CRM-केंद्रित टीमें
CRM-केंद्रित टीमें Scoutello का उपयोग तब करती हैं, जब ग्राहक-संबंधी जानकारी और रोज़मर्रा के परिचालन कार्यों को अतिथि-केंद्रित अनुभवों के साथ संचालित करना हो। एक ही संगठन एक ही कार्यक्षेत्र से लैंडिंग पेज, टूर, इवेंट, न्यूज़लेटर, इनबॉक्स, संपर्क फ़ॉर्म और आंतरिक फ़ॉलो-अप चला सकता है।
Scoutello का CRM उन परिचालन टीमों के लिए बनाया गया है जिन्हें केवल पाइपलाइन चरणों से अधिक की आवश्यकता होती है। यह ग्राहक रिकॉर्ड को संचार, कार्यों, प्रोजेक्ट, प्रोटोकॉल, दस्तावेज़ों, न्यूज़लेटर और इवेंट के पास रखता है, ताकि टीमें किसी व्यक्ति या संगठन से जुड़ा पूरा इतिहास समझ सकें।
यह किनके लिए है
यह उपयोग उन टीमों के लिए उपयुक्त है जो स्प्रेडशीट की सीमाओं से आगे बढ़ चुकी हैं, लेकिन संपर्कों, ईमेल, इवेंट, प्रोजेक्ट और अतिथि सामग्री को अलग-अलग टूल में विभाजित नहीं करना चाहतीं।
- हॉस्पिटैलिटी टीमें अतिथियों, कंपनियों, साझेदारों, सेवा अनुरोधों, हैंडऑफ़ कार्यों, ठहरने से जुड़ी टिप्पणियों और बार-बार आने वाले अतिथियों के संदर्भ को ट्रैक कर सकती हैं।
- इ वेंट आयोजक आमंत्रितों, प्रतिभागियों, ग्राहक असाइनमेंट, चेक-इन संदर्भ, टिकट, न्यूज़लेटर, प्रोजेक्ट योजना, दस्तावेज़ों और फ़ॉलो-अप कार्यों का प्रबंधन कर सकते हैं।
- एसोसिएशन और समुदाय सदस्यों, भूमिकाओं, निजी पहुँच, रेफ़रल, न्यूज़लेटर, आंतरिक इवेंट और संचार इतिहास का प्रबंधन कर सकते हैं।
- टूर और डेस्टिनेशन टीमें साझेदारों, आपूर्तिकर्ताओं, गाइडों, दस्तावेज़ों, ऑफ़र, इवेंट और परिचालन कार्यों को उसी संगठन से जोड़ सकती हैं जो अतिथि अनुभव प्रकाशित करता है।
- बिक्री, साझेदारी और सहायता टीमें सिस्टमों के बीच डेटा एक्सपोर्ट किए बिना संभावित ग्राहकों, हितधारकों, प्रस्तावों, डेमो, फ़ाइलों, कार्यों और संचार इतिहास को ट्रैक कर सकती हैं।
पूरे किए जाने वाले मुख्य कार्य
प्रत्येक रिकॉर्ड का पूरा संदर्भ बनाए रखें
किसी ग्राहक रिकॉर्ड में प्रोफ़ाइल फ़ील्ड, स्थिति, टैग, नोट्स, लिंक किए गए उपयोगकर्ता, रेफ़रल, न्यूज़लेटर सदस्यताएँ, इवेंट उपस्थिति, ईमेल, दस्तावेज़, प्रोटोकॉल और खुले कार्य एक साथ रखे जा सकते हैं।
इससे सहायता एजेंटों के लिए रिकॉर्ड उपयोगी बनता है, क्योंकि वे ऐसे प्रश्नों के उत्तर दे सकते हैं:
- यह व्यक्ति या कंपनी कौन है?
- रिकॉर्ड किस संगठन का है?
- फ़िल्टर की गई सूची में इनके दिखाई देने का कारण कौन से टैग, स्थितियाँ और असाइनमेंट बताते हैं?
- हाल ही में क्या हुआ?
- कौन से कार्य अभी खुले हैं?
- कौन से इवेंट, न्यूज़लेटर, प्रोजेक्ट या दस्तावेज़ जुड़े हुए हैं?
बातचीत को फ़ॉलो-अप कार्यों में बदलें
प्रोटोकॉल कॉल, मीटिंग, ईमेल, नोट्स, चैट, डेमो या अन्य इंटरैक्शन में हुई बातों को दर्ज करते हैं। कार्य बताते हैं कि आगे क्या करना है। जब कोई टीम प्रोटोकॉल दर्ज करती है, तो उससे जुड़े कार्य तुरंत बनाए जा सकते हैं। इस तरह निर्णय और किए गए वादे स्पष्ट कार्यों में बदल जाते हैं।
यह निम्न जैसे हैंडऑफ़ में मद द करता है:
- फ्रंट डेस्क का कोई सदस्य अतिथि की समस्या को प्रोटोकॉल के रूप में दर्ज करता है।
- फ़ॉलो-अप कार्य ज़िम्मेदार टीम सदस्य को सौंपा जाता है।
- कोई दस्तावेज़ या ईमेल रिकॉर्ड से जोड़ा जाता है।
- अगली शिफ़्ट निजी इनबॉक्स खोजे बिना संदर्भ देख सकती है।
प्रोजेक्ट के ज़रिए लंबी अवधि की पहलों का प्रबंधन करें
जब काम में कई लोग, माइलस्टोन, इवेंट या दस्तावेज़ शामिल हों, तब प्रोजेक्ट उपयोगी होते हैं। वे लंबे समय तक चलने वाले काम के लिए प्रतिभागियों, कार्यों, प्रोटोकॉ ल, मेल, फ़ाइलों और इवेंट संदर्भ का साझा स्थान प्रदान करते हैं।
उदाहरण:
- आमंत्रितों, न्यूज़लेटर, टिकटिंग, प्रोजेक्ट माइलस्टोन और इवेंट के बाद के फ़ॉलो-अप वाली कॉर्पोरेट इवेंट शृंखला।
- कई संपर्कों, प्रस्तावों, हस्ताक्षरित दस्तावेज़ों, दोहराए जाने वाले कार्यों और मीटिंग नोट्स वाली हॉस्पिटैलिटी साझेदारी।
- इवेंट, वेब ऐप सामग्री, साझेदार संपर्कों और परिचालन अनुमोदनों को जोड़ने वाला डेस्टिनेशन अभियान।
लाइव CRM डेटा से संचार करें
न्यूज़लेटर और ईमेल CRM का हिस्सा हैं, क्योंकि टीमें उन्हीं संपर्कों के साथ संचार कर सकती हैं जिनका वे परिचालन स्तर पर प्रबंधन करती हैं।
- न्यूज़ल ेटर सूचियाँ अलग-अलग CSV एक्सपोर्ट पर निर्भर रहने के बजाय CRM सब्सक्राइबर और असाइनमेंट का पुनः उपयोग कर सकती हैं।
- आने वाले ईमेल का मिलान संपर्कों और प्रोजेक्ट से किया जा सकता है।
- भेजे गए ईमेल का इतिहास सहायता और परिचालन टीमों को यह सत्यापित करने देता है कि सिस्टम से क्या भेजा गया।
- ईमेल संदर्भ को प्रोटोकॉल, कार्यों और प्रोजेक्ट रिकॉर्ड के पास रखा जा सकता है।
अतिथि अनुभव और परिचालन के बीच सेतु बनाएं
Scoutello तब सबसे अधिक उपयोगी होता है, जब सार्वजनिक अनुभव और आंतरिक फ़ॉलो-अप एक ही विश्वसनीय स्रोत का उपयोग करते हैं। संपर्क फ़ॉर ्म, इवेंट पंजीकरण, न्यूज़लेटर साइनअप, लैंडिंग पेज की पहुँच या इवेंट प्रतिभागी रिकॉर्ड—सभी CRM संदर्भ का हिस्सा बन सकते हैं।
इसका अर्थ है कि टीम वेब ऐप या इवेंट अनुभव प्रकाशित करने के बाद भी लोगों की सहायता के लिए आवश्यक परिचालन इतिहास बनाए रख सकती है।
उदाहरण वर्कफ़्लो
हॉस्पिटैलिटी फ़ॉलो-अप
- लौटकर आने वाला अतिथि या कॉर्पोरेट संपर्क ग्राहक के रूप में मौजूद है।
- टीम कॉल, ठहरने की टिप्पणी या सेवा अनुरोध के लिए प्रोटोकॉल दर्ज करती है।
- ज़िम्मेदार टीम सदस्य के लिए कार्य बनाया जाता है।
- प्रस्ताव, मेन्यू या समझौते जैसे दस्तावेज़ जोड़े जाते हैं।
- पहले का इतिहास खोए बिना संपर्क को बाद में न्यूज़लेटर, इवेंट या प्रोजेक्ट में जोड़ा जा सकता है।
इवेंट परिचालन
- संपर्क इंपोर्ट किए जाते हैं, मैन्युअल रूप से बनाए जाते हैं या पंजीकरण के ज़रिए बनाए जाते हैं।
- आयोजक ग्राहकों को किसी इवेंट या प्रोजेक्ट से जोड़ता है।
- न्यूज़लेटर और भेजे गए ईमेल अपडेट साझा करते हैं।
- इवेंट प्रतिभागी की स्थिति, टिकटिंग, चेक-इन और दस्तावेज़ आपस में जुड़े रहते हैं।
- इवेंट के बाद के प्रोटोकॉल और कार्य फ़ीडबैक, अगले कदम और सहायता संबंधी समस्याएँ दर्ज करते हैं।
सदस्य या समुदाय प्रबंधन
- सदस्य ऐसे ग्राहक रिकॉर्ड होते हैं जो उपयोगकर्ताओं या भूमिकाओं से जुड़े होते हैं।
- पहुँच सेटिंग यह नियंत्रित करती हैं कि सदस्य किन निजी वेब ऐप या संगठन के क्षेत्रों का उपयोग कर सकते हैं।
- न्यूज़लेटर, इवेंट, कार्य और प्रोटोकॉल संगठन को सदस्य गतिविधि के बारे में सूचित रखते हैं।
- संबंध और रेफ़रल दिखाते हैं कि समुदाय के भीतर लोग एक-दूसरे से कैसे जुड़े हैं।
सहायता एजेंटों को सबसे पहले क्या जाँचना चाहिए
- सक्रिय संगठन की पुष्टि करें। CRM रिकॉर्ड संगठन-विशिष्ट होते हैं।
customer,protocol,task,project,document,newsletter,emailयाeventके लिए उपयोगकर्ता की भूमिका और अनुमति-सीमा की पुष्टि करें।- यदि समस्या किसी व्यक्ति, कंपनी, सब्सक्राइबर, इवेंट प्रतिभागी या ईमेल प्रेषक से संबंधित है, तो ग्राहक रिकॉर्ड खोलें।
- जाँचें कि रिकॉर्ड केवल असाइन किए गए लोगों तक सीमित है, बाहरी रूप से जोड़ा गया है, किसी उपयोगकर्ता से लिंक है या किसी प्रोजेक्ट, इवेंट, न्यूज़लेटर, दस्तावेज़ या इनबाउंड ईमेल के माध्यम से जुड़ा है।
- नेविगेशन के गायब होने और डेटा के गायब होने के बीच अंतर करें। नेविगेशन का गायब होना आमतौर पर अनुमतियों की समस्या की ओर संकेत करता है; रिकॉर्ड का न दिखना फ़िल्टर, केवल-असाइन किए गए रिकॉर्ड की सीमा, खोज, आर्काइव/स्पैम स्थिति या संगठन के बेमेल होने के कारण हो सकता है।
संबंधित अवधारणाएँ: CRM और संचालन, डैशबोर्ड ग्राहक प्रबंधन।