, hírlevelekkel, jegyértékesítéssel, projektmérföldkövekkel és esemény utáni utánkövetéssel.
• Vendéglátóipari partnerség több kapcsolattal, ajánlatokkal, aláírt dokumentumokkal, ismétlődő feladatokkal és megbeszélési jegyzetekkel.
• Desztinációs kampány, amely eseményeket, webalkalmazás-tartalmakat, partneri kapcsolatokat és operatív jóváhagyásokat kapcsol össze.

Kommunikáció aktuális CRM-adatokból

A hírlevelek és az e-mailek a CRM-folyamat részét képezik, mert a csapatok ugyanazokkal a kapcsolatokkal kommunikálhatnak, amelyeket operatív módon is kezelnek.

• A hírlevéllisták újra felhasználhatják a CRM-feliratkozókat és -hozzárendeléseket, így nincs szükség egyszeri CSV-exportokra.
• A beérkező e-mailek hozzárendelhetők a kapcsolatokhoz és projektekhez.
• Az elküldött e-mailek előzményei lehetővé teszik a támogatási és operatív csapatok számára annak ellenőrzését, hogy mi hagyta el a rendszert.
• Az e-mailek kontextusa a jegyzőkönyvek, feladatok és projektrekordok közelében maradhat.

A vendégélmény és a működés összekapcsolása

A Scoutello akkor a leghasznosabb, amikor a nyilvános felület és a belső utánkövetés ugyanazt az elsődleges adatforrást használja. A kapcsolatfelvételi űrlap, az eseményregisztráció, a hírlevélre való feliratkozás, a landing oldalhoz való hozzáférés vagy az esemény résztvevőjének rekordja mind a CRM-kontextus részévé válhat.

Ez azt jelenti, hogy egy csapat webalkalmazást vagy eseményélményt tehet közzé, miközben megőrzi a személyek későbbi támogatásához szükséges operatív előzményeket.

Példa-munkafolyamatok

Vendéglátóipari utánkövetés

1. A visszatérő vendég vagy vállalati kapcsolattartó ügyfélként szerepel a rendszerben.
2. A csapat jegyzőkönyvet rögzít egy hívásról, tartózkodási megjegyzésről vagy szolgáltatási kérésről.
3. A rendszer feladatot hoz létre a felelős csapattárs számára.
4. A rekordhoz ajánlatok, étlapok vagy megállapodások csatolhatók.
5. A kapcsolat később hírlevélhez, eseményhez vagy projekthez is hozzáadható anélkül, hogy a korábbi előzmények elvesznének.

Rendezvények operatív kezelése

1. A kapcsolatokat importálják, manuálisan létrehozzák vagy a regisztráció során generálják.
2. A szervező ügyfeleket rendel az eseményhez vagy projekthez.
3. A hírlevelek és az elküldött e-mailek tájékoztatják a résztvevőket a frissítésekről.
4. A résztvevői állapot, a jegykezelés, a bejelentkezés és a dokumentumok összekapcsolva maradnak.
5. Az esemény utáni jegyzőkönyvek és feladatok rögzítik a visszajelzéseket, a következő lépéseket és a támogatási ügyeket.

Tag- vagy közösségkezelés

1. A tagok olyan ügyfélrekordok, amelyek felhasználókhoz vagy szerepkörökhöz kapcsolódnak.
2. A hozzáférési beállítások szabályozzák, hogy mely privát webalkalmazásokat vagy szervezeti területeket használhatják.
3. A hírlevelek, események, feladatok és jegyzőkönyvek tájékoztatják a szervezetet a tagok tevékenységéről.
4. A kapcsolatok és ajánlások megmutatják, hogyan kapcsolódnak egymáshoz a közösség tagjai.

Mit ellenőrizzenek elsőként a támogatási munkatársak

• Ellenőrizze az aktív szervezetet. A CRM-rekordok szervezethez kötöttek.
• Ellenőrizze a felhasználói szerepkört és a következőkhöz tartozó jogosultsági hatókört: customer, protocol, task, project, document, newsletter, email vagy event.
• Nyissa meg az ügyfélrekordot, ha a probléma személlyel, vállalattal, feliratkozóval, esemény résztvevőjével vagy e-mail-feladóval kapcsolatos.
• Ellenőrizze, hogy a rekord csak a hozzárendelt személyek számára elérhető-e, külső forrásból lett-e hozzáadva, felhasználóhoz van-e kapcsolva, illetve projekten, eseményen, hírlevélen, dokumentumon vagy beérkező e-mailen keresztül kapcsolódik-e.
• Különítse el a hiányzó navigációt a hiányzó adatoktól. A hiányzó navigáció általában jogosultsági problémára utal; a hiányzó sorokat szűrők, a csak hozzárendelt rekordokra korlátozott hatókör, a keresés, az archivált vagy spam státusz, illetve a nem megfelelő szervezet okozhatja.

Kapcsolódó fogalmak: CRM és műveletek, Ügyfélkezelés az irányítópulton.