Evenemang, konferenser och workshoppar
Scoutello hjälper arrangörer som genomför öppna eller inbjudningsbaserade sammankomster och behöver både en deltagarportal och funktionerna bakom den. Teams kan publicera flerspråkiga agendor, kartor, interaktionspaneler, biljett- eller inbjudningsflöden, information om incheckning samt valfri hjälp med assistentstöd.
Använd den här sidan som en kort handbok för att kombinera Scoutello-moduler kring ett evenemang.
För vilka
Det här användningsområdet passar teams som behöver både deltagarengagemang och operativ kontroll:
- Konferenser och mässor.
- Workshoppar och utbildningsprogram.
- Evenemang inom besöksnäring eller destinationsmarknadsföring.
- Föreningsmöten och medlemssammankomster.
- Offentliga program med anmälan, biljettförsäljning eller incheckning.
Vad som behöver göras
Evenemangsteams behöver vanligtvis kunna:
- Publicera en mobil deltagarportal snabbt.
- Hålla scheman, platser, vanliga frågor och kontaktvägar tillgängliga utan en native-app.
- Hantera deltagare, inbjudningar, biljetter och kundkontext.
- Engagera deltagare med interaktionspaneler som chatt, nätverkande, omröstningar, quiz, utlottningar, gallerier eller områdesplaner.
- Följa upp efter evenemanget med CRM-uppgifter, protokoll, nyhetsbrev och projekt.
Scoutello-byggblock
| Behov | Scoutello-yta |
|---|---|
| Evenemangsdrift | Organisationsevenemang i sidomenyn för kundhantering. |
| Deltagarportal | Landningssidor med paneler för evenemang, områdesplan, vanliga frågor, chattrum, nätverkande, omröstningar, utlottningar och media. |
| Biljetter och betalningar | Ordrar, widgetar, prisnivåer och kassaflöden för evenemang där detta har konfigurerats. |
| Kommunikation | E-postmallar, nyhetsbrev, skickade e-postmeddelanden och CRM-kontext för e-post. |
| Uppföljning | Kunder, projekt, uppgifter, protokoll och dokument. |
Exempel på arbetsflöde
- Skapa organisationsevenemanget och ange de viktigaste evenemangsuppgifterna.
- Bygg en landningssida för deltagarportalen.
- Lägg till evenemangsspecifika paneler: agenda, platser, områdesplan, vanliga frågor, nätverkande, omröstningar, utlottning eller chattrum.
- Konfigurera biljetter, widgetar eller anmälan om evenemanget kräver försäljning eller åtkomstkontroll.
- Skicka inbjudningar eller uppdateringar via nyhetsbrev och e-postmallar.
- Under evenemanget använder team status för deltagare, information om incheckning, frågor eller interaktionspaneler.
- Efter evenemanget skapar team uppföljningsuppgifter och protokoll för relevanta kunder eller projekt.
Supportkontroller
När något går fel behöver det identifieras vilket lager som ansvarar för problemet: evenemangsposten, kopplingen mellan deltagare och kund, panelen på landningssidan, widgeten eller kassan, e-postleveransen eller CRM-uppföljningen. Problem med evenemang berör ofta flera vyer, så börja med att fastställa ansvarsområdet innan data ändras.
Relaterade begrepp: Produkt: evenemang, Instrumentpanel: organisationsevenemang.