CRM-fokuserade team

CRM-fokuserade team använder Scoutello när kundhistorik och den dagliga verksamheten behöver finnas sida vid sida med gästupplevelserna. Samma organisation kan hantera landningssidor, rundturer, evenemang, nyhetsbrev, inkorgar, kontaktformulär och intern uppföljning från en och samma arbetsyta.

Scoutellos CRM är byggt för operativa team som behöver mer än pipeline-steg. Kundposter hålls nära kommunikation, uppgifter, projekt, protokoll, dokument, nyhetsbrev och evenemang, så att team kan förstå historiken bakom en person eller organisation.

Vem detta passar för

Detta användningsområde passar team som har vuxit ur kalkylblad men inte vill dela upp kontakter, e-post, evenemang, projekt och gästinnehåll mellan separata verktyg.

• Hotell- och besöksnäringsteam kan följa gäster, företag, partner, serviceärenden, överlämningsuppgifter, vistelserelaterade anteckningar och sammanhang kring återkommande gäster.
• Evenemangsarrangörer kan hantera inbjudna, deltagare, kundtilldelningar, incheckningsinformation, biljetter, nyhetsbrev, projektplanering, dokument och uppföljningsuppgifter.
• Föreningar och gemenskaper kan hantera medlemmar, roller, privat åtkomst, hänvisningar, nyhetsbrev, interna evenemang och kommunikationshistorik.
• Tur- och destinationsorganisationer kan koppla partner, leverantörer, guider, dokument, erbjudanden, evenemang och operativa uppgifter till samma organisation som publicerar gästupplevelser.
• Sälj-, partner- och supportteam kan följa potentiella kunder, intressenter, offerter, demonstrationer, filer, uppgifter och kommunikationshistorik utan att exportera data mellan system.

Centrala arbetsuppgifter

Behåll hela sammanhanget i varje post

En kundpost kan samla profilfält, status, taggar, anteckningar, länkade användare, hänvisningar, prenumerationer på nyhetsbrev, evenemangsdeltagande, e-post, dokument, protokoll och öppna uppgifter.

Det gör posten användbar för supportmedarbetare, eftersom de kan besvara frågor som:

• Vem är personen eller företaget?
• Vilken organisation äger posten?
• Vilka taggar, statusar och tilldelningar förklarar varför posten visas i en filtrerad lista?
• Vad hände senast?
• Vilka uppgifter är fortfarande öppna?
• Vilka evenemang, nyhetsbrev, projekt eller dokument är kopplade?

Gör konversationer till uppföljning

Protokoll dokumenterar vad som hände i samtal, möten, e-postmeddelanden, anteckningar, chattar, demonstrationer eller andra interaktioner. Uppgifter dokumenterar vad som behöver hända härnäst. När ett team loggar ett protokoll kan relaterade uppgifter skapas direkt, så att beslut och löften blir synliga arbetsuppgifter.

Det stödjer överlämningar som:

1. En medarbetare i receptionen dokumenterar ett gästärende i ett protokoll.
2. En uppföljningsuppgift tilldelas ansvarig kollega.
3. Ett dokument eller e-postmeddelande bifogas posten.
4. Nästa arbetspass kan se sammanhanget utan att söka igenom privata inkorgar.

Hantera längre initiativ med projekt

Projekt är användbara när arbetet omfattar flera personer, milstolpar, evenemang eller dokument. De ger långsiktigt arbete en gemensam plats för deltagare, uppgifter, protokoll, e-post, filer och evenemangssammanhang.

Exempel:

• En serie företagsevenemang med inbjudna, nyhetsbrev, biljettförsäljning, projektmilstolpar och uppföljning efter evenemangen.
• Ett partnerskap inom besöksnäringen med flera kontakter, offerter, undertecknade dokument, återkommande uppgifter och mötesanteckningar.
• En destinationskampanj som kombinerar evenemang, innehåll i webbappar, partnerkontakter och operativa godkännanden.

Kommunicera utifrån aktuella CRM-data

Nyhetsbrev och e-post är en del av CRM-arbetet eftersom team kan kommunicera med samma kontakter som de hanterar operativt.

• Nyhetsbrevslistor kan återanvända CRM-prenumeranter och tilldelningar i stället för att förlita sig på engångsexporter till CSV.
• Inkommande e-post kan matchas mot kontakter och projekt.
• Historik över skickad e-post ger support- och driftteam möjlighet att kontrollera vad som har skickats från systemet.
• E-postsammanhang kan finnas nära protokoll, uppgifter och projektposter.

Knyt samman gästupplevelse och verksamhet

Scoutello är som starkast när den publika upplevelsen och den interna uppföljningen använder samma källa till sanning. Ett kontaktformulär, en evenemangsanmälan, en prenumeration på nyhetsbrev, åtkomst till en landningssida eller en evenemangsdeltagarpost kan alla bli en del av CRM-sammanhanget.

Det innebär att ett team kan publicera en webbapp eller evenemangsupplevelse och samtidigt behålla den operativa historik som behövs för att hjälpa personer även efteråt.

Exempel på arbetsflöden

Uppföljning inom besöksnäringen

1. En återkommande gäst eller företagskontakt finns som kund.
2. Teamet loggar ett protokoll för ett samtal, en vistelseanteckning eller en serviceförfrågan.
3. En uppgift skapas för ansvarig kollega.
4. Dokument som offerter, menyer eller avtal bifogas.
5. Kontakten kan senare läggas till i ett nyhetsbrev, evenemang eller projekt utan att den tidigare historiken försvinner.

Evenemangsdrift

1. Kontakter importeras, skapas manuellt eller genereras genom anmälan.
2. Arrangören tilldelar kunder till ett evenemang eller projekt.
3. Nyhetsbrev och skickad e-post kommunicerar uppdateringar.
4. Deltagarstatus, biljetter, incheckning och dokument förblir sammankopplade.
5. Protokoll och uppgifter efter evenemanget fångar upp feedback, nästa steg och supportärenden.

Hantera medlemmar eller gemenskaper

1. Medlemmar är kundposter som är länkade till användare eller roller.
2. Åtkomstinställningar styr vilka privata webbappar eller organisationsområden som kan användas.
3. Nyhetsbrev, evenemang, uppgifter och protokoll håller organisationen informerad om medlemsaktivitet.
4. Relationer och hänvisningar visar hur personer är kopplade till varandra i gemenskapen.

Vad supportmedarbetare bör kontrollera först

• Bekräfta den aktiva organisationen. CRM-poster är organisationsspecifika.
• Bekräfta användarrollen och behörighetsomfattningen för customer, protocol, task, project, document, newsletter, email eller event.
• Öppna kundposten om problemet gäller en person, ett företag, en prenumerant, en evenemangsdeltagare eller en e-postavsändare.
• Kontrollera om posten endast är tilldelad, har lagts till externt, är kopplad till en användare eller är ansluten via ett projekt, evenemang, nyhetsbrev, dokument eller inkommande e-post.
• Skilj mellan saknad navigering och saknade data. Saknad navigering tyder vanligtvis på behörighetsproblem. Saknade rader kan bero på filter, omfång för endast tilldelade poster, sökning, arkiverad status eller spamstatus, eller att fel organisation har valts.

Relaterade begrepp: CRM och verksamhetsdrift, Kundhantering i kontrollpanelen.