Tim CRM

Tim CRM menggunakan Scoutello ketika informasi pelanggan dan operasional sehari-hari perlu berada berdampingan dengan pengalaman yang ditujukan bagi tamu. Organisasi yang sama dapat mengelola landing page, tur, acara, newsletter, kotak masuk, formulir kontak, dan tindak lanjut internal dari satu ruang kerja.

CRM Scoutello dibuat untuk tim operasional yang membutuhkan lebih dari sekadar tahapan pipeline. CRM ini menempatkan data pelanggan berdampingan dengan komunikasi, tugas, proyek, protokol, dokumen, newsletter, dan acara agar tim dapat memahami riwayat di balik seseorang atau organisasi.

Untuk Siapa

Kasus penggunaan ini cocok untuk tim yang sudah berkembang melampaui spreadsheet, tetapi tidak ingin memisahkan kontak, email, acara, proyek, dan konten tamu ke berbagai alat yang berbeda.

• Tim hospitality dapat melacak tamu, perusahaan, mitra, permintaan layanan, tugas serah terima, catatan terkait masa inap, dan konteks tamu yang kembali.
• Penyelenggara acara dapat mengelola undangan, peserta, penugasan pelanggan, konteks check-in, tiket, newsletter, perencanaan proyek, dokumen, dan tugas tindak lanjut.
• Asosiasi dan komunitas dapat mengelola anggota, peran, akses privat, rujukan, newsletter, acara internal, dan riwayat komunikasi.
• Tim tur dan destinasi dapat menghubungkan mitra, pemasok, pemandu, dokumen, penawaran, acara, dan tugas operasional ke organisasi yang sama yang menerbitkan pengalaman tamu.
• Tim penjualan, kemitraan, dan dukungan dapat melacak prospek, pemangku kepentingan, proposal, demo, file, tugas, dan riwayat komunikasi tanpa mengekspor data antar-sistem.

Pekerjaan Utama yang Perlu Diselesaikan

Simpan Konteks Lengkap di Setiap Data

Data pelanggan dapat menyatukan kolom profil, status, tag, catatan, pengguna tertaut, rujukan, langganan newsletter, kehadiran di acara, email, dokumen, protokol, dan tugas yang masih terbuka.

Hal ini membuat data tersebut berguna bagi agen dukungan karena mereka dapat menjawab pertanyaan seperti:

• Siapa orang atau perusahaan ini?
• Organisasi mana yang memiliki data ini?
• Tag, status, dan penugasan apa yang menjelaskan alasan data ini muncul dalam daftar terfilter?
• Apa yang paling baru terjadi?
• Tugas apa yang masih terbuka?
• Acara, newsletter, proyek, atau dokumen apa yang terhubung?

Ubah Percakapan Menjadi Tindak Lanjut

Protokol mencatat hal yang terjadi dalam panggilan, rapat, email, catatan, chat, demo, atau interaksi lainnya. Tugas mencatat tindakan berikutnya. Saat tim mencatat protokol, tugas terkait dapat langsung dibuat sehingga keputusan dan komitmen menjadi pekerjaan yang terlihat.

Hal ini mendukung serah terima seperti berikut:

1. Petugas front desk mencatat masalah tamu sebagai protokol.
2. Tugas tindak lanjut diberikan kepada anggota tim yang bertanggung jawab.
3. Dokumen atau email dilampirkan ke data tersebut.
4. Shift berikutnya dapat melihat konteks tanpa mencari melalui kotak masuk pribadi.

Kelola Inisiatif Jangka Panjang dengan Proyek

Proyek berguna ketika pekerjaan melibatkan banyak orang, pencapaian, acara, atau dokumen. Proyek menyediakan tempat bersama untuk peserta, tugas, protokol, email, file, dan konteks acara dalam pekerjaan yang berlangsung lebih lama.

Contoh:

• Rangkaian acara perusahaan dengan undangan, newsletter, tiket, pencapaian proyek, dan tindak lanjut setelah acara.
• Kemitraan hospitality dengan beberapa kontak, proposal, dokumen yang telah ditandatangani, tugas berulang, dan catatan rapat.
• Kampanye destinasi yang menggabungkan acara, konten aplikasi web, kontak mitra, dan persetujuan operasional.

Berkomunikasi dari Data CRM Langsung

Newsletter dan email merupakan bagian dari CRM karena tim dapat berkomunikasi menggunakan kontak yang sama dengan kontak yang dikelola secara operasional.

• Daftar newsletter dapat menggunakan kembali pelanggan dan penugasan CRM tanpa mengandalkan ekspor CSV satu kali.
• Email masuk dapat dicocokkan dengan kontak dan proyek.
• Riwayat email terkirim membantu tim dukungan dan operasional memverifikasi apa yang telah dikirim dari sistem.
• Konteks email dapat ditempatkan di dekat protokol, tugas, dan data proyek.

Hubungkan Pengalaman Tamu dan Operasional

Scoutello paling efektif ketika pengalaman yang ditujukan bagi publik dan tindak lanjut internal menggunakan sumber informasi yang sama. Formulir kontak, pendaftaran acara, pendaftaran newsletter, akses landing page, atau data peserta acara semuanya dapat menjadi bagian dari konteks CRM.

Dengan demikian, tim dapat menerbitkan aplikasi web atau pengalaman acara sekaligus mempertahankan riwayat operasional yang diperlukan untuk mendukung tamu setelahnya.

Contoh Alur Kerja

Tindak Lanjut Hospitality

1. Tamu yang kembali atau kontak perusahaan terdaftar sebagai pelanggan.
2. Tim mencatat protokol untuk panggilan, catatan masa inap, atau permintaan layanan.
3. Tugas dibuat untuk anggota tim yang bertanggung jawab.
4. Dokumen seperti proposal, menu, atau perjanjian dilampirkan.
5. Kontak tersebut kemudian dapat ditambahkan ke newsletter, acara, atau proyek tanpa kehilangan riwayat sebelumnya.

Operasional Acara

1. Kontak diimpor, dibuat secara manual, atau dihasilkan melalui pendaftaran.
2. Penyelenggara menetapkan pelanggan ke acara atau proyek.
3. Newsletter dan email terkirim digunakan untuk menyampaikan pembaruan.
4. Status peserta acara, tiket, check-in, dan dokumen tetap saling terhubung.
5. Protokol dan tugas setelah acara mencatat masukan, langkah berikutnya, dan masalah dukungan.

Pengelolaan Anggota atau Komunitas

1. Anggota merupakan data pelanggan yang terhubung dengan pengguna atau peran.
2. Pengaturan akses mengontrol aplikasi web privat atau area organisasi yang dapat digunakan.
3. Newsletter, acara, tugas, dan protokol membantu organisasi memahami aktivitas anggota.
4. Relasi dan rujukan menunjukkan hubungan antarorang di dalam komunitas.

Hal yang Perlu Diperiksa Agen Dukungan Terlebih Dahulu

• Pastikan organisasi aktif. Data CRM memiliki cakupan berdasarkan organisasi.
• Pastikan peran pengguna dan cakupan izin untuk customer, protocol, task, project, document, newsletter, email, atau event.
• Buka data pelanggan jika masalah berkaitan dengan seseorang, perusahaan, pelanggan, peserta acara, atau pengirim email.
• Periksa apakah data hanya ditugaskan kepada pihak tertentu, ditambahkan dari luar, ditautkan ke pengguna, atau terhubung melalui proyek, acara, buletin, dokumen, atau email masuk.
• Bedakan antara navigasi yang tidak tersedia dan data yang tidak tersedia. Navigasi yang tidak tersedia biasanya menunjukkan masalah izin; baris yang tidak tersedia dapat disebabkan oleh filter, cakupan hanya untuk data yang ditugaskan, pencarian, status diarsipkan atau spam, atau ketidaksesuaian organisasi.

Konsep terkait: CRM dan operasional, Manajemen pelanggan di dasbor.