Tim yang berfokus pada CRM

Tim yang berfokus pada CRM menggunakan Scoutello saat memori pelanggan dan operasi sehari-hari perlu hidup berdampingan dengan pengalaman yang berhadapan dengan tamu. Organisasi yang sama dapat menjalankan halaman arahan, tur, acara, buletin, kotak masuk, formulir kontak, dan tindak lanjut internal dari satu ruang kerja.

CRM Scoutello dibangun untuk tim operasional yang membutuhkan lebih dari sekadar tahapan pipeline. Ini menjaga catatan pelanggan tetap dekat dengan komunikasi, tugas, proyek, protokol, dokumen, buletin, dan acara sehingga tim dapat memahami riwayat di balik seseorang atau organisasi.

Untuk Siapa Ini

Kasus penggunaan ini cocok untuk tim yang telah melampaui spreadsheet tetapi tidak ingin kontak, email, acara, proyek, dan konten tamu tersebar di berbagai alat terpisah.

• Tim perhotelan dapat melacak tamu, perusahaan, mitra, permintaan layanan, tugas serah terima, catatan terkait masa inap, dan konteks tamu berulang.
• Penyelenggara acara dapat mengelola undangan, peserta, penugasan pelanggan, konteks check-in, tiket, buletin, perencanaan proyek, dokumen, dan tugas tindak lanjut.
• Asosiasi dan komunitas dapat mengelola anggota, peran, akses pribadi, rujukan, buletin, acara internal, dan riwayat komunikasi.
• Tim tur dan destinasi dapat menghubungkan mitra, pemasok, pemandu, dokumen, penawaran, acara, dan tugas operasional ke organisasi yang sama yang menerbitkan pengalaman tamu.
• Tim penjualan, kemitraan, dan dukungan dapat melacak prospek, pemangku kepentingan, proposal, demo, file, tugas, dan riwayat komunikasi tanpa mengekspor data antar sistem.

Pekerjaan Inti yang Harus Dilakukan

Simpan Konteks Penuh pada Setiap Catatan

Catatan pelanggan dapat menyatukan bidang profil, status, tag, catatan, pengguna tertaut, rujukan, langganan buletin, kehadiran acara, email, dokumen, protokol, dan tugas yang sedang berjalan.

Ini membuat catatan berguna bagi agen dukungan karena mereka dapat menjawab pertanyaan seperti:

• Siapa orang atau perusahaan ini?
• Organisasi mana yang memiliki catatan ini?
• Tag, status, dan penugasan mana yang menjelaskan mengapa mereka muncul dalam daftar yang difilter?
• Apa yang terjadi baru-baru ini?
• Tugas mana yang masih terbuka?
• Acara, buletin, proyek, atau dokumen mana yang dilampirkan?

Ubah Percakapan Menjadi Tindak Lanjut

Protokol menangkap apa yang terjadi dalam panggilan, rapat, email, catatan, obrolan, demo, atau interaksi lainnya. Tugas menangkap apa yang perlu dilakukan selanjutnya. Ketika tim mencatat protokol, mereka dapat segera membuat tugas terkait, sehingga keputusan dan janji menjadi pekerjaan yang terlihat.

Ini mendukung serah terima seperti:

1. Petugas meja depan mencatat masalah tamu sebagai protokol.
2. Tugas tindak lanjut ditugaskan kepada rekan tim yang bertanggung jawab.
3. Dokumen atau email dilampirkan ke catatan.
4. Pergeseran berikutnya dapat melihat konteks tanpa mencari melalui kotak masuk pribadi.

Kelola Inisiatif yang Lebih Panjang dengan Proyek

Proyek berguna ketika pekerjaan melibatkan banyak orang, tonggak sejarah, acara, atau dokumen. Proyek memberikan tempat bersama untuk peserta, tugas, protokol, surat, file, dan konteks acara untuk pekerjaan yang berjalan lebih lama.

Contoh:

• Serangkaian acara perusahaan dengan undangan, buletin, tiket, tonggak proyek, dan tindak lanjut pasca-acara.
• Kemitraan perhotelan dengan banyak kontak, proposal, dokumen yang ditandatangani, tugas berulang, dan catatan rapat.
• Kampanye destinasi yang menggabungkan acara, konten aplikasi web, kontak mitra, dan persetujuan operasional.

Berkomunikasi dari Data CRM Langsung

Buletin dan email adalah bagian dari cerita CRM karena tim dapat berkomunikasi menggunakan kontak yang sama yang mereka kelola secara operasional.

• Daftar buletin dapat menggunakan kembali pelanggan dan penugasan CRM alih-alih mengandalkan ekspor CSV satu kali.
• Email masuk dapat dicocokkan dengan kontak dan proyek.
• Riwayat email yang dikirim memberikan dukungan dan operasi cara untuk memverifikasi apa yang keluar dari sistem.
• Konteks email dapat berada di dekat protokol, tugas, dan catatan proyek.

Jembatani Pengalaman Tamu dan Operasi

Scoutello paling kuat ketika pengalaman yang menghadap publik dan tindak lanjut internal menggunakan sumber kebenaran yang sama. Formulir kontak, pendaftaran acara, pendaftaran buletin, akses halaman arahan, atau catatan peserta acara semuanya dapat menjadi bagian dari konteks CRM.

Itu berarti tim dapat menerbitkan pengalaman aplikasi web atau acara dan tetap menyimpan riwayat operasional yang diperlukan untuk mendukung orang-orang sesudahnya.

Contoh Alur Kerja

Tindak Lanjut Perhotelan

1. Tamu yang kembali atau kontak perusahaan ada sebagai pelanggan.
2. Tim mencatat protokol untuk panggilan, catatan masa inap, atau permintaan layanan.
3. Tugas dibuat untuk rekan tim yang bertanggung jawab.
4. Dokumen seperti proposal, menu, atau perjanjian dilampirkan.
5. Kontak tersebut kemudian dapat ditambahkan ke buletin, acara, atau proyek tanpa kehilangan riwayat sebelumnya.

Operasi Acara

1. Kontak diimpor, dibuat secara manual, atau dihasilkan melalui pendaftaran.
2. Penyelenggara menugaskan pelanggan ke acara atau proyek.
3. Buletin dan email yang dikirim mengkomunikasikan pembaruan.
4. Status peserta acara, tiket, check-in, dan dokumen tetap terhubung.
5. Protokol dan tugas pasca-acara menangkap umpan balik, langkah selanjutnya, dan masalah dukungan.

Manajemen Anggota atau Komunitas

1. Anggota adalah catatan pelanggan yang tertaut ke pengguna atau peran.
2. Pengaturan akses mengontrol area aplikasi web atau organisasi pribadi mana yang dapat mereka gunakan.
3. Buletin, acara, tugas, dan protokol membuat organisasi tetap mendapat informasi tentang aktivitas anggota.
4. Hubungan dan rujukan menunjukkan bagaimana orang terhubung di dalam komunitas.

Apa yang Harus Diperiksa Agen Dukungan Terlebih Dahulu

• Konfirmasikan organisasi aktif. Catatan CRM bersifat cakupan organisasi.
• Konfirmasikan peran pengguna dan cakupan izin untuk pelanggan, protokol, tugas, proyek, dokumen, buletin, email, atau acara.
• Buka catatan pelanggan jika masalah tersebut berkaitan dengan orang, perusahaan, pelanggan, peserta acara, atau pengirim email.
• Periksa apakah catatan tersebut hanya ditugaskan, ditambahkan dari eksternal, ditautkan ke pengguna, atau terhubung melalui proyek, acara, buletin, dokumen, atau email masuk.
• Bedakan antara navigasi yang hilang dan data yang hilang. Navigasi yang hilang biasanya mengarah ke izin; baris yang hilang mungkin mengarah ke filter, cakupan hanya ditugaskan, pencarian, status arsip/spam, atau ketidakcocokan organisasi.

Konsep terkait: CRM dan operasi, Manajemen pelanggan dasbor.