CRM-fokuserte team

CRM-fokuserte team bruker Scoutello når kundeminne og daglig drift må leve ved siden av gjesteopplevelser. Den samme organisasjonen kan administrere landingssider, turer, arrangementer, nyhetsbrev, innbokser, kontaktskjemaer og intern oppfølging fra ett arbeidsområde.

Scoutellos CRM er bygget for operasjonelle team som trenger mer enn pipeline-stadier. Det holder kunderegistreringer nær kommunikasjon, oppgaver, prosjekter, protokoller, dokumenter, nyhetsbrev og arrangementer, slik at team kan forstå historikken bak en person eller organisasjon.

Hvem dette er for

Denne brukssaken passer for team som har vokst fra regneark, men som ikke ønsker at kontakter, e-post, arrangementer, prosjekter og gjesteinnhold skal være spredt over separate verktøy.

• Reiselivsteam kan spore gjester, selskaper, partnere, serviceforespørsler, overleveringsoppgaver, oppholdsrelaterte notater og kontekst for gjengangere.
• Arrangementsarrangører kan administrere inviterte, deltakere, kundeoppdrag, innsjekkingskontekst, billetter, nyhetsbrev, prosjektplanlegging, dokumenter og oppfølgingsoppgaver.
• Foreninger og fellesskap kan administrere medlemmer, roller, privat tilgang, henvisninger, nyhetsbrev, interne arrangementer og kommunikasjonshistorikk.
• Tur- og destinasjonsteam kan koble sammen partnere, leverandører, guider, dokumenter, tilbud, arrangementer og operasjonelle oppgaver til samme organisasjon som publiserer gjesteopplevelser.
• Salg-, partnerskaps- og supportteam kan spore prospekter, interessenter, forslag, demoer, filer, oppgaver og kommunikasjonshistorikk uten å eksportere data mellom systemer.

Kjerneoppgaver som skal utføres

Bevar full kontekst på hver registrering

En kunderegistrering kan samle profilfelt, status, tagger, notater, koblede brukere, henvisninger, nyhetsbrevabonnementer, deltaker på arrangementer, e-poster, dokumenter, protokoller og åpne oppgaver.

Dette gjør registreringen nyttig for supportagenter fordi de kan svare på spørsmål som:

• Hvem er denne personen eller dette selskapet?
• Hvilken organisasjon eier registreringen?
• Hvilke tagger, statuser og oppdrag forklarer hvorfor de vises i en filtrert liste?
• Hva skjedde sist?
• Hvilke oppgaver er fortsatt åpne?
• Hvilke arrangementer, nyhetsbrev, prosjekter eller dokumenter er knyttet til?

Gjør samtaler om til oppfølging

Protokoller fanger opp hva som skjedde i samtaler, møter, e-poster, notater, chatter, demoer eller andre interaksjoner. Oppgaver fanger opp hva som må skje videre. Når et team logger en protokoll, kan det umiddelbart opprette relaterte oppgaver, slik at beslutninger og løfter blir synlig arbeid.

Dette støtter overleveringer som:

1. En resepsjonist registrerer et gjesteproblem som en protokoll.
2. En oppfølgingsoppgave tildeles den ansvarlige teammedlemmet.
3. Et dokument eller en e-post legges ved registreringen.
4. Neste skift kan se konteksten uten å søke gjennom private innbokser.

Administrer lengre initiativer med prosjekter

Prosjekter er nyttige når arbeid strekker seg over flere personer, milepæler, arrangementer eller dokumenter. De gir lengre arbeid en felles plass for deltakere, oppgaver, protokoller, e-post, filer og arrangementskontekst.

Eksempler:

• En serie bedriftsarrangementer med inviterte, nyhetsbrev, billettering, prosjektmilepæler og oppfølging etter arrangementet.
• Et reiselivspartnerskap med flere kontakter, forslag, signerte dokumenter, gjentakende oppgaver og møtenotater.
• En destinasjonskampanje som kombinerer arrangementer, innhold i nettapplikasjoner, partnerkontakter og operasjonelle godkjenninger.

Kommuniser fra live CRM-data

Nyhetsbrev og e-post er en del av CRM-historien fordi team kan kommunisere ved hjelp av de samme kontaktene de administrerer operasjonelt.

• Nyhetsbrevslister kan gjenbruke CRM-abonnenter og oppdrag i stedet for å stole på engangs CSV-eksport.
• Innkommende e-post kan matches med kontakter og prosjekter.
• Historikk over sendte e-poster gir support og drift en måte å verifisere hva som forlot systemet.
• E-postkontekst kan ligge nær protokoller, oppgaver og prosjekteregistreringer.

Bro mellom gjesteopplevelse og drift

Scoutello er sterkest når den offentlige opplevelsen og den interne oppfølgingen bruker samme sannhetskilde. Et kontaktskjema, arrangementsregistrering, nyhetsbrevpåmelding, tilgang til landingsside eller en registrering av deltaker på et arrangement kan alle bli en del av CRM-konteksten.

Det betyr at et team kan publisere en nettapplikasjon eller arrangementopplevelse og likevel beholde den operasjonelle historikken som trengs for å støtte folk etterpå.

Eksempel arbeidsflyter

Oppfølging i reiselivet

1. En tilbakevendende gjest eller bedriftskontakt eksisterer som en kunde.
2. Teamet logger en protokoll for en samtale, oppholdsnotat eller serviceforespørsel.
3. En oppgave opprettes for den ansvarlige teammedlemmet.
4. Dokumenter som forslag, menyer eller avtaler legges ved.
5. Kontakten kan senere legges til et nyhetsbrev, arrangement eller prosjekt uten å miste den tidligere historikken.

Arrangementsdrift

1. Kontakter importeres, opprettes manuelt eller genereres gjennom registrering.
2. Arrangøren tildeler kunder til et arrangement eller prosjekt.
3. Nyhetsbrev og sendte e-poster kommuniserer oppdateringer.
4. Status for deltaker på arrangement, billettering, innsjekking og dokumenter forblir koblet sammen.
5. Protokoller og oppgaver etter arrangementet fanger opp tilbakemeldinger, neste steg og supportproblemer.

Medlems- eller fellesskapsadministrasjon

1. Medlemmer er kunderegistreringer knyttet til brukere eller roller.
2. Tilgangsinnstillinger kontrollerer hvilke private nettapplikasjoner eller organisasjonsområder de kan bruke.
3. Nyhetsbrev, arrangementer, oppgaver og protokoller holder organisasjonen informert om medlemsaktivitet.
4. Relasjoner og henvisninger viser hvordan folk er koblet sammen i fellesskapet.

Hva supportagenter bør sjekke først

• Bekreft den aktive organisasjonen. CRM-registreringer er organisasjonsomfattende.
• Bekreft brukerrollen og tillatelsesomfanget for kunde, protokoll, oppgave, prosjekt, dokument, nyhetsbrev, e-post eller arrangement.
• Åpne kunderegistreringen hvis saken gjelder en person, et selskap, en abonnent, en deltaker på et arrangement eller en e-postavsender.
• Sjekk om registreringen kun er tildelt, eksternt lagt til, koblet til en bruker, eller koblet gjennom et prosjekt, arrangement, nyhetsbrev, dokument eller innkommende e-post.
• Skill mellom manglende navigasjon og manglende data. Manglende navigasjon peker vanligvis på tillatelser; manglende rader kan peke på filtre, kun tildelt omfang, søk, arkivert/spam-status eller organisasjonsmismatch.

Relaterte konsepter: CRM og drift, Oversikt over kundeadministrasjon i dashbord.