Händelser, konferenser och workshops
Scoutello stöder organisatörer som driver offentliga eller inbjudningsbaserade sammankomster och behöver både en deltagarportal och den bakomliggande driften. Team kan publicera flerspråkiga agendor, kartor, engagemangsplattor, biljett- eller inbjudningsflöden, incheckningskontext och valfritt assistansstödd hjälp.
Använd den här sidan som en kortfattad handbok för att kombinera Scoutello-moduler kring ett evenemang.
Vem detta är för
Det här användningsfallet passar team som behöver både gästengagemang och operativ kontroll:
- Konferenser och mässor.
- Workshops och utbildningsprogram.
- Evenemang inom gästfrihet eller destinationer.
- Föreningsmöten och medlemsmöten.
- Offentliga program med registrering, biljettförsäljning eller incheckning.
Uppgifter att utföra
Evenemangsteam behöver vanligtvis:
- Publicera ett mobilt deltagarcenter snabbt.
- Hålla scheman, platser, vanliga frågor och kontaktvägar tillgängliga utan en native-app.
- Hantera deltagare, inbjudningar, biljetter och kundkontext.
- Engagera deltagare med interaktionsplattor som chatt, nätverkande, omröstningar, quiz, utlottningar, gallerier eller platskartor.
- Följa upp efter evenemanget med hjälp av CRM-uppgifter, protokoll, nyhetsbrev och projekt.
Scoutello Byggstenar
| Behov | Scoutello-yta |
|---|---|
| Evenemangsdrift | Organisationshändelser i sidofältet för kundhantering. |
| Deltagarportal | Landningssidor med evenemang, platskarta, vanliga frågor, chatt, nätverkande, omröstning, utlottning, quiz och medieplattor. |
| Biljettförsäljning och betalningar | Beställningar, widgets, prisnivåer och evenemangsutcheckningsflöden där det är konfigurerat. |
| Kommunikation | E-postmallar, nyhetsbrev, skickade e-postmeddelanden och CRM-e-postkontext. |
| Uppföljning | Kunder, projekt, uppgifter, protokoll och dokument. |
Exempel på arbetsflöde
- Skapa organisationshändelsen och definiera nyckelmetadata för evenemanget.
- Bygg en landningssida för deltagarportalen.
- Lägg till evenemangsspecifika plattor: agenda, platser, platskarta, vanliga frågor, nätverkande, omröstning, utlottning eller chatt.
- Konfigurera biljettförsäljning, widgets eller registrering om evenemanget kräver handel eller kontrollerad åtkomst.
- Skicka inbjudningar eller uppdateringar via nyhetsbrev och e-postmallar.
- Under evenemanget, använd deltagarstatus, incheckningskontext, frågor eller engagemangsplattor.
- Efter evenemanget, skapa uppföljningsuppgifter och protokoll för relevanta kunder eller projekt.
Supportkontroller
När något går fel, identifiera vilken nivå som ansvarar för problemet: evenemangspost, deltagar-/kundlänk, landningssidans platta, widget/utcheckning, e-postleverans eller CRM-uppföljning. Evenemangsproblem korsar ofta skärmar, så börja med ansvar innan du ändrar data.
Relaterade koncept: Produkt: evenemang, Instrumentpanel: organisationshändelser.