CRM-fokuserade team

CRM-fokuserade team

CRM-fokuserade team använder Scoutello när kundminne och daglig drift behöver leva bredvid gästupplevelser. Samma organisation kan hantera landningssidor, rundturer, evenemang, nyhetsbrev, inkorgar, kontaktformulär och interna uppföljningar från en enda arbetsyta.

Scoutellos CRM är byggt för operativa team som behöver mer än pipeline-stadier. Det håller kundregister nära kommunikation, uppgifter, projekt, protokoll, dokument, nyhetsbrev och evenemang så att team kan förstå historiken bakom en person eller organisation.

Vem detta är för

Det här användningsfallet passar team som har vuxit ur kalkylblad men inte vill ha kontakter, e-post, evenemang, projekt och gästinnehåll uppdelat på separata verktyg.

• Besöksnäringsteam kan spåra gäster, företag, partners, serviceförfrågningar, överlämningsuppgifter, anteckningar relaterade till vistelser och kontext för återkommande gäster.
• Eventarrangörer kan hantera inbjudna, deltagare, kundtilldelningar, incheckningskontext, biljetter, nyhetsbrev, projektplanering, dokument och uppföljningsuppgifter.
• Organisationer och communities kan hantera medlemmar, roller, privat åtkomst, remisser, nyhetsbrev, interna evenemang och kommunikationshistorik.
• Rundturs- och destinationsteam kan koppla samman partners, leverantörer, guider, dokument, erbjudanden, evenemang och operativa uppgifter till samma organisation som publicerar gästupplevelser.
• Sälj-, partnerskaps- och supportteam kan spåra prospekt, intressenter, förslag, demonstrationer, filer, uppgifter och kommunikationshistorik utan att exportera data mellan system.

Kärnuppgifter att utföra

Behåll fullständig kontext för varje post

En kundpost kan samla profilfält, status, taggar, anteckningar, länkade användare, remisser, nyhetsbrevsabonnemang, evenemangsdeltagande, e-postmeddelanden, dokument, protokoll och öppna uppgifter.

Detta gör posten användbar för supportagenter eftersom de kan svara på frågor som:

• Vem är den här personen eller företaget?
• Vilken organisation äger posten?
• Vilka taggar, statusar och tilldelningar förklarar varför de visas i en filtrerad lista?
• Vad hände senast?
• Vilka uppgifter är fortfarande öppna?
• Vilka evenemang, nyhetsbrev, projekt eller dokument är kopplade?

Omvandla konversationer till uppföljning

Protokoll fångar vad som hände i samtal, möten, e-postmeddelanden, anteckningar, chattar, demonstrationer eller andra interaktioner. Uppgifter fångar vad som behöver hända härnäst. När ett team loggar ett protokoll kan det omedelbart skapa relaterade uppgifter, så att beslut och löften blir synligt arbete.

Detta stöder överlämningar som:

1. En person i receptionen registrerar ett gästproblem som ett protokoll.
2. En uppföljningsuppgift tilldelas den ansvariga teammedlemmen.
3. Ett dokument eller e-postmeddelande kopplas till posten.
4. Nästa skift kan se kontexten utan att behöva söka igenom privata inkorgar.

Hantera längre initiativ med projekt

Projekt är användbara när arbete sträcker sig över flera personer, milstolpar, evenemang eller dokument. De ger längre löpande arbete en gemensam plats för deltagare, uppgifter, protokoll, e-post, filer och evenemangskontext.

Exempel:

• En serie företagsevenemang med inbjudna, nyhetsbrev, biljettförsäljning, projektmilstolpar och uppföljning efter evenemanget.
• Ett partnerskap inom besöksnäringen med flera kontakter, förslag, signerade dokument, återkommande uppgifter och mötesanteckningar.
• En destinationskampanj som kombinerar evenemang, webbinnehåll, partnerkontakter och operativa godkännanden.

Kommunicera från live CRM-data

Nyhetsbrev och e-post är en del av CRM-berättelsen eftersom team kan kommunicera med hjälp av samma kontakter som de hanterar operativt.

• Nyhetsbrevslistor kan återanvända CRM-prenumeranter och tilldelningar istället för att förlita sig på engångsexporter av CSV.
• Inkommande e-post kan matchas mot kontakter och projekt.
• Historik över skickad e-post ger support och drift ett sätt att verifiera vad som lämnat systemet.
• E-postkontext kan finnas nära protokoll, uppgifter och projektposter.

Överbrygga gästupplevelse och drift

Scoutello är som starkast när den offentliga upplevelsen och den interna uppföljningen använder samma sanningskälla. Ett kontaktformulär, evenemangsregistrering, nyhetsbrevsanmälan, landningssidåtkomst eller en post för evenemangsdeltagare kan alla bli en del av CRM-kontexten.

Det innebär att ett team kan publicera en webbapp eller evenemangsupplevelse och ändå behålla den operativa historik som behövs för att stödja personer efteråt.

Exempel på arbetsflöden

Uppföljning inom besöksnäringen

1. En återkommande gäst eller företagskontakt finns som kund.
2. Teamet loggar ett protokoll för ett samtal, en vistelseanteckning eller en serviceförfrågan.
3. En uppgift skapas för den ansvariga teammedlemmen.
4. Dokument som förslag, menyer eller avtal kopplas.
5. Kontaken kan senare läggas till i ett nyhetsbrev, evenemang eller projekt utan att den tidigare historiken går förlorad.

Eventdrift

1. Kontakter importeras, skapas manuellt eller genereras via registrering.
2. Arrangören tilldelar kunder till ett evenemang eller projekt.
3. Nyhetsbrev och skickade e-postmeddelanden kommunicerar uppdateringar.
4. Status för evenemangsdeltagare, biljettförsäljning, incheckning och dokument förblir kopplade.
5. Protokoll och uppgifter efter evenemanget fångar feedback, nästa steg och supportärenden.

Medlems- eller communityhantering

1. Medlemmar är kundposter kopplade till användare eller roller.
2. Åtkomstinställningar styr vilka privata webbappar eller organisationsområden de kan använda.
3. Nyhetsbrev, evenemang, uppgifter och protokoll håller organisationen informerad om medlemsaktivitet.
4. Relationer och remisser visar hur personer är kopplade inom communityn.

Vad supportagenter bör kontrollera först

• Bekräfta den aktiva organisationen. CRM-poster är organisationsomfattande.
• Bekräfta användarrollen och behörighetens omfattning för kund, protokoll, uppgift, projekt, dokument, nyhetsbrev, e-post eller evenemang.
• Öppna kundposten om ärendet rör en person, ett företag, en prenumerant, en evenemangsdeltagare eller en e-postavsändare.
• Kontrollera om posten endast är tilldelad, externt tillagd, kopplad till en användare eller ansluten via ett projekt, evenemang, nyhetsbrev, dokument eller inkommande e-post.
• Skilja mellan saknad navigering och saknad data. Saknad navigering pekar vanligtvis på behörigheter; saknade rader kan peka på filter, endast tilldelad omfattning, sökning, arkiverad/spam-status eller organisationsmatchning.

Relaterade koncept

CRM och drift, Kundhantering i instrumentpanelen.