CRM Odaklı Ekipler

CRM odaklı ekipler, müşteri hafızasının ve günlük operasyonların konuk odaklı deneyimlerin yanında yaşatılması gerektiğinde Scoutello'yu kullanır. Aynı kuruluş, tek bir çalışma alanından açılış sayfaları, turlar, etkinlikler, bültenler, gelen kutuları, iletişim formları ve dahili takip işlemlerini yürütebilir.

Scoutello'nun CRM'i, yalnızca aşama takibinden daha fazlasına ihtiyaç duyan operasyonel ekipler için tasarlanmıştır. Müşteri kayıtlarını iletişim, görevler, projeler, protokoller, belgeler, bültenler ve etkinliklere yakın tutarak ekiplerin bir kişi veya kuruluşun ardındaki geçmişi anlamasını sağlar.

Kimler İçin Uygundur

Bu kullanım durumu, elektronik tabloları geride bırakmış ancak kişi, e-posta, etkinlik, proje ve konuk içeriklerinin ayrı araçlarda bölünmesini istemeyen ekipler için uygundur.

• Konaklama ekipleri, konukları, şirketleri, ortakları, servis taleplerini, devir görevlerini, konaklamayla ilgili notları ve tekrar gelen konuk bağlamını takip edebilir.
• Etkinlik organizatörleri, davetlileri, katılımcıları, müşteri atamalarını, kayıt bağlamını, biletleri, bültenleri, proje planlamasını, belgeleri ve takip görevlerini yönetebilir.
• Dernekler ve topluluklar, üyeleri, rolleri, özel erişimi, yönlendirmeleri, bültenleri, dahili etkinlikleri ve iletişim geçmişini yönetebilir.
• Tur ve destinasyon ekipleri, konuk deneyimlerini yayınlayan kuruluşla aynı kuruluşa ortakları, tedarikçileri, rehberleri, belgeleri, teklifleri, etkinlikleri ve operasyonel görevleri bağlayabilir.
• Satış, ortaklık ve destek ekipleri, sistemler arasında veri dışa aktarmaya gerek kalmadan potansiyel müşterileri, paydaşları, teklifleri, demoları, dosyaları, görevleri ve iletişim geçmişini takip edebilir.

Temel Yapılması Gereken İşler

Her Kayıtta Tam Bağlamı Koruyun

Bir müşteri kaydı, profil alanlarını, durumu, etiketleri, notları, bağlantılı kullanıcıları, yönlendirmeleri, bülten aboneliklerini, etkinlik katılımlarını, e-postaları, belgeleri, protokolleri ve açık görevleri bir araya getirebilir.

Bu, kaydı destek temsilcileri için kullanışlı hale getirir çünkü şu gibi soruları yanıtlayabilirler:

• Bu kişi veya şirket kimdir?
• Kaydın sahibi hangi kuruluştur?
• Filtrelenmiş bir listede görünmelerinin nedenini hangi etiketler, durumlar ve atamalar açıklıyor?
• En son ne oldu?
• Hangi görevler hala açık?
• Hangi etkinlikler, bültenler, projeler veya belgeler eklenmiş?

Sohbetleri Takip İşlemlerine Dönüştürün

Protokoller, çağrılar, toplantılar, e-postalar, notlar, sohbetler, demolar veya diğer etkileşimlerde neler olduğunu yakalar. Görevler, bundan sonra ne yapılması gerektiğini yakalar. Bir ekip bir protokol kaydettiğinde, hemen ilgili görevler oluşturabilir, böylece kararlar ve vaatler görünür iş haline gelir.

Bu, aşağıdaki gibi devirleri destekler:

1. Bir resepsiyon görevlisi, bir konuk sorununu protokol olarak kaydeder.
2. Sorumlu ekip üyesine bir takip görevi atanır.
3. Kayda bir belge veya e-posta eklenir.
4. Bir sonraki vardiya, özel gelen kutularını incelemeden bağlamı görebilir.

Daha Uzun Girişimleri Projelerle Yönetin

İşlerin birden fazla kişiyi, kilometre taşını, etkinliği veya belgeyi kapsadığı durumlarda projeler kullanışlıdır. Daha uzun süren işlere katılımcılar, görevler, protokoller, posta, dosyalar ve etkinlik bağlamı için paylaşılan bir alan sağlar.

Örnekler:

• Davetliler, bültenler, biletleme, proje kilometre taşları ve etkinlik sonrası takibi içeren kurumsal bir etkinlik serisi.
• Birden fazla kişi, teklif, imzalanmış belge, tekrarlayan görevler ve toplantı notları içeren bir konaklama ortaklığı.
• Etkinlikleri, web uygulaması içeriğini, ortak kişi bilgilerini ve operasyonel onayları birleştiren bir destinasyon kampanyası.

Canlı CRM Verilerinden İletişim Kurun

Bültenler ve e-posta, operasyonel olarak yönetilen kişilerle iletişim kurabildikleri için CRM hikayesinin bir parçasıdır.

• Bülten listeleri, tek seferlik CSV dışa aktarımlarına güvenmek yerine CRM abonelerini ve atamalarını yeniden kullanabilir.
• Gelen e-postalar kişilere ve projelere eşleştirilebilir.
• Gönderilen e-posta geçmişi, destek ve operasyonlara sistemden neyin çıktığını doğrulama olanağı sunar.
• E-posta bağlamı, protokoller, görevler ve proje kayıtlarının yanında yer alabilir.

Konuk Deneyimi ile Operasyonları Köprüleyin

Scoutello, herkese açık deneyim ile dahili takip işlemlerinin aynı doğruluk kaynağını kullandığı durumlarda en güçlü halini alır. Bir iletişim formu, etkinlik kaydı, bülten kaydı, açılış sayfası erişimi veya etkinlik katılımcısı kaydı, CRM bağlamının bir parçası haline gelebilir.

Bu, bir ekibin bir web uygulaması veya etkinlik deneyimi yayınlayabileceği, ancak sonrasında kişileri desteklemek için gereken operasyonel geçmişi koruyabileceği anlamına gelir.

Örnek İş Akışları

Konaklama Takip İşlemleri

1. Geri dönen bir konuk veya kurumsal kişi, müşteri olarak mevcuttur.
2. Ekip, bir çağrı, konaklama notu veya servis talebi için bir protokol kaydeder.
3. Sorumlu ekip üyesi için bir görev oluşturulur.
4. Teklifler, menüler veya sözleşmeler gibi belgeler eklenir.
5. Kişi daha sonra önceki geçmişi kaybetmeden bir bültene, etkinliğe veya projeye eklenebilir.

Etkinlik Operasyonları

1. Kişiler, kayıt yoluyla içe aktarılır, manuel olarak oluşturulur veya oluşturulur.
2. Organizatör, müşterileri bir etkinliğe veya projeye atar.
3. Bültenler ve gönderilen e-postalar güncellemeleri iletir.
4. Etkinlik katılımcı durumu, biletleme, kayıt ve belgeler bağlı kalır.
5. Etkinlik sonrası protokoller ve görevler geri bildirimleri, sonraki adımları ve destek sorunlarını yakalar.

Üye veya Topluluk Yönetimi

1. Üyeler, kullanıcılara veya rollere bağlı müşteri kayıtlarıdır.
2. Erişim ayarları, hangi özel web uygulaması veya kuruluş alanlarını kullanabileceklerini kontrol eder.
3. Bültenler, etkinlikler, görevler ve protokoller, kuruluşu üye etkinliği hakkında bilgilendirir.
4. İlişkiler ve yönlendirmeler, kişilerin topluluk içinde nasıl bağlantılı olduğunu gösterir.

Destek Temsilcilerinin İlk Kontrol Etmesi Gerekenler

• Aktif kuruluşu onaylayın. CRM kayıtları kuruluşa özeldir.
• customer, protocol, task, project, document, newsletter, email veya event için kullanıcı rolünü ve izin kapsamını onaylayın.
• Sorun bir kişiyi, şirketi, aboneyi, etkinlik katılımcısını veya e-posta göndericisini içeriyorsa müşteri kaydını açın.
• Kaydın yalnızca atanmış, harici olarak eklenmiş, bir kullanıcıya bağlı veya bir proje, etkinlik, bülten, belge veya gelen e-posta aracılığıyla bağlı olup olmadığını kontrol edin.
• Eksik gezinme ile eksik veriyi ayırt edin. Eksik gezinme genellikle izinlere işaret eder; eksik satırlar filtreler, yalnızca atanmış kapsam, arama, arşivlenmiş/spam durumu veya kuruluş eşleşmesine işaret edebilir.

İlgili kavramlar: CRM ve operasyonlar, Kontrol paneli müşteri yönetimi.