CRM odaklı ekipler

CRM odaklı ekipler, müşteri geçmişinin ve günlük operasyonların misafirlere yönelik deneyimlerin yanında tutulması gerektiğinde Scoutello’yu kullanır. Aynı kuruluş; açılış sayfalarını, turları, etkinlikleri, bültenleri, gelen kutularını, iletişim formlarını ve dahili takip süreçlerini tek bir çalışma alanından yönetebilir.

Scoutello’nun CRM’i, satış hattı aşamalarından daha fazlasına ihtiyaç duyan operasyon ekipleri için tasarlanmıştır. Müşteri kayıtlarını iletişimler, görevler, projeler, protokoller, belgeler, bültenler ve etkinliklerle bir arada tutar. Böylece ekipler, bir kişinin veya kuruluşun geçmişini anlayabilir.

Kimler İçin Uygun

Bu kullanım senaryosu, elektronik tabloları yetersiz bulmaya başlayan ancak kişileri, e-postaları, etkinlikleri, projeleri ve misafir içeriklerini farklı araçlara bölmek istemeyen ekipler için uygundur.

• Konaklama ekipleri misafirleri, şirketleri, iş ortaklarını, hizmet taleplerini, devir görevlerini, konaklamaya ilişkin notları ve tekrar gelen misafir bağlamını takip edebilir.
• Etkinlik organizatörleri davetlileri, katılımcıları, müşteri atamalarını, giriş bağlamını, biletleri, bültenleri, proje planlamasını, belgeleri ve takip görevlerini yönetebilir.
• Dernekler ve topluluklar üyeleri, rolleri, özel erişimi, yönlendirmeleri, bültenleri, dahili etkinlikleri ve iletişim geçmişini yönetebilir.
• Tur ve destinasyon ekipleri iş ortaklarını, tedarikçileri, rehberleri, belgeleri, teklifleri, etkinlikleri ve operasyon görevlerini, misafir deneyimlerini yayınlayan aynı kuruluşla ilişkilendirebilir.
• Satış, iş ortaklığı ve destek ekipleri verileri sistemler arasında dışa aktarmadan potansiyel müşterileri, paydaşları, teklifleri, demoları, dosyaları, görevleri ve iletişim geçmişini takip edebilir.

Tamamlanması Gereken Temel İşler

Her Kayıtta Eksiksiz Bağlamı Koruyun

Bir müşteri kaydı; profil alanlarını, durumu, etiketleri, notları, bağlantılı kullanıcıları, yönlendirmeleri, bülten aboneliklerini, etkinlik katılımını, e-postaları, belgeleri, protokolleri ve açık görevleri bir araya getirebilir.

Bu, kaydı destek ekipleri için kullanışlı hale getirir; çünkü şu soruları yanıtlayabilirler:

• Bu kişi veya şirket kim?
• Kaydın sahibi hangi kuruluş?
• Filtrelenmiş bir listede neden göründüklerini açıklayan etiketler, durumlar ve atamalar hangileri?
• En son ne oldu?
• Hangi görevler hâlâ açık?
• Hangi etkinlikler, bültenler, projeler veya belgeler ilişkilendirilmiş?

Görüşmeleri Takip İşlerine Dönüştürün

Protokoller; aramalarda, toplantılarda, e-postalarda, notlarda, sohbetlerde, demolarda veya diğer etkileşimlerde yaşananları kaydeder. Görevler ise bir sonraki adımda yapılması gerekenleri belirtir. Bir ekip protokol kaydettiğinde ilgili görevleri hemen oluşturabilir; böylece kararlar ve verilen sözler görünür işlere dönüşür.

Bu, aşağıdaki gibi devir süreçlerini destekler:

1. Resepsiyon görevlisi bir misafir sorununu protokol olarak kaydeder.
2. Takip görevi sorumlu ekip üyesine atanır.
3. Bir belge veya e-posta kayda eklenir.
4. Bir sonraki vardiya, özel gelen kutularında arama yapmadan bağlamı görebilir.

Uzun Süreli Girişimleri Projelerle Yönetin

Çalışmalar birden fazla kişiye, kilometre taşına, etkinliğe veya belgeye yayıldığında projeler yararlıdır. Uzun süre devam eden çalışmalar için katılımcıların, görevlerin, protokollerin, postaların, dosyaların ve etkinlik bağlamının ortak bir yerde tutulmasını sağlar.

Örnekler:

• Davetlileri, bültenleri, biletlemeyi, proje kilometre taşlarını ve etkinlik sonrası takibi içeren bir kurumsal etkinlik serisi.
• Birden fazla iletişim kişisi, teklif, imzalı belge, yinelenen görev ve toplantı notu içeren bir konaklama iş ortaklığı.
• Etkinlikleri, web uygulaması içeriğini, iş ortağı iletişim kişilerini ve operasyonel onayları bir araya getiren bir destinasyon kampanyası.

Canlı CRM Verileriyle İletişim Kurun

Bültenler ve e-posta, ekiplerin operasyonel olarak yönettiği aynı kişilerle iletişim kurabilmesi nedeniyle CRM sürecinin bir parçasıdır.

• Bülten listeleri, tek seferlik CSV dışa aktarımlarına bağlı kalmak yerine CRM abonelerini ve atamalarını yeniden kullanabilir.
• Gelen e-postalar kişiler ve projelerle eşleştirilebilir.
• Gönderilen e-posta geçmişi, destek ve operasyon ekiplerinin sistemden hangi iletilerin çıktığını doğrulamasını sağlar.
• E-posta bağlamı, protokollerin, görevlerin ve proje kayıtlarının yanında tutulabilir.

Misafir Deneyimi ile Operasyonları Birleştirin

Scoutello, herkese açık deneyim ile dahili takip süreçleri aynı bilgi kaynağını kullandığında en güçlü haline ulaşır. Bir iletişim formu, etkinlik kaydı, bülten aboneliği, açılış sayfası erişimi veya etkinlik katılımcı kaydı CRM bağlamının bir parçası haline gelebilir.

Böylece ekip, bir web uygulaması veya etkinlik deneyimi yayınlarken kişilere sonrasında destek vermek için gereken operasyon geçmişini koruyabilir.

Örnek İş Akışları

Konaklama Sonrası Takip

1. Tekrar gelen bir misafir veya kurumsal iletişim kişisi müşteri olarak kayıtlıdır.
2. Ekip bir arama, konaklama notu veya hizmet talebi için protokol kaydeder.
3. Sorumlu ekip üyesi için bir görev oluşturulur.
4. Teklifler, menüler veya sözleşmeler gibi belgeler eklenir.
5. İletişim kişisi, önceki geçmiş kaybedilmeden daha sonra bir bültene, etkinliğe veya projeye eklenebilir.

Etkinlik Operasyonları

1. Kişiler içe aktarılır, manuel olarak oluşturulur veya kayıt süreci üzerinden oluşturulur.
2. Organizatör, müşterileri bir etkinliğe veya projeye atar.
3. Bültenler ve gönderilen e-postalar güncellemeleri iletir.
4. Etkinlik katılımcı durumu, biletleme, giriş işlemleri ve belgeler bağlantılı kalır.
5. Etkinlik sonrası protokoller ve görevler geri bildirimleri, sonraki adımları ve destek sorunlarını kaydeder.

Üye veya Topluluk Yönetimi

1. Üyeler, kullanıcılara veya rollere bağlanan müşteri kayıtlarıdır.
2. Erişim ayarları, üyelerin hangi özel web uygulamasını veya kuruluş alanlarını kullanabileceğini belirler.
3. Bültenler, etkinlikler, görevler ve protokoller, kuruluşun üye etkinliklerinden haberdar olmasını sağlar.
4. İlişkiler ve yönlendirmeler, topluluk içindeki kişilerin nasıl bağlantılı olduğunu gösterir.

Destek Ekiplerinin Önce Kontrol Etmesi Gerekenler

• Aktif organizasyonu doğrulayın. CRM kayıtları organizasyon kapsamındadır.
• customer, protocol, task, project, document, newsletter, email veya event için kullanıcı rolünü ve izin kapsamını doğrulayın.
• Sorun bir kişi, şirket, abone, etkinlik katılımcısı veya e-posta göndereniyle ilgiliyse müşteri kaydını açın.
• Kaydın yalnızca atanan kişilere açık olup olmadığını, harici olarak eklenip eklenmediğini, bir kullanıcıya bağlanıp bağlanmadığını veya bir proje, etkinlik, bülten, belge ya da gelen e-posta üzerinden ilişkilendirilip ilişkilendirilmediğini kontrol edin.
• Eksik gezinme ile eksik veriyi birbirinden ayırın. Eksik gezinme genellikle izinlere işaret eder; eksik satırlar ise filtrelerden, yalnızca atanan kayıtları gösteren kapsamdan, aramadan, arşivlenmiş veya spam durumundan ya da organizasyon uyuşmazlığından kaynaklanabilir.

İlgili kavramlar: CRM ve operasyonlar, Kontrol panelinde müşteri yönetimi.