Hoppa till huvudinnehåll

CRM och drift

Scoutello kombinerar kundupplevelser med den operativa arbetsyta som behövs för att driva dem. CRM är där teamen lagrar kontakter, kommunikation, uppgifter, projekt, dokument, nyhetsbrev och evenemang i ett gemensamt system.

Den publika produktbeskrivningen beskriver CRM som "kontakter, kommunikation och uppgifter i ett tydligt system." I instrumentpanelen kan varje organisation upprätthålla register över personer och företag, spåra uppföljningsarbete, dokumentera konversationer och behålla evenemangs- eller projektkontext kopplad till dessa register.

Vad CRM täcker​

Scoutello CRM är organisationsomfattande. Data tillhör en organisation, och varje teammedlem ser de delar som deras roll har behörighet att komma åt.

  • Kunder är de centrala kontaktregistren. De kan representera personer, företag, leverantörer eller andra spårade enheter. Kundregister innehåller namn, kontaktuppgifter, status, taggar, anteckningar, adresser, inställningar för profilens synlighet, tilldelningar, deltagande i evenemang, prenumerationer på nyhetsbrev, dokument, uppgifter, protokoll och länkar till andra Scoutello-moduler.
  • Relationer och hänvisningar gör nätverket synligt. Team kan registrera hur kontakter är anslutna, vem som hänvisade vem, och vilka företag, partners eller intressenter som hör ihop.
  • Protokoll är strukturerade interaktionsloggar. De registrerar samtal, möten, anteckningar, e-postmeddelanden, chattar, demonstrationer och andra beröringspunkter med datum, resultat, integritetsflaggor, bilagor och valfria uppföljningsuppgifter.
  • Uppgifter omvandlar uppföljningar till ägda arbeten. Uppgifter stöder status, förfallodatum, tilldelade personer, taggar, bilagor, kommentarer, kundlänkar, projektlänkar, milstolpslänkar och vyer för tavla/kalender/lista.
  • Projekt grupperar längre pågående arbeten. Ett projekt kan ha deltagare, deltagargrupper, milstolpar, uppgifter, protokoll, dokument, länkade evenemang, e-postmeddelanden och tilldelade kunder.
  • Dokument håller filer nära det arbete de stöder. Filer kan länkas till kunder, projekt, evenemang, protokoll, taggar, tilldelade användare och tilldelade kunder.
  • Nyhetsbrev återanvänder CRM-data för målgruppslistor och prenumerationshistorik. Ett nyhetsbrev kan ha prenumeranter, tilldelade kunder, relaterade kontaktformulär och relaterade evenemang.
  • E-post för in inkommande och utgående kommunikation i arbetsytan. Inkommande meddelanden kan matchas mot kunder och projekt; skickade meddelanden är synliga från CRM- och projektkontexter där det är konfigurerat.
  • Evenemang kopplar CRM-register till inbjudningar, deltagare, biljettförsäljning, dokument, projekt, nyhetsbrev och deltagarhantering.

Hur det passar ihop​

CRM tillhandahåller den operativa posten för samma organisation som publicerar webbappar, turer, evenemang, erbjudanden, kontaktformulär och nyhetsbrev.

Typiska flöden ser ut så här:

  1. En kontakt skapas manuellt, importeras, samlas in via ett kontaktformulär, läggs till som deltagare i ett evenemang eller länkas från ett annat Scoutello-arbetsflöde.
  2. Teamet berikar kontakten med status, taggar, tilldelningar, adresser, anteckningar, dokument och relationskontext.
  3. Samtal, möten, e-postmeddelanden eller beslut loggas som protokoll.
  4. Uppföljningar blir uppgifter med tilldelade personer och förfallodatum.
  5. Större initiativ blir projekt med milstolpar, deltagare, projektuppgifter, projektprotokoll, dokument, evenemang och e-postmeddelanden.
  6. Nyhetsbrev och inkorgsverktyg återanvänder samma kundkontext så att kommunikationshistoriken förblir sökbar.

För supportarbete, börja med kundregistret när du undersöker CRM-beteende. De flesta CRM-moduler är antingen direkt kopplade till en kund eller kan spåras tillbaka till en via projekt, evenemang, nyhetsbrev, e-post, uppgifter eller dokument.

Organisations- och behörighetsmodell​

CRM-åtkomst följer organisationens rollsystem. Sidomenyn i instrumentpanelen visar endast moduler när den aktiva användaren har behörighet för den enheten. Relevanta CRM-enheter inkluderar kund, protokoll, uppgift, projekt, dokument, nyhetsbrev, e-post och evenemang.

Behörigheter kan påverka både navigering och datasynlighet:

  • Om en användare inte kan lista eller läsa en modul, kan menyalternativet försvinna eller sidan kan visa ett tillstånd för åtkomst nekad.
  • Vissa moduler stöder endast tilldelad åtkomst, där användare ser register som är kopplade till dem eller deras organisationmedlemsprofil istället för hela organisationens dataset.
  • Vyer för kunder, projekt, dokument, nyhetsbrev, e-post och evenemang kan visa olika tillgängliga åtgärder beroende på behörigheter för skapa, redigera, ta bort, lista och läsa.
  • Plattformadministratörer kan vanligtvis komma åt mer än vanliga organisationmedlemmar, men supporten bör fortfarande kontrollera den aktiva organisationen och rollen när de återskapar en kunds problem.

Viktiga supportkoncept​

  • Kund vs användare: Ett kundregister kan kopplas till ett användarkonto, men inte alla kunder är inloggningsanvändare. Kundregister av typen person kan associeras med användare via e-post i vissa flöden.
  • Protokoll vs uppgift: Ett protokoll registrerar vad som hände. En uppgift registrerar vad som behöver hända härnäst. Protokoll kan skapa eller länka uppföljningsuppgifter.
  • Projekt vs uppgift: Använd uppgifter för enskilda uppföljningar. Använd projekt när arbetet kräver milstolpar, deltagare, evenemangslänkar, projektdokument och en tidslinje.
  • Dokument vs bilaga: Ett förstklassigt dokument visas i dokumentbiblioteket. Filer i protokoll och uppgifter kan också visas nära registret eller konverteras till dokumentkontext beroende på flödet.
  • Nyhetsbrev vs e-post: Nyhetsbrev organiserar målgruppsprenumerationer och kampanjlistor. E-post täcker inkommande inkorgar, arkiverade/spam-vyer och skickade meddelanden.
  • Evenemangsdeltagare vs kund: Evenemangsdeltagare kan länkas tillbaka till kundregister, vilket gör att CRM-historik och evenemangsdeltagande förblir kopplade.

Typiska användningsfall​

  • Ett hotellteam spårar återkommande gäster, företagskonton, överlämningsuppgifter, dokument och uppföljningskonversationer.
  • En evenemangsarrangör hanterar inbjudna, deltagare, projektplanering, nyhetsbrev, skickade e-postmeddelanden, incheckningshantering och uppföljning efter evenemanget i en enda arbetsyta.
  • En förening upprätthåller medlemmar, roller, åtkomst till privata webbappar, nyhetsbrev, evenemangsdeltagande och intern CRM-historik.
  • Ett sälj- eller partnerskapsteam loggar demonstrationer, möten, förslag, intressentrelationer och milstolpar för projektleverans.
  • Ett supportteam kontrollerar en kunds tidslinje för att förstå vem som har kontaktat organisationen, vad som har utlovats, vilka uppgifter som är öppna och vilka dokument eller evenemang som är inblandade.

Var du kan dokumentera eller felsöka​

För förklaringar på produktnivå, börja här. För beteende på skärmnivå, använd sidorna för kundhantering i instrumentpanelen:

Relaterade koncept: Behörigheter och organisationer, Instrumentpanelsguide: kundhantering.